Description

AVIS DE RECRUTEMENT

Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) est une institution indépendante et neutre qui fournit protection et assistance aux victimes de conflits armés et d'autres situations de violence. Il apporte une aide humanitaire dans les situations d'urgence et s'emploie également à promouvoir le respect du droit international humanitaire et son intégration dans les législations nationales.

Dans le cadre de ses activités au Mali, le CICR recherche pour sa sous-délégation à Gao au Mali :           

Assistant (e) Administratif 1 - Gao

Minimum requis - Formation et expérience professionnelle 

Diplôme d’études secondaires ou formation équivalente.

Excellente maîtrise du français et une bonne maîtrise de l’anglais.

Excellentes connaissances informatiques, notamment des logiciels Microsoft Office et SharePoint, ainsi que de l’application Outlook.

2 ans de poste de secrétariat.

Responsabilités

Veille à l’application des instructions et des procédures en matière de gestion de l’information (GI) dans la sous-délégation et dans le bureau de Ménaka, sous la supervision du chef de sous-délégation et de l’équipe en GI à Bamako.

Assure un flux optimal et structuré de l’information professionnelle de la sous-délégation (groupes de distributions, bases de données, espaces collaboratifs, etc.) avec le support de l’équipe en GI à Bamako.

Briefe tous les nouveaux collaborateurs sur la gestion de l’information dans son ensemble, forme les utilisateurs sur les outils en GI et s’assure que les règles et procédures en GI en général sont respectées par collègues de la sous-délégation et du bureau de Ménaka.

S’assure que l’archivage des documents papiers (conservation, mise en boîte, bordereau de transfert, bordereau de destruction, etc.) de la sous-délégation et du bureau de Ménaka est fait par les différents départements et transférer à la délégation de Bamako le moment venu.

Lorsque nécessaire, coordonne avec les Access Managers à Bamako et le département ICT, les nouveaux profils et les demandes d’accès aux différents outils en GI uniquement.

Rédige les comptes rendus des réunions du management et assure le classement des documents et leur envoi à la délégation, lorsque nécessaire ou la demande du management.

Assure les tâches liées au secrétariat du management de la sous-délégation ainsi que du suivi et de la mise à jour de son agenda et des interlocuteurs.

Rédige des lettres standards pour le Management et supervise la correspondance de la sous-délégation.

Suivi du planning des mouvements et mise à jour de l’organigramme de la sous-délégation.

Lorsque la réceptionniste est absente, enregistre, scanne, photocopie, traite et distribue les courriers papiers et électroniques adressés à la sous-délégation y compris les bordereaux et gère le stock d’économat mis à sa disposition. Met à jour la liste de téléphones internes de la sous-délégation et du bureau de Ménaka. Gère le standard téléphonique et accueil les visiteurs.

Gestion de l’information (60 %)

Contribue à la mise à jour de l’information générale dans les outils de références (TS, banques de données, etc.) et gère la messagerie du site (Shared Mailbox) de manière autonome.

Sous la supervision du chef de sous-délégation respecte et fait respecter la gestion du classement des documents de travail (papier et électronique) de la sous-délégation ;

Forme et encadre les collègues sur les procédures en gestion de l’information et supervise leur application avec le support de l’équipe en gestion de l’information à Bamako.

Forme les collègues sur les outils en lien avec la gestion de l’information (Team Space, Lotus Notes, Outlook, Skype for Business, MS Teams, iKeep, iSearch, etc.), avec le support de l’équipe en gestion de l’information à Bamako.

Briefing pour tous les nouveaux arrivants sur le fonctionnement du secrétariat de la sous-délégation (aspects pratiques), ainsi que sur la Gestion de l’information (outils, sécurité, confidentialité, rôles).

Sensibilise les collègues à la gestion de l’information dans sa globalité (sécurité de l’information, niveaux de confidentialité, rôle des assistants en GI), ainsi que tous projets en GI, avec le support de l’équipe en gestion de l’information à Bamako.

Forme les collègues aux règles du protocole de la correspondance du CICR et s’assure que toute la correspondance sortant de la sous-délégation soit conforme au protocole.

Connaît et fait appliquer les règles en matière de signatures dans la sous-délégation, selon les directives institutionnelles.

Explique la gestion du classement de la sous-délégation pour les documents électroniques et papier ; conseille/donne du support aux unités pour organiser leur classement.

Assure le monitoring du travail accompli par les unités (métadonnées, publication des documents sur la TS) ainsi que la mise à jour régulière des bases de données «Services and Task Management Database» (STM); fait les rappels nécessaires, avec le support de l’équipe en gestion de l’information à Bamako.

Explique, supervise et, si nécessaire, donne un support aux départements de la sous-délégation et le bureau de Ménaka pour l’archivage des documents et l’envoi des boîtes d’archives à la délégation.

Veille à l’application des règles en matière d’identité visuelle dans les présentations externes et internes, le papier en tête.

Maintient à jour ses compétences sur les outils standards (de messagerie, partage, etc.) ; s’implique dans toute évolution des pratiques ou des outils, se forme afin de mieux accompagner les changements.

Support au Management (30 %)

Rédige la correspondance de manière autonome pour le Management et supervise la correspondance et l’application du protocole par les autres départements de la sous-délégation.

Filtre et priorise les demandes orales/écrites et documents auxquels elle a accès et s’assure que les réponses sont rédigées par les départements concernés.

Prépare des dossiers sur des thèmes particuliers (dossiers de briefing pour visites du siège ou externes)

Compile/finalise des documents ou des présentations externes à la demande du Management.

Tient à jour l’organigramme de la sous-délégation et supervise la mise à jour des organigrammes des autres départements.

Gère l’agenda du chef de sous-délégation.

Génère les SR dans JDE sur demande du Management.

Tâches de secrétariat et réception (10 %)

Lorsque la réceptionniste est absente, enregistre, scanne, photocopie, traite et distribue les courriers papiers et électroniques adressés à la sous-délégation y compris les bordereaux, et gère le stock d’économat mis à sa disposition. Met à jour la liste de téléphones internes de la sous-délégation et du bureau de Ménaka.

En l’absence de la réceptionniste assure l’enregistrement du courrier entrant sur la TS et sa distribution au sein des départements. Organise l’enregistrement du courrier sortant de la sous-délégation et coordonne avec le dispatch la livraison de ce dernier aux interlocuteurs.

En l’absence de la réceptionniste, gère le standard téléphonique de la sous-délégation, tient à jour le registre des appels entrants/sortants et accueil les visiteurs.

TÂCHES SUPPLÉMENTAIRES

Assure le suivi de la correspondance et de tous les messages professionnels échangés avec les contacts et les départements concernés.

Comprend les objectifs de la délégation et a une bonne connaissance du Mouvement et des autres parties prenantes.

Collecte et diffuse de l’information pour améliorer la compréhension par le CICR de l’environnement, de la situation humanitaire et des interventions menées.

Représente le CICR de manière appropriée pendant les activités, lors des réunions et sur le terrain, et évite tout comportement qui pourrait porter atteinte à l’image de l’institution.

Prend en charge son perfectionnement et son développement professionnels.

Dossier de candidature 

Les candidats qui souhaitent postuler doivent envoyer leur CV (avec 3 personnes de référence) et leur lettre de motivation à l’attention du Manager des Ressources Humaines à l’adresse email uniquement : gao_recrutement_services@icrc.org

Exception : pour souci de connexion, les candidats des régions Nord du Mali (Uniquement), peuvent déposer, sous pli fermé, leurs dossiers aux adresses suivantes : Sous délégation du CICR à Gao au quartier château secteur IV ; Bureau du CICR à Ménaka au deuxième quartier, face à la radio Adar Ménaka, Sous délégation du CICR à Kidal, Etambar, Sous délégation du CICR à Tombouctou, Quartier Hamabangou-route de Ber à l’attention du HR Manager La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 28/03/2022.

« Les candidatures féminines sont fortement encouragées »

NB : Mentionner dans l’objet de votre message électronique :

                     " Assistant (e) Administratif 1 - Gao"

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.

Le CICR est attaché à la diversité et déterminé à assurer un environnement de travail inclusif. Nous examinerons avec intérêt les candidatures de toutes les personnes qualifiées.

« Le CICR n'exige de paiement à aucune étape du processus de recrutement »