Description

Termes de Reference

Assistant (e) aux Opérations

Activité des Systèmes de Marché du Mali

Sous zone de Sikasso

A propos de CNFA

CNFA est une organisation internationale de développement agricole spécialisée dans la conception et la mise en œuvre d'initiatives agraires durables, basées sur l'établissement des entreprises. Nous travaillons avec des entreprises, des fondations, des gouvernements et des communautés pour établir des partenariats locaux et mondiaux personnalisés qui répondent à la demande croissante de produits alimentaires dans le monde. Depuis notre création en 1985, nous avons conçu et mis en œuvre des initiatives de développement agricole basées sur l'établissement des entreprises pour faciliter l'accès au marché, renforcer la compétitivité de l'agroalimentaire, augmenter la productivité et améliorer l'accès aux intrants et au financement dans 47 pays du monde entier.

Context du Projet

L'activité des systèmes de marché du Mali, financée par l'USAID, Sugu Yiriwa ("développement du marché" en bambara), est un projet de cinq ans, qui débutera au début de 2021 et sera mis en œuvre par la CNFA. Sugu Yiriwa vise à habiliter les acteurs privés et publics du marché à travers le système de marché dans 46 communes de la sous-zone de Sikasso pour apporter un changement systémique et durable. Les interventions de Sugu Yiriwa adresseront aux contraintes et favoriseront des relations bénéfiques dans l'ensemble du système de marché, le transformant de fragmenté et informel à dynamique, organisé et inclusif.

Dans le cadre la mise en œuvre des activités d’urgence pour atténuer les impacts des crises sur les moyens de susbistances des populations maliennes, Feed The Future Sugu Yiriwa lance un avis de recrutement pour la recherche de deux Assistant(e)s pour ses bureaux, basés respectivement à Bougouni et Koutiala.

Lieux de travail:

Bougouni et Koutiala, Mali

Poste et responsabilités:

L’Assistant(e) aux Opérations de Sugu Yiriwa travaillera sous la supervision directe du Chargé  des Finances et Opérations, basé à Sikasso appuiera dans la gestion des opérations.

Il/elle apportera un support administratif aux équipes terrain dans la mise en œuvre des activités du projet Sugu Yiriwa et sur toute question liée à la comptabilité. 

A ce titre il/elle exercera spécifiquement les fonctions suivantes, y compris, mais sans s'y limiter:

Fournir un appui financier, opérationnel et administratif aux équipes de Sugu Yiriwa dans la mise en œuvre des activités ;

Aider à préparer et à organiser des activités sur le terrain telles que des formations, des ateliers, des foires, etc.

Soutenir les équipes techniques dans l'organisation et le paiement des frais de prise en charge aux parties prenantes lors des activités (tels que les perdiems, les frais de transport et d'hébergement);

En collaboration avec les communautés et les équipes de projet, fournir un appui dans la planification des activités de livraison et de distribution des produits aux bénéficiaires ;

Assurer les opérations quotidiennes sur les sites du projet et soutenir le bureau de Sikasso au besoin ;

Tenir à jour la documentation et les rapports nécessaires sur les activités du site d’intervention conformément aux directives de la CNFA ;

S'assurer que la documentation susmentionnée est en bon état pour l'utilisation du système comptable ;

Effectuer les décaissements et le versement des avances, dans le respect des procédures établies ;

Faire le suivi des avances prises au cours du mois et s’assurer de leur liquidation ;

Effectuer les paiements en cash suivant les procédures de la CNFA ;

Appuyer dans l’édition des vouchers des pièces comptables et l’archivage des justificatifs;

Assurer la remontée des pièces justificatives des paiements effectués pour le traitement comptable et archivage ;

Appuyer dans l’organisation de la logistique liées aux missions du personnel, des formations/ateliers ;

Assurer l’archivage physique et informatique des documents comptables

Exécuter toutes'autres missions ou tâches à la demande de la hiérarchie.

Qualifications clées:

Avoir au moins un DUT en comptabilité/Gestion administrative, en logistique ou un domaine similaire est préférable,

Avoir au moins 3 ans d’expériences professionnelles, dans un poste similaire au sein des ONG ou Agences internationales de développement serait fortement appréciée ;

Expérience dans la gestion administrative et comptable au sein des ONGs ;

Maîtriser les logiciels de traitement de textes et tableurs (Word, Excel, Outlook…)

Bon sens de l'organisation et bonnes capacités de communication verbale et écrite,

Capacité d'interface avec un haut degré de professionnalisme, d'adaptabilité et d'organisation,

Être un membre d'équipe très motivé et avec une autonomie opérationnelle,

Être capable d'effectuer plusieurs tâches et de fonctionner dans un environnement en évolution rapide,

Être attentif aux détail et de la précision est indispensable,

Expérience antérieure dans l'organisation de voyages, de logistique et d'opérations dans les projets,

La maîtrise du français est requise et l'anglais sera un atout,

La connaissance et la compréhension des règles et exigences opérationnelles applicables de l'USAID sont un atout,

Une bonne compréhension du contexte des sites du projet et des mesures d'atténuation des risques est préférable.

Ce poste est ouvert uniquement aux ressortissants maliens ou résidents du Mali.

Si vous êtes intéressé(e) par le poste, veuillez envoyer votre dossier de candidature (CV détaillé, incluant au moins de trois (03) personnes de références professionnelles et une letttre de motivation à l’adresse suivante: applications@cnfa-mali.org;   avant la fin de la journée (17 :00pm) du 27 janvier 2023. Merci d’indiquer le titre et localité du poste à l’objet du courrier électronique « Assistant(e) aux opérations », une condtion pour que votre candidature soit considérée.

Scope of Work

Operations Assistant

Mali Market Systems Activity

Sikasso Sub-Zone

About CNFA:

CNFA is an international agricultural development organization that specializes in the design and implementation of sustainable, enterprise-based agrarian initiatives. We work with businesses, foundations, governments, and communities to build customized local and global partnerships that meet the world’s growing demand for food. Since our inception in 1985, we have designed and implemented enterprise-based agricultural development initiatives to facilitate market access, enhance agribusiness competitiveness, increase productivity, and improve access to inputs and financing in 47 countries worldwide.

Project Background:

The USAID-funded Mali Market Systems Activity, Sugu Yiriwa (“market development” in Bambara), is a five-year project, starting in early 2021 and implemented by CNFA. Sugu Yiriwa aims to empower private and public market actors across the market system in 46 communes in the Sikasso sub-zone to affect sustainable, systemic change. Sugu Yiriwa interventions will address constraints to and foster beneficial relationships across the market system, transforming it from fragmented and informal to vibrant, organized, and inclusive.

As part of the implementation of emergency activities to mitigate the impacts of the crises on the livelihoods of the Malian population, Feed The Future Sugu Yiriwa is launching a recruitment notice for two Assistants for its offices, based respectively in Bougouni and Koutiala

Job Location:

Bougouni, Koutiala, Mali

Duties and Responsibilities:

Sugu Yiriwa Operations Assistant will work under the direct supervision of Finance and Operations Officer, based in Sikasso, will provide administrative support to the field teams in the implementation of Sugu Yiriwa project activities and on all matters related to accounting. 

In this capacity, he/she will specifically perform the following duties, including but not limited to:

Provide financial, operational and administrative support to Sugu Yiriwa sites implementating activities;

Assist in preparing and organizing field activities such trainings, workshops, fairs, etc

Support the technical teams in arranging, and paying activity expenses (perdiems, transport, and accommodation fees) to stakeholders;

In collaboration with the communities and project teams, provide support in product planning, delivering and distribution activities to the beneficiaries;

Ensure the day-to-day operations in project’s sites and support Sikasso office as needed;

Maintain necessary site activity documentation and reporting in accordance with CNFA guidelines;

Ensure the above-mentioned documentation are in good shape for the use of accounting system;

Make disbursements and advance payments in accordance with established procedures;

Follow up on the advances taken during the month and ensure their liquidation;

Make cash payments in accordance with CNFA procedures;

Support in the edition of vouchers of accounting documents and the archiving of supporting documents;

Ensure the return of supporting documents for payments made for accounting processing and archiving;

Support in the organization of logistics related to staff missions, training/workshops;

Ensure the physical and computerized archiving of accounting documents

Execute and take over all other missions or tasks at the request of the hierarchy

Execute other assignments or tasks at the request of the hierachy or program senior management staff.

Key Qualifications:

Minimum of a university degree in accounting/administrative management, logistics or a similar field is preferred,

At least 3 years of professional experience in a similar position in NGOs or international development agencies would be highly appreciated;

Experience in administrative and accounting management within NGOs;

Proficiency with Microsoft Office programs, including Word, Excel, Outlook;

Good organization skills and good verbal and written communication skills,

Ability to interface with a high degree of professionalism, adaptability and organization,

Be a highly motivated team member and self-starter,

Be able to multi-task and operate in a fast-paced environment,

Attention to detail and accuracy is a must,

Prior experience arranging travel, logistics and operations in Mali,

Fluency in French required and English preferred,

Knowledge and understanding of applicable USAID operational rules and requirements is an asset,

Good understanding of the project sites context, and risk mitigation measures is preferred.

This position is open to Malian Nationals or Residents of Mali only.

To apply for this position, please submit your detailed CV, including at least the of three (3) professional references and a cover letter to: applications@cnfa-mali.org;  by January 27, 2023 at 5:00 pm (close of business). Please indicated the location and the title of the position in the subject “Operations Assistant”, a condition for your application to be considered.