APPEL A MANIFESTATION D’INTERET – AVIS DE VACANCE DE POSTE N°: 2301207

Date de publication : 27/04/2023

Date limite de dépôt des candidatures : 11/05/2023

TITRE DU POSTE : Assistant (e) aux achats

TYPE OF REQUISITION : NPP

LIEU D’AFFECTATION : Bamako

UNITE ADMINISTRATIVE : Représentation de la FAO MALI

DUREE : 06 mois avec possibilité de renouvellement

La FAO est favorable à la parité homme-femme et à la diversité géographique et linguistique de son personnel et des consultants internationaux afin de mieux servir ses membres dans toutes les régions.

Les femmes et les ressortissants de pays membres non représentés ou sous-représentés possédant les qualifications requises sont encouragés à présenter leur candidature.

Les personnes handicapées sont de même encouragées à postuler.

Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Cadre organisationnel

L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un Représentant de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et de réduire la faim et la malnutrition, pour aider à développer l’agriculture, la pêche et la sylviculture, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable. Ce poste est situé au sein de la Représentation de la FAO Mali, en appui à l’Unité des Achats

Position hiérarchique

Sous la supervision générale du Représentant de la FAO, la supervision directe du Procurement Officer, en étroite collaboration avec l’équipe du programme, l’Administration, les Urgences et Opérations, l’assistant aux achats assumera la responsabilité des tâches qui lui sont assignées, conformément aux règles et procédures de la FAO, aux lignes directrices et aux bonnes pratiques au sein de l’Organisation.

Domaine de spécialisation

L’assistant aux achats exécute un large éventail de fonctions administratives et de contrôle de routine à l’appui des services d’achat de la FAO. Il / elle contribue à des opérations d’approvisionnement rapides et efficaces

Tâches et responsabilités

L’Assistant(e) aux achats accomplira au titre des domaines spécifiés les tâches suivantes :

• Assister le Procurement Officer dans l’exécution des activités d’achat et assurer l’intérim quand nécessaire

• Vérifier que les activités d’achat sous sa responsabilité sont conformes aux procédures de l’Organisation et donner des avis au Procurement Officer sur base des vérifications effectues

• Préparer les communications avec les services demandeurs afin d’obtenir les informations additionnelles nécessaires afin de compléter le processus d’achat y inclus la revue du Comité Local des Achats.

• Déterminer le niveau approprié d’approbation nécessaire pour chaque activité d’achat et préparer les communications pour les Fonctionnaires Autorisés concernés afin d’obtenir les approbations nécessaires.

• Avancer les recommandations initiales concernant la méthode de soumission pour chaque activité d’achat

• Assister dans l’analyse préliminaire des offres reçues (c à d préparer les analyses financières pour la révision/approbation du Procurement Officer

• En vérifiant que tous les approbations et les non-objections ont été obtenues et suite à l’autorisation finale du Fonctionnaire International des Achats, préparer les DAOs, les Bons de Commander/Contrats et les avenants des BCs/Contracts tout en utilisant les modèles standards adaptés selon le cas, en s’assurant que toutes les informations ont été reçu et que donc les DAO et les BC/Contrats sont complets, corrects et bien détailles.

• Répondre aux demandes d’information reçues par téléphone ou par email/lettre venant des fournisseurs potentiels, soumissionnaires, contractants, demandeurs et dispatcher les demandeurs aux fonctionnaires concernés afin de préparer et envoyer les réponses officielles de la FAO à tous les fournisseurs/demandeurs.

• Fournir le support préliminaire pour la préparation des BCs et leurs mise-à –jours systématique dans le système GRMS utilisé pour la préparation des contrats et l’enregistrement des données. Obtenir tous les détails (commerciaux, concernant le vendeur ainsi que statistique) demandés par le système GRMS et rentrer les informations suivant les procédures

• Dispatcher et remettre aux fournisseurs concernés les DAO, les éclaircissements, les BCs/Contrats, les avenants aux BCs/Contract et par email et physiquement (à la main si nécessaire)

• Récolter les offres sous plis ouvert directement auprès des fournisseurs concernés, si nécessaire

• Assurer le suivi des DAOs et des BCs/Contract émis, c à d obtenir l’accusé de réception des DAOs, l’acceptation des BCs, le rapport de livraison par les fournisseurs reconnus par les consignataires, vérifier que les marchandises/services sont envoyées/fournis aux dates promises et arrivent/terminent comme prévu afin de bien clôturer les BCs/Contrats.

• Assurer le suivi des dossiers en cours et faire rapport au Procurement Officer. Préparer en autonomie les drafts pour les correspondances ordinaires de suivi.

Tenir une base de données électronique avec les statistiques concernant les prix moyens for les marchandises et services clés, distribuer mensuellement les informations concernant les prix aux responsables des différents services de la FAO ML afin de les aider à bien estimer les coûts pour leurs prochains achats.Base de données des fournisseurs

• Avec l’appui d’un commis aux achats, suivre avec l’administration la mise à jour des sites des fournisseurs dans les system GRMS pour la Operating Unit de la FAO ML

• Contacter régulièrement les fournisseurs enregistrés afin d’assurer que les informations que les concerne et que se trouvent dans la base de données sont à jour.

• Sur demande du Procurement Officer et/ou des fournisseurs, organiser des meetings avec les fournisseurs au bureau de la FAO.

• Sous la supervision du Procurement Officer, préparer la correspondance concernant les relations générales avec les fournisseurs.

• Fournir régulièrement (au moins deux fois par an) un rapport à jour concernant le status des fournisseurs au représentant et au Fonctionnaire International des Achats.

• Suivi des activités d’achats et classement des dossiers :

• Avec l’appui d’un commis aux achats, assurer la bonne préparation et conservation des classeurs des documents concernant les activités d’achats traitées par l’unité locale des achats, en ajoutant au fur et mesure tous les documents clés du processus d’achat.

• Identifier, triller et classer les correspondances suivantes l’émission des DAOs/BCs/Contracts et les documents dans les classeurs des achats concernés

• Mettre en place et régulièrement à jour la base de données électronique pour le suivi l’état d’avancement des activités d’achats à travers laquelle extraire les données nécessaires pour répondre aux demandes d’information venant des différents services demandeurs de la FAO ML en se basant sur des données fiables et objectifs disponible sur la base de données et les classeurs.

• Rechercher les informations/références nécessaires dans les documents d’achats et la correspondance, soit manuellement ou avec l’ordinateur, suivre les demandes vagues et confuses concernant les activités d’achats et qui demandent une connaissance approfondie des codes et des références.

• Pour toutes les activités d’achats : dater, cacheter et vérifier les codifications de la correspondance à envoyer e vérifier les signatures, les adresses et le nombre de copies avant de livrer les documents urgents en interne.

• Déclasser régulièrement les classeurs non-courants et les envoyer à l’archivage en se coordonnant si nécessaire avec le responsable des archives.

• Tenir à jour la base de données électronique des activités d’achat afin que toutes les données qui concernes chaque étape de différents processus d’achat sont disponibles, corrects et à jours

• Assurer que le système d’archivage des documents des activités d’achats soit toujours fonctionnant et efficace

• Envoyer et enregistrer fax et email quand demandé

• Fournir si demandé les informations concernant le status des documents contractuels.

• Suivre toute demande concernant le status des activités d’achat en cours et passées

• Fournir régulièrement la version la plus actuelle du tableau de suivi des activités d’achat au Représentant de la FAO ML et au Procurement Officer.

LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS :

Conditions minimales à remplir

• Une formation universitaire de niveau BAC+3 spécialisés dans les Achats ou en gestion, logistique, management, dans la chaine d’approvisionnement, économie ou similaire

• 5 ans d’expérience pertinente dans les achats secteur public, ou une entreprise logistique, une organisation non gouvernementale. Une expérience dans le Système des Nations Unies serait un atout

• Connaissance pratique (niveau C) en Français et une bonne connaissance en Anglais.

• Ressortissant de Mali.

Compétences de base exigées par la FAO

• Attention portée aux résultats

• Avoir l’esprit d’équipe

• Sens de la communication

• Établissement de relations constructives

• Partage des connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques fonctionnelles La/le titulaire doit avoir les aptitudes et connaissances du métier suivant :

• Connaître les méthodologies, les procédures d’achat et les procédures d’appels d’offres

• Capacité à anticiper

• Excellente gestion des priorités

• Résistance à la pression (des objectifs, mais également vis-à-vis des situations urgentes ou des litiges avec les fournisseurs, les retards de livraisons, etc.)

• Avoir des connaissances en réglementations douanières, notamment dans un contexte d’import/export, et en droit commercial

• Maîtrise des outils informatique et de bureautique

• Appuyer le processus de mise en oeuvre des protocoles d’accord/contrats par les partenaires, et cash transfert

• Entreprendre, si nécessaire, des déplacements sur le terrain pour assurer un soutien opérationnel, administratif et financier adéquat à la mise en oeuvre du programme par les différentes parties prenantes.

• Effectuer d’autres tâches au besoin.

• Bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.

Veuillez noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO – Engagement envers l’Organisation, Respect de tous et Intégrité et transparence.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES

– Toutes les demandes seront examinées et les candidats qualifiés seront contactés pour des entrevues.

– La FAO ne charge pas de frais à tout moment du processus de recrutement (demande, entrevue, traitement).

– Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en considération. Si vous avez besoin d’aide ou avez des questions, contactez FAO-ML@fao.org.

– Les demandes reçues après la date limite de dépôt ne seront pas acceptées.

– Seuls les certificats de compétence linguistique délivrés par les prestataires externes agréés par l’ONU et / ou les examens officiels linguistiques de la FAO (LPE, ILE, LRT) seront acceptés comme preuve du niveau de connaissance des langues indiquées dans les applications en ligne.

– Pour d’autres questions, visitez le site web de l’emploi de la FAO : http://www.fao.org/employment/home/en/

COMMENT PRÉSENTER SA CANDIDATURE

Pour présenter une candidature, veuillez remplir le formulaire en ligne que vous trouverez sur le site Taleo http://www.fao.org/employment/.

Seules les candidatures reçues par l’intermédiaire de Taleo seront prises en considération.

Il est demandé aux candidats de joindre une lettre de motivation au formulaire en ligne.

Les avis de vacance de poste seront retirés du site Taleo à 23 h 59 (heure d’Europe centrale) le jour de la date limite de dépôt des candidatures. Il est recommandé aux candidats d’enregistrer leur candidature bien avant la date limite.