RECRUTEMENT D’UN ADMINISTRATEUR D’antenne - KOUTIALA Mali

Objectifs du poste

L’Administrateur/rice d’antenne du Geres au Mali, sous la responsabilité directe du/de la Représentant/e Pays (RP), intervient en appui aux équipes du Geres Mali sur la zone d’activité de son antenne. Il/Elle est responsable de la gestion de l’antenne, et fournit un soutien quotidien à la mise en œuvre des projets en s’assurant que les systèmes (logistique, administration, RH et finances) fonctionnent selon les besoins des projets et en accord avec les politiques et procédures du Geres. Il/Elle travaille en lien étroit avec le RAF, le/la Représentant/e Pays (RP), les chefs de projet (CdP), les équipes logistiques, administratives et comptables et les partenaires locaux au MaliIl/Elle représente le Geres dans sa zone d’intervention.

 LOCALISATION

L’Administrateur/rice d’antenne est basé/e à Koutiala, dans les bureaux du Geres. Il/Elle peut être amené/e à intervenir sur le terrain dans la zone d’intervention des projets.

Liens hiérarchiques et fonctionnels

Supérieur hiérarchique : le/a Représentant/e Pays et en son absence la personne qui a été désignée pour assurer l’intérim.

Supervision hiérarchique : aucune

L’Administrateur/rice a de nombreux liens fonctionnels notamment avec l’équipe administrative/financière et logistique de l’antenne, les Coordinateurs thématiques, les chefs de projets et les autres fonctions techniques basés/ées dans son antenne.

Missions

Gestion directe de l’antenne

• Management du fonctionnement opérationnel de l'antenne
• Assurer la gestion logistique pour pourvoir aux besoins de l’antenne (approvisionnement en petit matériel de bureau, disponibilité des véhicules, entretien des bureaux, etc.)
• Assurer la gestion administrative de l’antenne (contrat de bail, charges, fiscalité, etc.)
• Appui aux projets mis en œuvre par l’antenne
• Garantir un appui administratif, Rh et logistique constant aux équipes projet pour une mise en œuvre efficace des projets
• Valider les dépenses de l’antenne (validation financière) conformément à la procédure d’engagement des dépenses
• Animation des équipes de l’antenne
• Animer la vie d'équipe de l'antenne à travers des temps de coordination et des échanges réguliers avec les membres de l'équipe (tenue de réunions d’équipe et de planification mensuelle, réunions de planification hebdomadaires)
• Préparer et diffuser les rapports hebdomadaires d’antenne
• Veiller au bien-être de l’équipe et aux conditions de travail
• Gestion des missions et visites
• Assurer la logistique pour l’accueil des missions et des visites externes (organisation, planning, hébergement…)
• Veiller à l’information et au respect des procédures de sécurité de ces missions et visites externes.
• Représentation externe

• Représenter le Geres auprès des institutions locales
• Participer aux évènements stratégiques dans sa zone d'intervention contribuant à une bonne visibilité des actions et de la structure
• Entretenir des échanges réguliers avec les acteurs institutionnels et les autres intervenants dans la zone pour garantir une cohérence des interventions et une bonne compréhension de l'action du Geres

Gestion administrative et financière

RESPECT, APPLICATION ET DEVELOPPEMENT DES PROCEDURES

• Veiller à l'application au sein des projets et de l'antenne des procédures administratives, logistiques et financières en vigueur, et au respect des lois maliennes
• Animer sur l’antenne un système d’information efficace et convivial sur les procédures, politiques et outils administratifs et financiers, en coordination avec l’AAC et le/a RAF
• Contribuer à l’amélioration des outils de suivi administratifs et financiers

TRESORERIE

• Superviser l’ensemble des opérations de trésorerie et bancaires pour s’assurer de leur validité et de leur autorisation préalable, notamment par des contrôles inopinés
• Assurer en coordination avec l’AAC et le/a RAF la gestion de trésorerie de l’antenne pour que l’antenne puisse honorer à tout moment ses engagements financiers (appels de fonds mensuels à la Représentation, gestion des comptes bancaires, gestion des paiements fournisseurs)

COMPTABILITE

• Accompagner et superviser l’ensemble des opérations comptables de l’antenne dans le respect des procédures, politiques et outils, en particulier des procédures d’engagement de dépenses
• Superviser la qualité des données comptables, ainsi que l’éligibilité et l’exhaustivité des pièces justificatives de l’antenne conformément aux principes comptables, aux règles du Geres et aux exigences des bailleurs
• Participer à l’organisation et au suivi des audits annuels des projets
• Vérifier et valider la comptabilité mensuelle de l'antenne (incluant tous les projets) : imputations analytiques, documentation et éligibilité des pièces, rapprochements, etc., et superviser la clôture mensuelle comptable dans les délais prévus
• Superviser le classement et l’archivage adéquat de la comptabilité mensuelle et la fiabilité des données et des pièces
• Superviser les déclarations des obligations fiscales et sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles auprès des organismes étatiques au niveau de l’antenne.

RESSOURCES HUMAINES

• Assurer dans son antenne la mise en œuvre des procédures et politiques de gestion des Ressources Humaines, en particulier des notes de services, de l’Accord d’Etablissement et du Règlement intérieur
• Superviser l’actualisation de l’ensemble des dossiers du personnel en contrat local de son antenne
• Contrôler le suivi du temps de travail, des demandes d’absence et de congés, des avertissements et sanctions disciplinaires, des évolutions de contrats, des départs, etc. pour le personnel de son antenne, et veiller à ce que toutes ces informations soient communiquées sans délai au/à la RAF
• Superviser la planification et le suivi des congés du personnel de son antenne, en lien avec les CdP, le/la RAF et le/la RP
• Participer à la planification et à l’organisation de la formation du personnel, à l’organisation des entretiens annuels.

Supervision des activités logistiques sur l’antenne

• Superviser la gestion des achats de fournitures, services et travaux de son antenne, et contrôler le respect des procédures d’achat
• Gérer les relations partenaires / prestataires en cohérence avec les chefs de projets, veiller à la gestion des contrats
• Superviser la bonne gestion des équipements : identification, affectation, maintenance et suivi des mises à disposition
• Superviser la réalisation des inventaires physiques périodiques des équipements et les partager avec le logisticien
• Superviser la gestion du parc automobile de l’antenne (état, entretien, documents administratifs, mise à jour périodique des outils de suivi)

Gestion de la Sécurité

• Gestion de la sécurité
• Assurer une bonne gestion de la sécurité du bureau de l'antenne et des déplacements des membres de l'équipe (validation et suivi des déplacements, mesures de protection des locaux …)
• Assurer la bonne compréhension et adhésion du personnel de l'antenne aux règles sécurité qui ont été mises en place par la structure
• Contrôler les dispositions prises par les équipes en matière de dispositions sécuritaires, prendre les mesures correctives le cas échéant
• Veille Sécuritaire
• Entretenir, avec l'appui des points focaux, un réseau d'informations dans les différents canaux identifiés par la structure, leur permettant d’évaluer les principales menaces et risques dans leur géographie et de produire des analyses, dont l'actualisation régulière de la liste des acteurs (confidentielle)
• Participer aux réunions de sécurité sur leur zone d'intervention
• Rendre compte au responsable sécurité pays des missions qui lui sont confiées et des évolutions significatives dans sa zone
• Gestion des incidents
• Rédiger et transmettre un rapport d'incident lorsqu'un évènement impliquant directement un membre de l'équipe intervient dans sa zone
• Prendre part au comité de gestion des incidents pays lorsque celui-ci est convoqué par le responsable sécurité pays

PROFIL RECHERCHE

FORMATION/EXPERIENCE

• Etre titulaire d’un Diplôme Bac+4/5 en Administration, Economie et Gestion ou dans un domaine similaire (une large expérience en administration au sein d’une ONG pourra être acceptée à la place d’un diplôme supérieur) ;
• Avoir au moins 5 ans d’expériences professionnelles pertinentes dans la gestion au sein d’une ONG Internationale, dont au moins 3 ans d’expérience en gestion d’antenne ;
• Avoir de bonnes connaissances en gestion financière, administratives et en législation fiscale du Mali.

APTITUDES ET COMPETENCES

• Expérience des procédures comptables, logistiques et de gestion
• Très bonnes compétences informatiques (Word Excel), des logiciels comptable, CEGID serait un atout
• Capacité à planifier son travail et à en rendre compte, en fonction des indicateurs à atteindre
• Bonne maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
• Être responsable, organisé et autonome dans son travail
• Esprit d’initiative, polyvalence, flexibilité, rigueur, persévérance et réactivité
• Travail en équipe et adaptation aux différents profils et pratiques des membres de l’équipe du Geres.
• Capacité avérée de travail et sous pression et respect des délais

CONDITIONS D’EMBAUCHE

• Contrat de droit malien à durée déterminée (CDD) d’un an renouvelable
• Poste à temps plein
• Début souhaité 1^er Janvier 2022
• Rémunération conformément à la grille salariale du Geres Mali selon profil et expérience
• Poste basé à Koutiala, déplacements sur les localités de la zone des projets exécutés par le Geres

POSTULER A CETTE OFFRE

Merci d’adresser votre candidature (CV 2 pages maximum et lettre de motivation) à l’adresse mali@geres.eu et à s.teggi@geres.eu au plus tard le 20 décembre 2021.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Seuls les candidat.e.s présélectionné.e.s seront contacté.es

Les candidatures seront traitées au fur et mesure. Le Geres se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite de réception des candidatures.