Intitulé de poste

Assistant Admin-Fin-Log &Transparence

Date de début

Immédiate

Référence de l’offre

ASSIST-FLAT-BKO

Date de publication

23 mai 2024

Lieu d’affectation

Bamako

Type de contrat

Contrat à Durée Déterminée

Durée du contrat

3 mois

Niveau de sécurité

[cf. Plan de Sécurité Pays]

A propos d’ACTED

Depuis 1993, l’ONG Acted répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain. Acted s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience des communautés locales face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous parcourons le dernier kilomètre pour apporter une aide humanitaire dans les zones les plus reculées : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations où qu’elles soient. Chaque année, nous mettons en œuvre plus de 500 projets auprès de près de 20 millions de bénéficiaires dans 40 pays, grâce à une équipe de 6000 employés nationaux et 400 employés internationaux. Plus d’informations sur www.acted.org

Au Mali, Acted intervient depuis Avril 2012 dans les zones suivantes Bamako-Koro-Gao-Sévaré-Ménaka-Badiangara, et les secteurs suivants :

•             sécurité alimentaire et appui à la relance économique ;

•           lutte contre la malnutrition au niveau communautaire et sanitaire ;

•           accès à l’eau, à hygiène et à l’assainissement ;

•           appui à l’éducation et à la formation professionnelle ;

•           appui des ménages retournés et rapatriés dans la reconstruction de leur abri ;

•           appui multisectoriel aux déplacés internes et aux réfugiés urbains, y compris en matière de prévention et de réduction des violences basées sur le genre ;

Contexte du poste et principaux enjeux

 L’assistant administratif, finance logistique et transparence aura pour responsabilité d’assister le chargé administratif, finance logistique et transparence dans la mise en œuvre des projets REACH, en respectant les procédures définies par les différents départements administratif, financier, logistique et T&C d’Acted Mali. 

Rôle et principales responsabilités

1.    TACHES

a.    Finance

·         Assister le suivi des finances de tous les projets REACH Mali, notamment le remboursement des dépenses liées aux activités sur le terrain, et assister dans la préparation de la documentation requise dans le respect des procédures finance Acted;

·         Assister le suivi finance pour tout projet REACH mis en œuvre conjointement avec d’autres partenaires au Mali ;

b.    Administratif / RH

·         Assister le recrutement du personnel REACH, notamment en appuyant la bonne planification des besoins RH REACH et suivre l’avancement des recrutements ; communiquer efficacement tout challenge RH avec la coordination REACH ;

·         Faire le suivi entre le département RH Acted et les équipes REACH concernant les nouvelles politiques RH qui entreraient en vigueur, et s’assurer qu’elles sont correctement mises en application par les équipes REACH ;

·         Assurer le suivi quotidien RH, notamment feuille de présence, demande de congé, formulaire mission et tout autre documentation administratif que les équipes REACH devraient avoir à préparer.

c.    Logistique

·         Appuyer les équipes REACH dans la planification, budgétisation, achat et gestion du matériel et des équipements nécessaires à la bonne mise en œuvre des projets REACH au Mali ;

·         Connaitre et maitriser les procédures logistique d’Acted, et s’assurer qu’elles soient respectées et correctement mises en application par les équipes REACH afin que les projets puissent être menés dans le respect des chronogramme définis ;

·         Assurer une bonne identification des besoins, notamment au niveau des bases, et assurer un suivi régulier avec la logistique Acted ;

·         Assurer le suivi et l’état des stocks des équipements REACH avec le département logistique Acted. Cela inclut téléphones, tablettes, ordinateurs, radio, téléphone satellitaires, licences logicielles, etc.

d.      FLAT

·         Compiler tous les documents nécessaires pour le département FLAT ; Assurer que les documents FLAT sont correctement sauvegardés et mis à jour de manière régulière ;

·         Préparation et suivi des audits externes. Organiser la préparation des documents demandés par l’auditeur, vérifier leur régularité avant soumission. Suivre l’intervention de l’audit et répondre aux différentes demandes ; préparer les réponses aux rapports d’audit.

e.       Reporting/communication

·         Assurer une communication régulière avec les départements finances, logistiques et administratifs Acted Mali à la fois niveau capital que niveau terrain ; anticiper et communiquer efficacement tout challenge à venir qui pourrait contraindre la mise en œuvre des activités REACH ;

·         Communication avec les responsables hiérarchiques et programmatiques concernant toute difficulté rencontrée, avec une capacité à proposer des solutions ;

·         Respect des procédures sécuritaires Acted et assurer leur application ;

Qualifications et compétences techniques requises

2.      COMPETENCES SOUHAITEES

·         Excellente maitrise d'Excel, et de la suite Microsoft Office en général

·         Expérience 1 an et demi minimum en admin, fin et logistique en ONG

·         Avoir un diplôme Bac+4 en finance, administration, comptabilité ou équivalent

·         Capacité à développer des relations professionnelles étroites

·         Capacité à prioriser les taches et à respecter les dates de rendu internes / externes, tout en travaillant en autonomie et avec une supervision limitée

·         Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit 

Conditions et avantages

   a) Conditions

Salaire défini en fonction de la grille des salaires Acted.

      b)    Lieu de travail :

Ce poste est basé à Bamako; mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’Acted

Pour postuler

Les candidatures doivent être soumises en français en renseignant le formulaire ci-dessous, accompagnées d’un CV, d’une lettre de motivation et de trois références.

HR-N3 Formulaire de candidature à un

Les candidatures devront être envoyées au plus tard le  31 mai 2024 à 17H00    , avec en référence ASSIST-FLAT-BKO-05-2024 à l’adresse suivante :

-       Par e-mail : mali.jobs@acted.org

-       Par courrier : Hippodrome, Rue 224, Porte 1085

-       Ou dans les bureaux d’Acted-Mali à 

-       Bamako/Koro/Sévaré/Bandiagara/Gao/Ménaka/

acted a une approche de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des abus et du harcèlement sexuels (EAS-H). Tous les candidats seront soumis à des prises de références satisfaisantes et à des contrôles conformément aux valeurs et aux principes d’acted. Le candidat qui se verra offrir un emploi signera le Code de conduite et les politiques connexes dans le cadre de son contrat de travail. Tout manquement aux obligations inscrites dans ces documents pourra entraîner une rupture anticipée de la relation du travail.