Mission du Poste :

Assister le Directeur Général afin d’optimiser la gestion de son activité, organiser et coordonner la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liés à son domaine d’activité.

Activités principales : 

Organisation de l’agenda du Directeur Général

Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur Général et contrôler les échéances (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, etc.

Organiser les déplacements professionnels du DG ainsi que ses congés à l’étranger

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

Accueillir physiquement les rendez-vous.

Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, conseil d’administration, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).

Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

Organiser les visites internes et externes du DG

Assistance Administrative

Rédiger et soumettre les projets de note, de lettre ou de courriers

Veiller à la qualité des courriers sortants

Suivre certains dossiers qui sont confiés et alerter les échéances

Saisir à l’ordinateur le rapport de réunion hebdomadaire du Codir et assurer l’archivage numérique

Gestion, suivi et archivage des notes, courriers et documentation

Centraliser et traiter tous les courriers, dossiers, documents entrants et sortants et assurer le dispatching

Organiser le classement et l’archivage physique et numériques des documents

Suivre la circulation des parapheurs

Organiser et suivre les activités du coursier

Communication

Rédiger des supports de communication sur tous les événements qui se passent dans l’entreprise (articles, images, correspondances, reporting)

Assurer la rédaction du journal interne

Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Assurer la rédaction du journal interne

Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

Faire la revue des journaux et diffuser aux membres du CODIR

Suivi de l’évolution du cout de la vie

Collecter les informations du marché sur denrées de premières nécessités

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives au coût de la vie,

Activités annexes

Animer les activités OHSE

Centraliser les déclarations NM et suivre le traitement

Centraliser les checklists mensuelles et suivre les traitements

Assurer l’audit annuel du parc auto et moto

Assurer le reporting mensuel des NM et du NFR

Faire la déclaration des incidents et des accidents

Votre profil 

Formation souhaitée

Avoir un niveau de formation Bac+2/3 en en secrétariat, Comptabilité, Finances, et tout autre diplôme équivalent. 

Expériences nécessaires 

Avoir un minimum de 4 ans dans un poste de secrétariat de direction

Compétences :

Bilingue en Français et Anglais

Bonne capacité à travailler de manière autonome

Bonne capacité à communiquer à l’écrit et à l’oral en français

Bonne organisation et rigueur d’exécution des tâches confiées dans les temps impartis.

Bonne communication orale et écrite

Autonome, sens de l’initiative

Esprit ouvert sur sa mission et sur l’évolution de l’entreprise

Qualités Personnelles :

Rigueur, méthode,

Sens de l’organisation et de l’anticipation et de la gestion du temps,

Dynamisme et efficacité,

Disponibilité,

Qualités relationnelles, sens de l’accueil et de la représentation de l’entreprise,

Discrétion,

Goût du travail en équipe et du reporting,

Polyvalence

Exigences spécifiques : 

Discrétion professionnelle et confidentialité

Maîtrise de l’outil informatique,

Disponibilité

Technicité : Bonne connaissance de Word, Excel, PowerPoint

Pour postuler, visitez notre site www.rmo-jobcenter.com en déposant votre CV au plus tard le 10 juillet 2023.