Assistant Achats et Logistique/ Procurement and Logistics Assistant - Islamic Relief Mali

Description

Islamic Relief – Mali


Assistant Achats et Logistique/ Procurement and Logistics Assistant


 


BASE LOCATION: 


Bamako, Mali


REPORTING TO: 


Procurement and Logistics Officer  


LINE MANAGEMENT RESPONSIBILITIES:


Drivers


 


DUREE DU CONTRAT


12 mois 


 


   

 


L’Assistant Achats et Logistique appuiera le Chargé des Achats et Logistique dans la coordination des fonctions de gestion des achats, de la logistique et des actifs de Islamic Relief Mali. Il veillera à la conformité et aux respects des politiques et procédures de Islamic Relief.


Il conduira le processus d’acquisition de biens, de services et des travaux, veillera à la conformité du système d’inventaire et de stockage du matériel. Enfin, il veillera à ce que la qualité du soutien à la mise en œuvre du programme pays dans le domaine de la gestion des Achats et de la logistique soit maintenue conformément aux politiques d’Islamic Relief Worldwide, aux meilleures pratiques, aux règlements des donateurs et aux lois applicables.


 


L’Assistant Achats et Logistique travaillera en étroite collaboration avec les membres de l’équipe des opérations d’appui, l’équipe programme et celle des finances.


Dans le cadre de la mise en œuvre des taches qui lui sont confiées, il est tenu d’informer le Chargé des Achats et de la Logistique des progrès réalisés ainsi que des défis. Il doit être une force de proposition dans le sens de l’amélioration des pratiques au sein du département des opérations d’appui.


PRINCIPALES RESPONSABILITÉS


 


Le titulaire du poste est tenu de remplir son rôle et ses responsabilités conformément aux principes d'équité, d'humanité, d'honnêteté, de respect et de traitement équitable du personnel d’Islamic Relief. Il doit :


 


GESTION DES ACHATS

Suivre le traitement des Demandes d’achat (DA) et vérifier qu’elles sont complètes et approuvées dans le système conformément aux politiques de IRW ;

Maintenir à jour le tracking sheet pour le suivi des achats et des contrats ;

S’assurer que la liste approuvée des fournisseurs est utilisée comme seule référence pour les demandes de cotation.

S’assurer que les avis d’appels offres soient publiés dans les délais et à travers les canaux recommandés ;

S’assurer que les fiches de demandes de cotation sont approuvées et envoyées aux fournisseurs concernés ;

Organiser les dépouillements et y participer en tant que membre du comité d’ouverture des offres conformément à son niveau de délégation ;

S’assurer que les comptes rendus d’ouverture et les tableaux d’analyses des prix sont préparés sur la base des offres reçues ;

Préparer les contrats et les bons de commande au nom des fournisseurs retenus, en garantissant une imputation comptable correcte ;

Soumettre les contrats et les bons de commande pour vérification et signature selon les niveaux d’autorité en vigueur ;

S’assurer que les contrats et les bons de commande signés sont envoyés aux fournisseurs pour leurs signatures.

S’assurer que les photocopies des contrats, des bons de commande et tous les autres supports sont classées chronologiquement dans un dossier ;

S’assurer que les réceptions physique et électronique sont faites conformément aux exigences du contrat et du bon de commande ;

Mettre à jour systématiquement le tracking sheet et tout document servant au reporting des activités d’achat ;

Contribuer à l’évaluation annuelle des fournisseurs ;

GESTION DES ACTIFS

S’assurer que les tous les actifs de l’organisation portent un numéro d’inventaire chronologique ;

S’assurer de l’étiquetage systématique de tous les actifs, des matériels, mobiliers et équipements conformément à la politique de gestion des actifs de IRW et faire le suivi avec les bureaux de terrain ;

Veiller à la mise à jour du registre des actifs fixes dans les 72 h suivants la réception d’un actif;

Maintenir à jour la base de données de l’inventaire des Matériels mobiliers et équipements des Bureaux conformément à la politique de gestions des actifs fixes et des autres biens ;

Classer toute la documentation relative aux actifs (réception, transfert et liquidation) ;

Suivre les mouvements des équipements entre les différents bureaux de IR Mali ;

Communiquer les mouvements des matériels mobiliers et équipements à faible valeur entre les différents emplacements au niveau de la Direction et des bureaux terrain et s’assurer de la documentation correcte des mouvements ;

Participer aux travaux d’inventaire annuels et s’assurer du suivi correct du rapportage et de la réconciliation avec le registre des actifs fixes en collaboration avec les finances ;

GESTION DE LA FLOTTE

Planifier les mouvements de véhicules du Bureau, suivre le mouvement des véhicules en location et assurer la mise à jour du tableau de mouvement des véhicules en mission ;

Suivre les demandes de véhicule et s’assurer du respect des formalités administratives et sécuritaires ;

S’assurer que les chauffeurs sont désignés pour effectuer les missions en tenant compte de leur capacité, de leur disponibilité et de la connaissance des zones d’interventions ;

Faire le rapportage et assurer la revue mensuelle du rapport de consommation des véhicules, motos et générateurs ;

Assurer la planification des maintenances périodiques des véhicules, motos et générateurs ;

Faire un classement de tous les documents de planification et de mission ;

Gérer les cas d’incidents et accidents sur les véhicules en collaboration avec la police et les compagnies d’assurances ;

Faire une revue hebdomadaire des carnets de bord des véhicules pour s’assurer que leur remplissage est fait correctement avec toutes les informations pertinentes pour le rapportage mensuel ;

Préparer les ordres de mission et les faire signer en s’assurant de l’exactitude des informations fournies (personnes à bord, numéro de véhicule, code de projet, dates etc.) et les classer ;

S’assurer que les demandes de mise à disposition de véhicule sont reçues dans un délai raisonnable ;

S’assurer de l’approvisionnement correct et de la sauvegarde des cartes de carburant (TOMCARD) ;

S’assurer que les tickets fournis après l’approvisionnement des véhicules en carburant sont photocopiés et classés dès leur réception ;

Réconcilier mensuellement les rapports de carburant provenant de la station-service avec les tickets fournis ou justification de carburant ;

Préparer les demandes de paiement pour les factures en provenance des stations-services n’utilisant pas les cartes de carburant ;

Préparer les rapports mensuels d’approvisionnement en carburant des véhicules des projets à partir des cartes de carburant ;

PROFIL DE LA PERSONNE


 


Il est essentiel que le titulaire du poste fasse preuve d'une bonne compréhension et d'une empathie à l'égard des valeurs et des principes de Islamic Relief ainsi que d'un engagement envers la vision et la mission de IRW.


 


Qualifications, connaissances et compétences


 


Être de préférence titulaire d’un diplôme de niveau minimum Bac+3 en Gestion logistique et transport, en audit, économie ou disciplines connexes.

Expérience pertinente (au moins 02 ans) à un poste similaire et de préférence dans l’environnement des ONG.

Expérience prouvée dans la gestion des achats et de la logistique.

Expérience avérée dans la gestion des achats de biens, de services et de travaux ;

Une bonne connaissance dans la gestion des actifs et des travaux d’inventaire.

Capacité à planifier, prioriser, mettre en œuvre et atteindre des objectifs dans un environnement sous pression tout en produisant un travail précis avec un minimum de soutien.

Capacité à conseiller sur les questions liées aux achats, à la logistique et à la gestion des actifs en fonction des dispositions nationales et des politiques et procédures de Islamic Relief Worldwide.

Une bonne connaissance du code des marchés publics et de son application pratique dans le contexte spécifique.

Compétences informatiques bien développées et connaissance de Microsoft Office, en particulier de Microsoft Word et Excel.

Capacité à exécuter une série de tâches exigeant avec un haut degré de discrétion, de sensibilité et de capacité de négociation.

Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives.

 


Qualités personnelles


 


Bonnes compétences en matière de communication

Excellentes compétences interpersonnelles

Bonnes capacités de présentation

Capable de travailler sur sa propre initiative et d'être flexible.

Capable d'analyser et de résoudre des problèmes à partir d'informations complexes et de prendre une décision en connaissance de cause.

Les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap sont vivement     encouragées.

Dossier à FOURNIR:


Un CV.

Une lettre de motivation.

Copies certifiées des diplômes et des attestations pertinentes.

Les noms et adresses de deux personnes de référence.

 


Les dossiers de candidatures doivent être envoyés par e-mail à Ayo.bouare@islamic-relief.org.ml , en précisant la nature du poste « Assistant Achats et Logistique ».


Les dossiers sont recevables jusqu’au 01 décembre 2022 à 16H30mn.


Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les tests écrits et les interviews.


Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.


Les dossiers incomplets ne seront pas pris en compte.

Le Directeur National


 

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Islamic Relief Mali

  • Secteur : Projet et Organisation International
  • Adresse : ACI 2000

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