Description

 Terre des hommes (Tdh) est la plus grande organisation suisse d’aide à l’enfance. Depuis 1960, Tdh contribue à bâtir un avenir meilleur pour les enfants démunis et leurs communautés grâce à des solutions innovantes et durables. Active dans près de 40 pays, Tdh travaille avec des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en place des projets sur le terrain qui permettent d'améliorer la vie quotidienne de plus de quatre millions d’enfants et membres de leurs communautés, dans les domaines de la santé, de la protection et de l’urgence. Cet engagement est financé par des soutiens individuels et institutionnels, avec des coûts administratifs maintenus au minimum.

Dans le cadre de ses activités au Mali, elle recherche pour 01 an avec possibilité de renouvellement les positions suivantes :

01 Logisticien base basé.e à Ségou

01 Administrateur de base basé.e à Bamako

Etes-vous une personne passionnée à servir les enfants ? Vous êtes engagé.e à agir contre les inégalités ? Alors, saisissez cette occasion pour rejoindre Terre des hommes.

01 Logisticien base basé.e à Ségou

RESPONSABILITES GENERALES

Sous la responsabilité du Coordinateur de zone de Ségou, le Logisticien de base a la charge de l’ensemble de la logistique de la base :

Gestion parc véhicules / parc informatique

Achats – approvisionnement

Gestion des stocks

Maintenance diverse

RESPONSABILITES SPECIFIQUES

Administration Logistique

Assurer la gestion logistique des projets et de la zone d'intervention et des ressources matérielles

Veiller au respect de l'approvisionnement en matériel en fonction de planning préétablis

Garantir la gestion des biens de Tdh (sécurisation des ressources humaines et matérielles)

Assurer la gestion logistique et la maintenance de la base et de son équipement mais aussi des sous-bureaux existant dans la région de Ségou

Veiller au suivi de la maintenance /réhabilitation du lieu d'habitation et/ou de travail

S'assurer de la bonne application des procédures logistique par l’ensemble du staff

Maintenance et utilisation des équipements techniques

Organiser l’affectation et la mise à disposition des équipements

Identifier les besoins et choisir les fournisseurs

Former à la manipulation du matériel et élaborer des procédures d’utilisation

Mettre en œuvre les outils de suivi

Surveiller les renforcements nécessaires des équipements et conseiller pour l’achat

Parc Véhicules

Assurer la maintenance préventive et curative du parc véhicules (auto, moto)

Effectuer le recrutement du personnel technique en charge de l’utilisation du parc véhicule.

Parc Informatique

Identifier les besoins matériels en informatique de la base et des sous-bureaux

Diagnostiquer les pannes et organiser les réparations

Telecommunications

Installer le matériel et en assurer la maintenance

Energie

Mettre en œuvre ou faire réaliser les installations énergétiques

Gestion des approvisionnements de la base et fonctionnement logistique

Assurer le traitement des commandes et des contrats de service selon les règles établies

Organiser, avec le Responsable logistique, les différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception, dédouanement éventuel, contrôle de conformité et contrôle budgétaire

Assurer le respect des procédures logistiques d'achat

Assurer la gestion (logistique) des RH expatriées ou autres personnes de passage (accueil, logement, déplacements etc.)

Assurer la logistique des déplacements dans le cadre des projets (planning, véhicules, suivi des trajets etc.)

Fournir aux membres de l'équipe les informations nécessaires au bon déroulement des projets

Encadrer l'équipe logistique de la base

Gestion des Transports

Choisir les modes de transport et de conditionnement des marchandises

Planifier les expéditions et assurer le suivi jusqu’à la destination finale

Organiser les transports locaux

Gestion des distributions

Organiser, planifier et superviser la mise en œuvre des activités identifiées en coordination avec les autres services

Analyser la pertinence et l'adéquation de la distribution par rapport à l'évolution du contexte et des besoins

Encadrer l'équipe de distribution

Définir un processus de distribution

Assurer le suivi et l'évaluation des distributions

Stocks

Choisir le site de stockage et son plan d’aménagement

Organiser les flux de marchandises

Veiller à la réception des marchandises et au contrôle qualitatif & quantitatif

Assurer la gestion physique des stocks, en particulier, veiller aux mesures phytosanitaires et aux dates de péremption

Effectuer le suivi d’inventaire

Gestion de la Sécurité

Respecter strictement les règles de sécurité de Tdh et du pays

Réaliser les briefings sécurité

Suivre les mouvements de staff en tant que Point Focal sécu local

S'assurer de la présence et de la mise à jour et en conformité du matériel de sécurité

Veiller à la sécurité des bâtiments

Reporting

Rédiger à l'intention du responsable logistique et chefs de projet, les rapports mensuels avec analyse des résultats

Rédiger la partie logistique des rapports bailleurs et du rapport annuel Tdh

Créer et suivre les outils pour obtenir les sources de vérification nécessaires au projet

 Participer à des chantiers spécifiques (construction & réhabilitation, eau & assainissement,

 Chaîne du froid, nutrition, camps de réfugiés etc.)

Définir les besoins

Elaborer les budgets pour son secteur

Identifier les acteurs

Identifier les besoins en ressources humaines

Veiller à l'approvisionnement de consommables

Assurer la maintenance et l'entretien du matériel

Rédiger les appels d'offres

Etudier et comparer les devis

Etablir les termes des contrats

Assurer la sécurité autour du projet

Construction et réhabilitation

Réceptionner les matériaux et travaux

Coordonner les activités des différents corps de métier

Eau et Assainissement

Identifier les ressources (eau de surface, eau souterraine)

Identifier les modes de pompage

Gérer le stockage de l’eau

Définir le traitement adéquat de l’eau

Assurer la gestion de l’eau en situation d’urgence

Chaîne de froid

Établir les modalités de transport et de stockage des vaccins

Établir les procédures de surveillance et de contrôle de température

Veiller au bon fonctionnement des équipements

Gestion Ressources Humaines

Encadrer le personnel sous sa responsabilité (assistant log, chauffeur, gardien, femme de ménage)

Veiller à la gestion optimale de son congé et du personnel sous sa responsabilité

Évaluer le personnel sous sa responsabilité

Formations et Qualifications

Etudes de niveau superieur : Licence ou master en logistique/Transport /Administration ou tout autre diplôme pertinent

Expériences

Minimum 4 années d’expérience dans un poste similaire

Excellente connaissance des procédures d’approvisionnement et bailleurs de fonds (ECHO, UNICEF, etc) et expérience avérée en chaîne d’approvisionnement

Expérience minimum 3 ans en ONGI

Excellente capacité de synthèse et rédactionnelle

Qualités personnelles : autonome et fiable, communicateur, capacité d’adaptation, capacité de travailler sous pression, disponibilité de voyager et de travailler dans les zones d’intervention de terre des hommes, sens de curiosité, créatif, esprit d’initiatives et sens de l’organisation

01 Administrateur de base basé.e à Bamako

RESPONSABILITES GENERALES

Sous la supervision du Responsable administration et finances l’administrateur de base dirige et organise les activités financières : comptabilité générale, gestion budgétaire des projets mis en œuvre en capital en collaboration avec les Chefs de projet et autres cadres du projet.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES

Principales Responsabilités

Gestion Financière

Décliner le plan stratégique de la base ou du projet en plan de financement, en accord avec le Responsable administration et finances et le coordinateur Administration finances

Piloter l’équilibre financier du projet ou de la base

Assurer le suivi des procédures et outils permettant d’assurer la gestion financière du projet ou de la base

Analyser la situation financière de la mission en collaboration avec le chef de projet

Rédiger les rapports financiers internes :

Transmettre, lors d’un audit financier externe réalisé au siège, les éléments/preuves nécessaires au bon déroulement de l’audit

Assurer le suivi des audits financiers externes ayant lieu sur le terrain

Assurer le contrôle des données financières des partenaires avant transmission au RAF

Coordonner la production des rapports financiers du partenaire

Surveiller les montants des dépenses pour s’assurer qu’elles ne dépassent pas les lignes limites et seuils autorisés ;

Gestion Budgétaire

Participer avec le Responsable administration et finances et/ou les Chefs de projet au montage du cadre budgétaire annuel selon les standards de Tdh et de ses bailleurs

Etablir le budget prévisionnel du projet / de la base en collaboration avec les chefs de projet et le RAF

Procéder, avec le coordinateur/chef-s de projet et RAF, à une revue mensuelle du budget

Diffuser le(s) suivi(s) budgétaire(s) aux personnes concernées

Effectuer l’analyse des écarts entre le prévisionnel et le réalisé

Faire des propositions d’ajustements budgétaires

Prodiguer des conseils et participer aux audits financiers annuel et bailleur avec le RAF et le CAF

Contrôle Interne

Assurer le suivi/respect des procédures d’engagement des dépenses

S’assurer de la validité et de l’adéquation des justificatifs

Assurer le suivi du contrôle interne en collaboration avec le responsable contrôle interne et conformité et le RAF / CAF

Comptabilité

Superviser l’affectation comptable des pièces

Superviser la saisie des données comptables dans le logiciel comptable effectuée par le comptable. Vérifier la conformité et valider les différentes opérations comptables et garantir l’application des obligations légales en matière de comptabilité ;( saisies, ajustements, journaux, réconciliation, etc.) ;

Effectuer le pointage et le lettrage des écritures comptables de sa Base ;

Préparer les écritures comptables des clôtures mensuelles et les envoyer au RAF pour approbation et envoie au CAF.

Appuyer le RAF dans l’analyse des comptes lors de la clôture annuelle de la comptabilité.

Contrôler et valider la liasse comptable mensuelle ainsi que son archivage selon les procédures

S’assurer de la codification des pièces en fonction de la ligne budgétaire de l’activité, de l’application correcte des codes comptables exigés par le logiciel SAGA

Appuyer le suivi des dépenses liées aux financements ponctuels reçus d’autres structures (conforment aux contrats établis), collecte des pièces liées à l’exécution de ces dépenses

Remonter les informations au supérieur hiérarchique

Organiser le suivi comptable de la base ou du projet, à savoir la définition des procédures et circuits de fonctionnement comptable en référence aux normes Tdh en vigueur

Assurer la clôture de la comptabilité mensuelle des comptes, en lien avec le RAF

Gestion Trésorerie

Planifier les dépenses et établir le prévisionnel de trésorerie en collaboration avec les équipes

Organiser les mouvements de trésorerie en fonction des réalités du terrain

Veiller à la disponibilité des liquidités ainsi qu’à la sécurité des lieux de stockage de fonds

Suivre la bonne gestion - gérer les comptes bancaires

Assurer le contrôle des demandes de fonds du partenaire ainsi que la mise à disposition des fonds

Participer au processus d’élaboration des plans de trésorerie mensuels et des demandes de fonds de sa base ;

Surveiller les soldes de trésoreries et anticiper les demandes d’approvisionnement du compte bancaire de sa base.

S’assurer des paiements de tous les fournisseurs et prestataires selon les termes du contrat ou de la facture.

Effectuer un contrôle de la caisse chaque semaine et s’assurer de sa bonne gestion.

Préparer les DPA pour les paiements externe et interne.

Superviser, vérifier et valider les comptages de caisse et les rapprochements bancaires

Suivre les avances à rendre non justifiées et s’assurer de leur justification dans les délais

Appuyer le comptable dans le paiement des bénéficiaires lors des activités.

Relations contractuelles avec les bailleurs de fonds

Soutenir les chefs de projet dans l’analyse du contexte des bailleurs locaux et la recherche de fonds

Soumettre la partie financière des projets (éléments budgétaires et narratif budgétaire) au RAF et Chefs de projet

Analyser le contrat de financement et s’assurer du respect du cadre contractuel

Sécurité

Veuiller au respect des procédures sécuritaires de la Délégation

Participer à l’amélioration des outils de gestion de sécurité (annexes du plan sécurité)

Contribuer à la sensibilisation des staffs sur les US-Coutumes des zones d’interventions 

Contribuer à la sécurité des personnes (bénéficiaires et Staffs)

Autres

Entreprendre toute autre activité déterminée par la coordinatrice et qui est compatible avec le poste.

Formations et Qualifications

Diplôme Licence ou Maîtrise en contrôle de gestion, audit interne, en Finance comptabilité ou tout autre diplôme pertinent

Expériences

Avoir une expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire dans une ONG internationale ou dans un cabinet d’audit comptable.

Excellente capacité d’analyse financière, de synthèse et rédactionnelle Très bonne capacités d’innovations et de prise d’initiative ;

Excellente capacité d'adaptation dans un contexte difficile

Langues : excellente maitrise orale et écrite du Français et la connaissance de l’anglais est un atout

Connaissance IT : maitrise des outils informatiques Word Excel et Power point

Merci de nous rejoindre en nous envoyant votre dossier de candidature par mail à : mli.recrutement@tdh.ch  au plus tard le dimanche 1er mai 2022 à 23.59 en mentionnant le poste dans le Sujet du message

Le dossier doit inclure : un CV (maximum de 2 pages), une lettre de motivation précisant la prétention salariale et deux références.

Terre des hommes se réserve le droit de pourvoir à cette position avant la date limite ci-dessus indiquée.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !