Résumé du poste

L’Assistante de direction est chargée de la gestion du secrétariat, et de la réception du bureau de Coordination de Help au Mali sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Pays 

Responsabilités et Tâches

Sous la supervision directe du Directeur Pays, l’Assistante de direction a pour responsabilité la gestion optimale du secrétariat de la coordination de help et de l’agenda du Directeur pays. A ce titre elle/il est responsable de :

Secrétariat/Réception :

• Assurer le secrétariat du Directeur Pays,
• Assure un flux optimal et structuré de l’information professionnelle du bureau de Help au Mali,
• Rédige des lettres standards et supervise la correspondance du bureau de Help à Bamako ; rédige les comptes rendus des réunions de Coordination, assure le classement des documents et son envoi sur le terrain si nécessaire
• Réceptionne, enregistre, scanne, photocopie, traite et distribue le courrier papier et électronique adressé au bureau de Help (bordereaux) et gère le stock d’économat (fournitures) mis à sa disposition.
• Organise les activités de la réceptionniste (téléphone, accueil, welcome…) pour un fonctionnement optimal.
• Gérer efficacement l’agenda du Directeur Pays,
• Organise les visites et rencontres du Directeur pays,
• Rédige toutes les correspondances du Directeur pays et des autres départements de help au Mali,
• Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
• Rédige en français la correspondance protocolaire ou informelle de manière autonome, selon les demandes.
• Filtre et priorise les demandes orales/écrites et documents auxquels elle a accès – et assure leur traitement de manière proactive ;
• Assure l’accueil et le suivi des interlocuteurs du management et aide à l’organisation d’événements protocolaires.
• Participe à la mise en pratique des règles de correspondance et de protocole Help Mali ; s’assure que toute la correspondance sortant de la sous-délégation soit validée correctement ; connaît et fait appliquer les règles en matière de signatures au bureau de la coordination, selon les directives institutionnelles et en collaboration avec le Head of Finance and Administration.
• Veille à l’application des règles en matière d’identité visuelle dans les présentations externes, le papier en tête et au respect des règles des signatures.
• Maintient à jour ses compétences sur les outils standards (de messagerie, partage, intranet, etc.); s’implique dans toute évolution des pratiques ou des outils, se forme afin de mieux accompagner les changements.
• Regroupe et met à jour les formulaires administratifs. Les met ensuite à disposition des utilisateurs du bureau de Help Mali (électroniques ou sur papier). Renforce et soutient les départements, selon les nécessités.
• Organise un briefing à tous les nouveaux employés de Help Mali sur la gestion de l’information et les procédures administratives. Encadre ses collègues sur l’application de celles-ci et le fait respecter.
• Soutient les départements dans l’organisation de leurs réunions ou séminaires.
• Gérer les rendez-vous du Directeur Pays en particulier et celui du personnel de Help Mali en général ;
• Rédiger les correspondances administratives si nécessaire ;
• Assurer les impressions, photocopies, compilation des documents supports pour les programmes ;
• Réaliser toutes autres tâches qui pourraient lui être demandées par son superviseur.

Sécurité et code de conduite : Appliquer les procédures et règles de sécurité en vigueur chez Help.

Contacts et Relations : Elle collabore étroitement avec son superviseur, les visiteurs et tous les autres départements. Elle doit soumettre à son superviseur toutes les contraintes majeures qu’elle rencontre dans l’exécution de sa fonction.

Conditions de travail :

L’Assistante de direction est basée à Bamako. Elle doit pouvoir travailler en dehors des heures normales de service pour satisfaire les exigences de Help. Il est évident que les normes de confidentialité à respecter par la titulaire du poste sont d’un niveau très élevé.

Compétences

• Être titulaire d’un diplôme Bac +3 minimum dans le domaine du secrétariat, Administration et ou domaine connexe ;
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq (05) ans dans le domaine du secrétariat/ assistance de direction ;
• Partager les valeurs de base, la vision et la mission de Help ;
• Être disponible immédiatement.
• Excellente connaissance de l’outil informatique (parfaite maîtrise des logiciels Word, Excel, Power Point, Outlook, Access) ;
• Très grande discrétion dans le traitement et la gestion du courrier ;
• Capacité à lire, à écrire et à communiquer en français et en anglais ;
• Aptitude à travailler sous pression ;
• Aptitude à travailler en équipe ;
• Capacités à travailler avec les partenaires institutionnels et privés (partenaires étatiques, O.N.G, coopérations bilatérales et multilatérales) ;
• Disponibilité, accueil / courtoisie et convivialité (sans excès).

Dossier à fournir

Les dossiers de candidatures, contenant un CV et une lettre de motivation peuvent être envoyés à l’adresse électronique suivante : malirecruitment@help-ev.de en mettant en copie : h.toure@help-ev.de au plus tard le 11 novembre 2021, en précisant scrupuleusement la nature du poste « Assistante de Direction » dans l’objet.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les entretiens.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

L’ONG Help demandera aux candidats présélectionnés les copies des diplômes, attestations, certificats de travail et/ou de formation ultérieurement.