Description

Intitulé du poste :  Assistant (e) Administratif (ve)

Localisation :

Kayes, Mali ; possibilité de déplacement sur le terrain (Districts sanitaires de Kayes et de Kita)

Date limite pour postuler : 

14 juin 2024 à 12H00

Contexte

Le projet PLURIELLES « Renforcer la santé et les droits sexuels et reproductifs au Bénin, au Burkina Faso et au Mali » est financé par Affaires mondiales Canada (AMC). Il est mis en œuvre par le Consortium formé de Santé Monde, Avocats sans frontières Canada (ASFC) et la Société de coopération pour le développement international (SOCODEVI), trois organisations canadiennes.  

D’une durée prévue de sept ans (2021-2027), ce projet intervient dans les secteurs de la santé, du développement économique et des droits humains. PLURIELLES vise ultimement l’exercice accru des droits relatifs à la santé par l’amélioration de la qualité, l’accès et la demande de services adaptés en santé et droits sexuels et reproductifs (SDSR) pour les femmes et les adolescentes en situations de vulnérabilité et de marginalisation. Il est mis en œuvre dans trois pays à savoir : Bénin (département du Mono), Burkina Faso (région des Cascades) et Mali (région de Kayes).  

Sommaire de la fonction

Sous la supervision immédiate du Responsable Administratif et Financier du projet au Mali, la personne titulaire de ce poste, en conformité avec l’Accord de contribution du projet PLURIELLES, fournira un appui administratif et logistique au projet PLURIELLES :

Responsabilités et tâches

Organisation de réunions/ateliers

Organiser des réunions/ateliers à l’intérieur et à l’extérieur de Kayes ;

Prendre des notes et rédiger des procès-verbaux pendant les réunions ;

Organiser des conférences virtuelles, distribuer des invitations, etc. ;

   Administration et gestion de bureau :

Réception, enregistrement et expédition des courriers externes et des courriels afin d’en assurer la bonne classification ;

Accueillir et filtrer les visiteurs, réceptionner, enregistrer et expédier la correspondance externe et interne ;

Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la saisie des documents, la copie, la reliure, la numérisation des documents comptables, administratifs et du projet, etc. ;

Gérer la petite caisse et s’assurer que les dépenses effectuées respectent les procédures de l’organisation et toujours disposer de la liquidité planchée ;

Faire les arrêtés de caisses mensuels ;

Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses ;

Rédiger les correspondances à envoyer aux partenaires et services techniques ; ;

En collaboration avec le comptable logisticien, assurer le suivi des fournisseurs ponctuels et réguliers du Projet (ex. frigoriste, jardinier, hôtels, sécurité, etc.). 

S’assurer du bon fonctionnement du bureau et de la disponibilité du matériel bureautique ; 

Préparation des ordres de mission ;

Effectuer toutes autres tâches connexes nécessaires à la bonne marche du bureau et des activités

Profil recherché

Diplôme de secrétariat, assistant de direction, administration ou dans un domaine connexe niveau bac+2 minimum ;

Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion de bureau ;

Expérience dans l’environnement des ONG et de préférence des ONGs internationales.

Atouts

Compétences en matière de gestion financière ;

Capacité avérée à rédiger des rapports ;

Capacité à travailler sous pression.

Capacité à travailler efficacement avec un minimum de supervision et à respecter les délais ;

Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités ;

Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes ;

Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale ;

Solides compétences en matière d’organisation et de planification du travail ;

Maîtrise de MS Office et bonne connaissance des logiciels de traitement de texte et autres applications bureautiques pertinentes ;

Capacité à traiter des informations sensibles de manière confidentielle.

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de fournir :

Une lettre de motivation

Un curriculum vitae détaillé faisant état des expériences professionnelles du candidat ou de la candidate dans le domaine recherché

Les noms et contacts de trois personnes de référence à contacter au besoin

Les candidatures doivent être adressées uniquement par courrier électronique, au plus tard le vendredi 14 juin 2024 à 12H00, à l’adresse suivante : moussa.danioko@santemonde.org en indiquant l’intitulé du poste en objet.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Nous respectons les principes d'équité en matière d'embauche. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Au plaisir de vous rencontrer !