DESCRIPTION DU POSTE

Intitulé du poste

Assistant (e) aux achats / Procurement Assistant

Nombre de postes

UN (1)

Superviseur hiérarchique direct :

Logistics Manager / Logistics Officer

Lieu d’affectation :

Possibilité sur tous les bases d’implémentation des activités

Description de la fonction :

L'assistant (e) aux achats travaille sous la supervision du responsable de la logistique ou d’un officier logistique. L'assistant (e) aux achats est responsable de l'achat de biens/ services et de la réalisation de toutes les activités liées aux achats, en fonction de son niveau de connaissances et d'expérience, conformément aux politiques et procédures d'achat de International Medial Corps.

Conformité et respect des politiques internes :
Le Titulaire du poste :

• S’engage à respecter le code de conduite de IMC et la politique de respect des bénéficiaires et de prévention d’abus de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants ;

·         S’engage à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm ;

·         Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC ;

·         S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte ;

·         Maintien et respect de standards et procédures internes de IMC en ce qui concerne : l’Honnêteté, la transparence, construit la confiance, le respect de procédures, etc.

Responsabilités :

L’Assistant (e) a les responsabilités spécifiques suivantes 

1. Mener des études de marché, collecter des devis, tenir à jour les dossiers des fournisseurs, évaluer les performances des fournisseurs et assurer la confidentialité des achats ;
2. Assurer la coordination de la pré qualification et de l'enregistrement des fournisseurs ;
3. Veiller à ce que la passation de marchés soit effectuée conformément aux procédures de passation de marchés de l'organisation IMC ;
4. Négocier les délais de livraison et les prix tout en veillant à ce qu'il y ait un bon rapport prix/qualité ;
5. Informer le demandeur et l'équipe technique de la livraison des articles pour le contrôle de la qualité ;
6. Veiller à ce que le contrôle de la qualité soit correctement documenté ;
7. Veiller à ce que la fiche de suivi des marchés publics (Procurement Status Report) soit mise à jour quotidiennement ;
8. S'assurer que le catalogue des fournisseurs est mis à jour et que les nouveaux fournisseurs sont enregistrés conformément à la procédure d'enregistrement des fournisseurs ;
9. Veiller à ce que les marchés soient passés uniquement avec des fournisseurs enregistrés auprès de IMC afin d'éviter les problèmes de conformité ;
10. Veiller à ce que les vérifications soient effectuées pour tous les marchés nécessitant une vérification sur les plateformes de l’organisation (RPS) et que des copies soient jointes aux documents de marché
11. Veiller à ce que les documents de passation de marchés complets (PR, RFQ, offres/soumissions, analyse comparative, résumé des offres de marchés, formulaire d'enregistrement des fournisseurs/documents administratifs et bon de commande/contrat) soient présentés pour examen et approbation ;
12. Maintenir des systèmes de classement précis, avec des dossiers documentés et étayés (scannés et imprimés) des actions à des fins d'audit et de conformité ;
13. Suivez la feuille de suivi des demandes et tenez le demandeur régulièrement informé jusqu'à la fin de l'acquisition ;
14. Rassemblez les documents requis et soumettez le dossier d'achat complet pour le paiement après la livraison ;
15. Conserver des copies et archiver les dossiers de fourniture par subvention (projet) ;
16. Obtenir des signataires pour les documents relatifs aux dossiers d’achats ;
17. Veiller à ce que le système de suivi des contrats et des contrats cadres soit mis à jour chaque mois ;
18. Préparer des demandes de devis et communiquer avec les vendeurs ;
19. Préparer les demandes d'achat, les devis, le résumé des offres d'achat, les bons de commande et autres documents inclus pour assurer la rigueur des travaux en suivant les procédures et les directives de l’organisation avant de les soumettre à l'approbation des signataires
20. Analyser les PR et combiner les achats selon les besoins pour réduire la redondance d'achats similaires ;
21. Assurer une utilisation efficace et efficiente de toutes les ressources afin de maintenir les coûts à un niveau bas et de garantir la sécurité sur le lieu de travail ;
22. Contribuer aux rapports mensuels sur les achats (fiche de suivi des achats) destinés au responsable des achats.

Faites preuve de souplesse et gérez votre temps en conséquence, afin d'être prêt à vous atteler à d'autres tâches correspondant à votre rôle et à votre niveau d'expérience, dans des délais très courts.

Collaborer de manière proactive avec votre superviseur et le personnel clé (coordinateur de programme, des finances et de terrain) sur toutes les acquisitions liées à la mise en œuvre du projet, afin de veiller à ce que les acquisitions sur les sites soient effectuées dans les délais impartis.

Relations professionnelles et représentation :

-          Contribuer à la création d'une image positive et la crédibilité globale de l'organisation, notamment par l'application du Code de Conduite validé par le HCT du Mali, l'éthique et les valeurs d’IMC.

Conformité dans les processus de passation des marchés :

-          Veiller au respect des politiques et procédures du manuel des achats, des règlements des donateurs et des lois locales.

-          Veiller à ce que l'acquisition et la livraison des produits, en particulier ceux qui sont soumis à la réglementation américaine en matière de conformité des exportations, soient conformes aux licences applicables et soient correctement documentées.

-          Veiller à ce que la vérification de l'éligibilité des fournisseurs soit effectuée en temps utile, mise à jour régulièrement et enregistrée de manière appropriée.

-          Veiller à ce que le protocole antiterroriste de l'organisation soit observé et respecté.

Confidentialité

Veiller à la confidentialité de toute information acquise dans l’exercice de ses fonctions relative aux pratiques et activités de International Medical Corps, et ne la divulguer à toute autre personne ou organisation sans autorisation préalable, sauf dans l’exécution normale des tâches susmentionnées.

Profil du Candidat

• Minimum BAC + 3 en Logistique, Transport ou Informatique ou un cursus académique – et/ou diplôme équivalent ;
• Avoir une expérience de 2 ans minimum (obligatoire) à un poste similaire au sein d’une organisation humanitaire ou d’une agence des nations unies ou dans le secteur public ou privé ;
• Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs ;
• Disponibilité et flexibilité pour effectuer de longues heures de travail ;
• Être attentif aux détails ;
• Excellentes compétences interpersonnelles et d'équipe ;
• Maitrise de l’outil informatique avec un niveau avancé sur Excel, Word et Teams ;
• Bonnes compétences en matière de passation de marchés ou capacité à apprendre.
• Aptitude à écrire, parler et comprendre le français à un niveau de compétence élevé.
• Pouvoir organiser son travail et établir des priorités ;
• Français obligatoire ;
• Anglais est nécessaire pour le traitement des dossiers d’achat

Promouvoir activement les normes PSEA (Prévention de l’exploitation et des abus sexuels) au sein de International Medical Corps et auprès des bénéficiaires services par International Medical Corps ;

Selon le cas, maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d’éthique de International Medical Corps et des bailleurs de fonds et adhérer à ces normes. Effectuer le travail avec le plus haut niveau d’intégrité.