Informations préliminaires sur le poste

Intitulé du poste          

Assistant (E) Administrateur 

Pays & base d’affectation

MALI/Ansongo

Rattachement hiérarchique

Responsable Administrateur

Création/Remplacement

Création

Date d’arrivée souhaitée

01/07/2022

Durée

06 MOIS RENOUVELABLE

Salaire fixé selon la grille PUI

Selon le profil du candidat

Informations générales sur la mission

Contexte

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 4 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France.

C’est en février 2013 que PUI est revenu au Mali, dans le cadre d’une mission exploratoire qui a conduit en octobre 2013 à la mise en œuvre d’un projet d’assistance médicale aux populations affectées par la crise, dans le district sanitaire de Bourem, région de Gao avec l’appui de l’Union Européenne – DG ECHO. Aujourd’hui PUI a les bases à Kidal, Ansongo, Gao, Bankass, Bandiagara et Sevare.

La stratégie de PUI au Mali s’articule autour de 2 axes : 1) valoriser une expertise en santé pour répondre aux besoins de soins de santé ; 2) développer une approche multisectorielle et étendre la capacité de réponse.

C’est dans ce cadre que PUI recherche un (e) Assistant(e) Administrateur basé à Ansongo pour ses opérations au Mali.

Description du poste

Objectif global

Sous la responsabilité du Responsable Administrateur et dans le respect du cadre défini par le Coordinateur Administratif et Financier, l’Assistant(e) Administrateur est en charge d’appuyer la gestion administrative financière et ressources humaines de la base d’Ansongo.

Objectifs spécifiques

Responsabilités et activités associées

1.         Tenue de la caisse

Ø  Elle/il effectue les paiements et autres encaissements (cash, transferts et virements) conformément aux règles et procédures de PUI ;

Ø  Elle/il effectue les paiements et suivi des avances ;

Ø  Elle/il effectue les avances sur salaires aux employés et le paiement des salaires en espèces si nécessaire ;

Ø  Elle/il vérifie le solde des journaux et réconcilie avec les données comptables ;

Ø  Elle/il garantit la sécurité physique de la caisse sous sa responsabilité ;

2.         Tenue de la comptabilité

Ø  Elle/Il saisit les opérations de caisse dans les outils comptables (main courante) par code comptable et code analytique (imputation budgétaire) en respectant les procédures PUI.

Ø  Elle/Il s’assure de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets et les bonnes lignes budgétaires.

Ø  Elle/Il vérifie la conformité des documents comptables de l’ensemble des opérations de la base selon les règles et procédures de PUI et suivi des régularisations.

Ø  Elle/Il participe à la vérification et consolidation des comptabilités des bases et des partenaires.

Ø  Elle/Il importe la comptabilité dans SAGA mensuellement et fait le suivi des avances ouvertes et à clôturer

Ø  Elle/Il prépare les rapports et suivis comptables et financiers

Ø  Inventaire physique de caisse à minima une fois par semaine.

Ø  Appui lors des audits internes et externes : extrait comptable, pièces justificatives etc.

Ø  Suivi des régulations (dans la comptabilité informatique et physique et dans les dossiers logistiques).

Ø  Elle/Il prépare et envoie après validation le reporting comptable mensuel au Responsable Administrateur.

Ø  Elle/Il édite les vouchers, supervise l’archivage des justificatifs.

Ø  Elle/Il participe à l’envoi des pièces justificatives comptables à la Coordination.

3.         Gestion administrative

Ø  Elle/Il effectue le suivi des paiements des charges mensuelles (eau, électricité, internet, éboueurs), du suivi des contrats afférents et des abonnements si besoin Identifier les sources de variations des charges le cas échéant pour l’ensemble de la base.

Ø  Elle/Il suit et accompagne des partenaires de PUI dans la gestion administrative et financière.

4.         Suivi des Ressources Humaines

Ø  Elle/Il contribue au processus de recrutement : diffusion des offres, organisation pratiques des tests techniques et entretiens oraux.

Ø  Elle/Il participe à l’accueil les nouveaux arrivants et suit les dossiers du personnel : il/elle participe au briefing administratif avec une présentation du kit d’accueil, des procédures admin, du contrat, du RI, de la charte PUI et du code de conduite.

 Elle/Il appuie au suivi de la constitution de leur dossier administratif individuel.

Elle/Il collecte les informations mensuelles de préparation des avances, de la paie et les transmet pour validation au Responsable Administrateur (absences, congés et justificatifs divers).

Ø  Elle/Il participe à la mise à jour mensuellement de tous les outils du pack RH de la base

Ø  Elle/Il assure la distribution, la signature et l’archivage des bulletins de paie de la base tous les mois.

Ø  Elle/Il participe au visa et à l’enregistrement des contrats de travail et pièces y afférentes

Ø  Elle/Il réalise le classement et l’archivage des documents RH suivant les procédures PUI ;

Ø  Elle/Il participe aux échanges et visites avec toute autorité de l’Etat relative au droit du travail

Ø  Elle/Il facilite la communication des notes de service ou toute autre information RH pertinente entre l’administration et l’ensemble du personnel.

Ø  Elle/Il participe à la demande de l’administration à diverses réunions (recrutement, formation etc.).

Ø  Participe à l’organisation des voyages et déplacements

5.            Supervision et Encadrement d’équipe

Ø  Supervise et encadre la cuisinière et l’agent d’entretien de la base

Ø  Planifie et suit les congés de l’équipe sous sa supervision

Ø  Suit et réalise les évaluations d’appréciations des performances de l’équipe sous sa supervision

Savoirs et Savoir Faire recherchés

Indispensable

Apprécié

Formation

4  Formation en Comptabilité, Gestion, Administration des entreprises ou des organisations, Management, Gestion ou Administration des Ressources Humaines, Management

4  Baccalauréat+2 ou Brévet de Technicien 2ème partie

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X

Expérience professionnelle

4  Min 1 an dans à un poste similaire dans une ONG Internationale ou en cabinet d’expertise comptable (pour le niveau Bac+2)

4  Expérience d’au moins trois (03) ans continue avec au moins deux (02) ans à un poste similaire dans une ONG Internationale ou en cabinet d’expertise comptable  (pour le niveau BT2)

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Connaissances & Aptitudes

4  Tenue de la comptabilité

4  Administration des Ressources Humaines

4  Archivage

4  Maitrise de Microsoft office (Excel, Word, Outlook…)

Langues

4  Français, Tamasheq et Sonrhaî

4  Bambara, Peulh

X

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Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)

4  Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité

4  Professionnalisme / sens des responsabilités

4  Ponctualité

4  Rigueur et précision

4  Détermination

4  Flexibilité face aux imprévus

4  Sens de l’initiative Autonomie et neutralité

4  Excellentes capacités de communication et de diplomatie

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, en lien avec l’objectif du poste, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat.  Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

Merci de privilégier l’envoi du CV et de la lettre de motivation par email sous la référence suivante « Assistant Administrateur basé à Ansongo » à l’adresse suivante : recrutement@premiere-urgence.ml au plus tard le 19/06/2022 à 00H00.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

NB :

-          Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique la référence du poste.

-          Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.

-          Il est porté à la connaissance des candidat(e)s que Première Urgence Internationale ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.