À propos de CRS

Catholic Relief Services est l’agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique des États-Unis. CRS travaille pour sauver, protéger et transformer des vies dans le besoin dans plus de 100 pays, sans considération de race, de religion ni de nationalité. Le travail d’assistance et de développement de CRS est accompli par l’intermédiaire de programmes d’intervention d’urgence, de santé, d’agriculture, d’éducation, de microfinance et d’édification de la paix.

Au Mali, CRS intervient depuis 1999 et a une diversité de projets tant humanitaires, de développement et de construction de la paix/cohésion sociale. CRS/Mali intervient dans le secteur de l’Agriculture et des moyens d’existence, la santé, les urgences, l’Education et la cohésion sociale. Son siège central est à Bamako avec des sous offices à Tombouctou, Sevaré et une base à Gao.

Résumé du poste

En tant qu’Assistant(e) Administratif(ve), vous fournirez des services contribuant à la réalisation quotidienne des activités administratives réactives, efficaces et efficientes en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les personnes pauvres et vulnérables. Vous fournirez des services constants et de qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources pour aider à garantir l’efficacité opérationnelle permettant d’appuyer des programmes de qualité élevée.

En tant qu’Assistant(e) Administratif (ve), vous serez chargé(e) d’assurer le service de secrétariat/administration générale au niveau du projet Paludisme finance par le Fonds Mondial et d’appliquer les procédures de CRS/Mali en matière de gestion du courrier, des fournitures de bureau et des appels téléphoniques. Vous participerez activement à la mise en œuvre des activités du projet en apportant le soutien administratif et logistique nécessaire à l’équipe du projet. De ce fait, vous devrez travailler dans un esprit d’équipe et de franche collaboration avec d’autres personnels du programme et les partenaires impliqués dans la mise en œuvre du projet.

Responsabilités du poste

• Assister la Directrice du Projet ou son Adjoint dans l’exécution et la supervision des activités à caractère administratifs ;
• Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, selon les cas. Envoyer/recevoir/enregistrer et distribuer tous les mails/fax/ lettres/documents entrants et sortants.
• Réaliser des transactions et processus administratifs spécialisés (par ex. traduire, saisir, corriger et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des comptes-rendus de réunions ; rédiger des messages simples de correspondance).
• Préparer des documents de transaction en appui à des processus généraux d’opérations et aider à la coordination du traitement des transactions de l’équipe du projet (par ex. demandes de paiement, autorisations de voyage, avances de frais de voyage, visas, etc.)
• Compiler des données, faire la saisie et la vérification de données relatives aux processus administratifs généraux (par ex. diverses listes de contacts, soldes de congés des employés, rapports de présence des employés, examen des fiches de bord des véhicules, dossiers d’accueil pour les visiteurs, etc.)
• Organiser, planifier et suivre le processus des achats et transfert des biens du projets (matériel informatique et accessoires, gadget, etc.) avec le service des achats de CRS Mali
• Appuyer les dispositions logistiques pour les employés et les visiteurs. Fixer et coordonner les rendez-vous. Fournir un appui pour la logistique et la communication des activités de planification d’évènements.
• Aider à la mise en œuvre des processus de gestion des biens, comme la réception et la distribution des biens, l’étiquetage des biens, les comptes physiques, etc.

Formation, expérience et capacités requises

Études et expériences

• Bac + 2. Diplôme/certificat professionnel en administration et Secrétariat souhaités.
• Deux ans d’expérience de travail de bureau dans un rôle de secrétariat ou chargé d’administration. Une expérience dans une ONG locale ou internationale est un plus.
• Des diplômes supplémentaires en lien avec les exigences du poste peuvent remplacer une partie de l’expérience.
• Expérience en dactylographie/traitement de texte, saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et expérience du travail avec divers équipements de bureau.
• Expérience de MS Office (Excel, Word, PowerPoint) et systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word exigée.

Compétences personnelles

• Bonne gestion du temps et capacité à travailler à des tâches multiples
• Souci du service au client et bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
• Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats
• Avoir un sens élevé de l’organisation et du rangement

Langue étrangère exigée/souhaitée : Français, l’anglais sera un plus

Voyages nécessaires à l’intérieur du pays et à l’extérieur : 5% 

Principales relations de travail :

Supervision : Non-applicable

Interne : Le personnel de l’équipe projet, les départements Administration, les Ressources Humaines, Finance, Programming, et Logistiques de CRS/Mali

Externe :  Les particuliers et l’administration publique, les partenaires du projets Malaria-FM

Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :

Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.

• Relations de confiance
• Croissance professionnelle
• Partenariat
• Redevabilité

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.

Employeur respectueux de l’égalité des chances.

s dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 26 Novembre 2021 à l’adresse email suivante : ml.recruit@crs.org avec comme objet Assistant (e) Administratif (ve) NFM3 ». 

NB : Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées. 

Nb : les candidatures féminines sont vivement encouragées

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à ml.recruit@crs.org