Wetlands International est une organisation mondiale à but non lucratif vouée à la conservation et à la restauration des zones humides. Wetlands International Mali est à la recherche d’un Assistant Administratif, Financier et Logistique pour son Bureau de Bamako

Pays : Mali

Lieu d’affectation : Bamako

Type de contrat : Contrat de travail à durée déterminée

Période du contrat : 15 mai 2023 au 14 mai 2024 (01 année renouvelable)

Date limite de réception des dossiers : Dimanche le 30 avril 2023 à 17 heures (heure de Bamako – Mali)

Les dossiers peuvent être envoyées à : hr@wetlands-saheloffice.org

Date de sortie de l’offre : 07 avril 2023.

Date limite des dossiers de candidature le 30 avril 2023 à 17 heures

TERMES DE REFERENCES

Titre ; Assistant Administratif, Financier et Logistique

Superviseur : Directeur des Opérations

Coordonne avec : les techniciens et les autres agents du projet en charge de l’Administration et des finances

Date de démarrage : Probable le 15 mai 2023

Contexte

Wetlands International est un réseau mondial d’organisations, ayant une vingtaine de bureaux présents dans les 5 continents et qui se partagent le nom et la marque « Wetlands International », préservent la même réputation, mettent en oeuvre conjointement une « Intention Stratégique », partagent un ensemble de politiques organisationnelles.

L’Organisation a son siège à Ede-Wageningen (Pays Bas) et elle est présente au Mali depuis octobre 1998.

Le Bureau Régional Sahel couvre les pays du Sahel (WISO) et est basé à Bamako au Mali.

Mission de Wetlands International : Conserver et restaurer les zones humides ainsi que leurs ressources et leur biodiversité

Objet et Résume du Poste

En tant que membre de l’équipe Wetlands International Sahel Office, l’Assistant Administratif, Financier et Logistique est chargé d’assister dans la gestion globale du bureau Mali.

L’Assistant Administratif, Financier et Logistique assure également une assistance du Comptable Financier dans la tenue des finances du pays et de la région du Sahel et plus particulièrement dans la gestion des projets et des courriers.

Devoirs et Responsabilités

L’AAFL oeuvre à exécuter un plan de travail convenu avec le Directeur des Opérations et le Comptable/Financier, sous les orientations générales du Directeur Régional Sahel et aura la charge de:

Sur le plan Comptable

• Gérer la petite caisse du projet/ OHC

• Effectuer les paiements en espèces

• S’assurer des autorisations nécessaires avant d’effectuer un paiement en espèce

• Enregistrer les pièces de caisse dans le système

• Préparer les paiements ou virements et les demandes de fonds des partenaires

• Tenir le registre des chèques

• Préparer les rapprochements bancaires à la demande

• Tenir le registre des immobilisations et des stocks

• Classer les documents Comptables et financiers

• Exécuter d’autres tâches qui soient raisonnablement liées à son travail et assignées par le Directeur des Opérations et/ou le Directeur Régional Sahel

Sur le plan administratif

• Tenue des registres de courriers. Arrivé et départ

• Classement des courriers après traitement

• Gestion des appels téléphoniques

• Fournir l’appui administratif à l’ensemble du personnel technique, notamment :

o Elaboration des TimeSheet mensuels

o Gestion de la mise forme, et des impressions de rapports et documents ;

o Préparation de l’organisation logistique des missions, atelier, réunions, conférence

o Préparation de toute la documentation y compris : des demandes d’avance DA,

o Assurer la complétude de la documentation (TDR, DA, OM, …),

o Assurer le circuit d’approbation, préparer les paiements pour le personnel technique ;

o Récupérer et vérifier les Rapports financiers de retour de mission / Travel Expense Report (TER), assurer la complétude de la documentation (TER, Rapport validé, …)

o Assurer le circuit d’approbation et préparer le paiement du reliquat ou le dépôt du remboursement :

Sur le plan logistique

• Organiser les voyages avec la préparation des ordres de mission, la réservation d’hôtels et des billets d’avion

• Gestion des entretiens, réparations et suivi des mouvements des véhicules

• Gestion, entretien et réparations du matériel informatique, des autres équipements, matériels et mobiliers de bureau

• Gestion de tous les approvisionnements, notamment :

o mise à jour du fichier fournisseurs,

o suivi de la procédure des achats et,

o s’assurer des autorisations nécessaires pour chaque achat

Attentes liées à la Fonction

Le titulaire du poste devra rester informé des normes Internationales professionnelles, des tendances et des évolutions qui affectent cet ensemble de responsabilités, il devra également faire preuve d’une volonté continue d’en savoir toujours plus sur le domaine. Il/elle devra travailler efficacement à apporter son soutien à la création d’une culture de travail d’équipe, il/elle exécutera correctement toutes ses responsabilités pour aider à la création d’un environnement multi-culturel, il/elle veillera à traiter toutes les personnes avec dignité et respect, et il/elle devra bien connaitre Wetlands International et s’engager pour l’atteinte de ses missions et objectifs.

Critères de Performances

• Rapidité et précision des réponses à des demandes de renseignements comptables.

• Correct suivi des immobilisations.

• Absence d’erreurs dans les imputations comptables et les justifications de solde.

• Comptabilité à jour.

• Rapprochements bancaires réguliers et corrects.

• Correct suivi des écritures de banque et des suspens bancaire.

• Respect des délais et des normes de reporting aux bailleurs.

• Respect des délais d’arrêté des comptes.

• Détection rapide des erreurs comptables, opérationnelles.

• Rigueur et méthode

• Travail sous pression

Exigences minimales du poste

• Niveau minimum requis : Bac plus 2 (DUTS, BT 2, …) en comptabilité, finance, logistique et disciplines assimilées.

• Expérience pertinente cumulée de travail requise : 2 ans de préférence

• Langues obligatoires : Français (Parlé et écrit couramment)

• Connaissance pratique de l’anglais écrit et parlé est un atout

Dossier de candidature

Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation indiquant la disponibilité et la prétention salariale et les contacts de trois personnes de référence, dont celle du dernier emploi, (maximum 4 pages) doivent parvenir au plus tard le 30 avril 2023 à l’adresse email suivante: hr@wetlands-saheloffice.org

Avec comme objet : « Candidature au poste d’Assistant Administratif Financier et logistique ».