Recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) 

Introduction

Un nouveau Programme au Mali recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve)

Aperçu du poste : 

Titre : Assistant(e) Administratif(ve)

Le rôle principal de l’Assistant(e) Administratif(ve) est de coordonner les opérations du Programme, soutenir le Bureau et le Manager Principal du Programme. Cette personne sera également chargée d’aider le personnel du Programme à la planification des activités des différents démembrements du Bureau. L’AA répond au Directeur et au Manager Principal du Programme mais travaille dans le cadre d’une équipe, contribuant ainsi à l’ensemble des travaux du Programme.

Taches spécifiques

• Gestion opérationnelle au jour – le  – jour des activités administratives du programme par l’organisation du flux de travail et la hiérarchisation des demandes entrantes et le suivi afin d’assurer des réponses rapides;
• Coordination de la circulation de l’information entre le Programme et les partenaires en assurant le suivi des taches selon les besoins ;
• Maintenir un système d’archivage physique et électronique et assurer la conservation de divers documents administratifs;
• Coordonner les arrangements administratifs et logistiques pour les visiteurs, y compris l’organisation des rendez-vous, la compilation et la fourniture d’informations ou les documents pertinents nécessaires;
• Préparer et communiquer avec les Finances et l’Administration sur l’approbation des achats dans le respect des procédures de passation des marchés;
• Assurer la liaison avec les agences de voyages pour gérer la logistique de voyage locaux et internationaux, y compris, les horaires de voyage, la billetterie, les demandes de visa, l’hébergement et le traitement des frais de voyage pour le personnel du programme;
• Prendre les dispositions nécessaires pour les réunions, ateliers et conférences, y compris la rédaction de programmes et s’assurer que les réservations et les ressources connexes sont fournis y compris la documentation préliminaires;
• Conseils et aider les visiteurs internationaux et nationaux sur tous les aspects des indemnités, des réclamations de voyage et d’autres questions financières et calculer les paiements dus pour les réclamations et les services;
• Participer à des réunions et prendre les minutes ou résumés de réunion;
• Aider à la rédaction de notes de synthèse, la budgétisation, les cadres logiques, ou autre conception du projet

Diplômes et Qualifications

Diplômes

Licence ou Maitrise dans une discipline appropriée avec une formation formelle ou une expérience en Secrétariat

Qualifications essentielles

• Maitrise de l’outil informatique
• La capacité à travailler de façon autonome, d’organiser et de hiérarchiser les tâches pour respecter les délais
• Souci du détail, de la précision et de bonnes compétences en matière de tenue de dossier
• Avoir d’excellentes compétences de communication et la capacité de communiquer efficacement avec un large éventail de personnel et de fournisseurs dans la courtoisie, la patience et le tact
• La capacité à travailler efficacement en équipe
• Une excellente maitrise de l’Anglais et du Français
• Capacité à travailler après formation avec un minimum de supervision
• Capacité à prendre des initiatives
• Capacité à respecter des délais serrés
• Capacité à anticiper les besoins

Qualifications souhaitables

• Posséder un diplôme ou un certificat supérieur en sciences sociales, en économie, administration ou la gestion d’entreprise.
• Une expérience dans la finance et le travail administratif

Dossier à fournir:

• Lettre de motivation
• Curriculum Vitae
• Copie certifiée des diplômes
• Référence d’au moins un précédent employeur.

NB : Ces documents doivent être envoyés en un seul fichier PDF par e-mail à agmedias@hotmail.com

Date limite de réception le 11 décembre 2021

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à agmedias@hotmail.com