Assistant(e) Administratif (ve) à Mopti

Le poste est à pourvoir le plus tôt possible. Le lieu de recrutement est Mopti. Le lieu de travail est la région de Mopti. Le poste correspond au groupe de salaire SG4.

Sous la supervision de l’Expert Admin RH à Mopti, l’Assistant (e) Administratif (ve) sera responsable d’appuyer le service des ressources humaines, de fournir une aide dans les services de secrétariat/administratif et d’assurer le bon fonctionnement du bureau.

Vos missions principales

• • Répondre, filtrer, transférer et / ou renvoyer les appels téléphoniques et les messages
  • Enregistrer et distribuer la correspondance entrante et sortante, notamment les fax, les e-mails, les colis et les messages remis en main propre et faire le suivi des réponses
  • Taper la correspondance officielle, les rapports et autres documents
  • Faire des photocopies et numériser des documents, lorsque nécessaire
  • Assister à des réunions / ateliers internes, rédiger les procès-verbaux et les distribuer
  • Aider à la gestion logistique et à la documentation des réunions, ateliers, séminaires et autres activités de projet à l’intérieur et à l’extérieur du bureau
  • Aider dans la logistique des programmes de visites, gérer les déplacements (billets, réservations de vols et d’hôtels, transports, etc.)
  • Effectuer des traductions sur demande
  • Offrir des rafraîchissements aux visiteurs et entretenir une communication agréable
  • Surveiller les calendriers et contrôler les échéanciers
  • Tenir et mettre à jour l’ordre du jour et la liste des événements
  • Mettre régulièrement à jour la liste du personnel du projet / programme et l’organigramme
  • Signaler le matériel de bureau endommagé et organiser et contrôler l’entretien et les réparations
  • Mettre en place et tenir à jour le système de classement et les bases de données
  • Garantir la confidentialité vis-à-vis du personnel et des données financières
  • Mettre régulièrement à jour la liste des adresses de contact (numéros de téléphone / fax, e-mail)
  • Conserver et mettre à jour les copies principales des rapports / documents liés au projet
  • Organiser la bibliothèque du projet (rédiger la bibliographie, commander les documents professionnels, renouveler les abonnements, etc.)
  • Appuyer dans la mise à jour régulière des dossiers du personnel ;
  • Appuyer le Responsable RH dans les activités telles que le recrutement, la paye etc…
  • Faire le suivi des validations (interne et externe) des contrats de travail.

Votre profil

• • Au minimum Bac+2 en gestion de ressources humaines ou équivalent
  • 1 à 2 années d’expérience professionnelle dans un poste similaire
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
  • Obtient et transmet des informations en vue d’effectuer une tâche
  • Capacités en travail d’équipe

Notre offre

Nous vous proposons de travailler au sein d’une équipe très motivée et d’assumer des responsabilités importantes. En outre, nous proposons un temps de travail flexible, pour pouvoir concilier travail et famille. Notre offre comporte également une phase d’introduction. En cas de qualifications équivalentes, une préférence sera accordée aux personnes handicapées. Nous vous transmettons volontiers la description de poste, si vous le souhaitez.

Veuillez envoyer votre candidature via notre système de recrutement avant le 22 janvier 2024.

*Welthungerhilfe valorise la diversité et garantit un environnement de travail inclusif et non discriminatoire. Nous acceptons les candidatures de personnes dûment qualifiées provenant de tous les secteurs de la société.