COOPI – COOPERAZIONE INTERNAZIONALE

MISSION MALI/MOPTI

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Fonction : Assistant Administrateur (trice) 

Lieu d’affectation : Plusieurs, avec des missions terrain dans la région de Ségou et Mopti y compris dans les cercles d’interventions.

Durée du contrat : 06 mois avec possibilité d’extension

Date de début : Dès que possible

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !

1. BREVE HISTORIQUE DE COOPI

Cooperazione Internazionale, COOPI en sigle, est une Organisation Internationale d’origine Italienne dont son siège est à Milan. Elle opère depuis 1965 en faveur des populations vulnérables des pays pauvres. En cinquante ans d'activités, plusieurs projets de développement et d’urgence ont été réalisés dans une quarantaine de pays.

COOPI est née avec la vocation d’appuyer et de participer au développement socio-économique des pays pauvres tout en étant un instrument de solidarité et d’échange socioculturel entre le Nord et le Sud. COOPI est engagée dans l’assistance humanitaire et dans le développement.

COOPI a ouvert sa mission au Mali en 2012.

2. Objectif principal du poste

L’objectif principal du poste est  d’assurer le suivi administratif, comptable et les taches protocolaires du projet de COOPI dans le territoire concerné.

Il/Elle supervise le travail des équipes d’appui au projet (personnel de ménage, etc) en lien avec l’organigramme en vigueur.

3. Responsabilités/Tâches spécifiques

Sous la responsabilité de l’Administrateur de pays, Il/Elle est en charge de :

• Tenue de la caisse
• Tenue de la comptabilité et règlement des factures dans le respect des procédures
• Gestion administrative des ressources Humaines des projets
• Gestion administrative des projets dans le territoire concernée
• Gestion du protocole
• Réaliser des missions terrains dans le cadre des ses activités sur demande de son supérieur hiérarchique
• Assure le respect des procédures administratives et financières de COOPI et les normes en vigueur au Mali dans son champ de compétences
• Superviser le travail des équipes d’appui sous sa responsabilité
• Participation à toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement du service, et ceci à la demande de responsable selon les besoin.

Objectif 1 : Gestion des équipes d’appui

En lien avec son responsable hiérarchique, il/elle :

• suit les absences et remplacements du personnel d’appui (personnel de ménage)
• anime des réunions si nécessaire avec son équipe et établi un compte rendu à sa hiérarchie
• établit un plan d’action et fixe des objectifs pour chaque membre personnel d’appui (personnel de ménage)
• assure en lien avec son responsable hiérarchique un suivi individuel des membres de son équipe avec des entretiens individuels réguliers
• réalise l’évaluation périodique des personnes qu’il/elle supervise.
• s’assure du respect des règles de sécurité lié à la gestion du cash

Objectif 2 : Responsable de la bonne tenue de la comptabilité

• Assure la tenue de la caisse :
• Responsable de la tenue quotidienne de la caisse De projet,
• En collaboration avec l’administrateur de base, compile toutes les informations et prépare la demande d’Approvisionnement de la caisse
• Fait la vérification de la conformité des dossiers d'achats, factures et des reçus de paiement selon les procédures COOPI et bailleurs, Paye, Classe et archive les dossiers
• Fait le point hebdomadaire de la situation caisse.
• Se soumet aux contrôles de caisses à la demande de l’Administrateur

• Assure la tenue de la comptabilité :
• Organise les pièces et les enregistres selon les procédures comptables COOPI.
• Tient la comptabilité dans le livre de dépenses en respect des procédures COOPI en vigueur
• Vérifie, codifie, impute et colle des pièces comptables
• Fait le suivi de la qualité des libellés comptables (clairs, concis, et significatifs)
• Vérifie des factures sur la base des conventions ou contrats signées avec les partenaires et fournisseurs
• Effectue le règlement des factures après validation de l’Administrateur de Base
• sur demande de son supérieur hiérarchique, fait la photocopie ou scanne de toutes les pièces comptables avant leur expédition à la coordination.
• Effectue l’archivage des pièces comptables
• Fait du suivi de l’état des avances sur le site selon la procédure en vigueur.
• Prépare l'expédition de la compta à la coordination sur demande de sa hiérarchie

Objectif 3 : Assiste au suivi de la gestion administrative des ressources humaines

Dans le respect des procédures COOPI, et loi en vigueur au Mali

• Assiste à la gestion des dossiers du Personnel
• Prépare les contrats, avenants et autre contrat relatif à un quelconque recrutement de ressources humaines qu’il soumet à sa hiérarchie pour validation.
• Suit les dossiers du personnel journalier : tient au quotidien le contrôle des jours prestés qu’il fait remonter à l’administrateur pour validation. Il est le responsable d’avoir les contrats des journaliers signés en amont des prestations.
• Met à jour et fait remonter toute anomalie dans les dossiers du personnel à l’administrateur.

• Assiste à la gestion du Personnel
• Suit les congés et des absences du staff : heures supplémentaires et récupération après validation de l’Administration
• Tient un classeur des fiche de présence du personnel
• Rassemble tous les documents nécessaires aux formalités administratives ou fiscales, d’embauche, de fin, ou de rupture de contrat de travail des salariés (rédaction du contrat de travail ou avenant, déclaration à l’AMO et INPS, calcul du solde de tout compte, et autres opérations similaires)
• Effectue du classement des dossiers individuels du personnel national
• Est tenu à une obligation de confidentialité relative aux informations RH, et autres informations qualifiées de confidentielles par COOPI.

• Assiste l’administrateur de base dans la gestion de paie du Personnel (de la préparation des états de paie au paiement et signatures des documents)
• Prépare les documents relatifs aux salaires et acomptes (avances) sur salaires après validation de l’administrateur. S’assure que le paiement est réalisé. Ce dernier est effectué par ordre de virement bancaire, chèque ou en espèce (cas particuliers)
• Responsable de la gestion data de paie des journaliers avec validation l’administrateur

Objectif 4 : Assiste au suivi administratif

• Assiste à la gestion de la déclaration fiscale
• Fait de la déclaration, et du paiement des charges sociales auprès de l’INPS après validation par la hiérarchie,
• Exécute dans les délais requis, toutes les formalités administratives et fiscales de mission Ségou auprès des institutions, services et organes agréés (INPS, ANPE, IMPOT, INSEPCTION DU TRAVAIL, MAIRIE, etc.). Tous les paiements sont effectués après validation de la hiérarchie et de préférence par voie bancaire.

• Assure la gestion administrative
• Fait le suivi des relations avec les fournisseurs / prestataires en lien avec son domaine de compétences (agence de transfert des fonds, service public d’assurance, énergie, téléphonie, etc.)
• Archive des documents administratifs, RH;
• Fait du classement de tous les documents comptable et extra comptable du site.
• Photocopies et archivage des documents comptables
• Met à jour régulièrement les répertoires : nom, adresse, tel et mail…
• Préparer les réunions hebdomadaires en lien avec les participants (préparer des points de l’ordre du jour), assurer la rédaction des comptes de réunions, leur diffusion et leur classement/archivage.

• Assure la gestion des correspondances
• Gère quotidiennement le courrier entrant et sortant, électronique et sur papier.
• Organise le classement et l’archivage de tous les documents émis ou reçus.
• Rédige des correspondances à la demande de la hiérarchie 

Objectif 5 : Responsable des activités protocolaires

• Assure la gestion d’accueil : Accueil des équipes nationale et internationales (document d’arrivée, suivi des plannings d’arrivée, mise en place du planning des briefings, etc…)

Objectif 6 : secrétariat

• Organiser le classement et l’archivage de tous les documents émis et reçus
• Diffuser les informations externes de COOPI aux différents services concernés.

Objectif 7 : Participation à toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement du service, et ceci à la demande de COOPI selon les besoin et respect de la confidentialité

• Il/Elle peut être amené(e) dans le cadre de ses fonctions à effectuer d’autres tâches sur demande expresse de son supérieur hiérarchique.
• Il/Elle a une obligation de confidentialité concernant toute l’information dont il/elle disposera

4. Compétences et Formation

• Diplôme d’étude supérieur Comptabilité, Administration ou en gestion.
• Formation professionnel dans le domaine de la logistique et de la gestion de la sécurité serait un plus
• 2 ans d’expériences minimum avérées en comptabilité et administration ou dans un rôle similaire et au sein d’une ONG serait un plus.
• Bonne connaissance du droit de travail
• Une parfaite maitrise du Français (parlé et écrit), malinké et Bambara (parlé).
• Très bonne maitrise des outils informatiques: Excel, Word et Power point et Internet
• connaissance et application des logiciels comptables

5. Capacités et qualités

Le/La collaborateur (trice) doit:

• Respecter les valeurs/mission de COOPI dans son rôle.
• Avoir des bonnes qualités managériales
• Honnêteté et discrétion
• Etre rigoureux, flexible, organisé
• Sens de l’ordre et du rangement
• Bonne capacité de planification
• Bonne expression orale et écrite
• Capacité de rédaction des dossiers en français
• Etre capable de travailler  de manière autonome et en équipe 
• Etre capable de travailler sous pression et de mener des tâches multiples de front
• avoir un esprit créatif et d’initiatives
• capacité à hiérarchiser les priorités
• bonne connaissance du marché local
• Sens du dialogue et négociation
• Esprit d’initiative
• Capacité à travailler sous stress.

6. Dossiers de candidature

• Curriculum vitae actualisé avec trois contacts des personnes de références ;
• Lettre de motivation ;

Les autres documents seront demandés uniquement aux candidats qui seront retenus pour les prochaines étapes.

DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE

Toutes les candidatures doivent être adressées au Chef de Mission de COOPI Mali avec comme référence: « REF N°0013/10/ADMIN/MOPTI/2021 », à envoyer au plus tard le 10 Novembre 2021 à 00h00, heures locales à l’adresse mail suivante : recrutement.coopimali@gmail.com ou déposées physiquement aux adresses suivantes :

• Bamako: Badalabougou, Rue 136, Porte 882, Bamako [derrière Shopreate])
• Ségou: Q/ Darsalam, Rue 260, Porte : 305
• Sevaré: village CAN près de l’école ATTbougou

Seuls les candidats retenus seront contactés.