L’Associé(e) au projet travaillera en étroite collaboration avec l’analyste financié et l’assistant administratif du portefeuille Etat de droit et prévention des conflits, le personnel des opérations, des programmes et des projets pour résoudre les problèmes liés à la mise en œuvre et aux finances du projet.

3. Scope of Work (5 to 7 items only)

Sous la direction du chef d’équipe anti-corruption, l’associé(e) au projet assure l’exécution efficace des services et des processus administratifs et financiers du projet LUCCEI.

Objectifs spécifiques

1. Administration et mise en œuvre des services opérationnels et financiers pour le projet

• Mettre en place des projets dans Quantum, soutenir les révisions budgétaires, réviser l’attribution et l’état des projets, vérifier les fonds inutilisés, créer des demandes de paiement non-PO et des demandes de paiement PO ; et procéder à la clôture opérationnelle et financière d’un projet pour les deux unités ;
• Assister le projet dans la planification, la formulation et le suivi du budget du projet ;
• Assurer la conformité totale du projet avec les règles et règlements du PNUD sur les processus financiers, les dossiers financiers, les rapports et l’audit, ainsi qu’avec les cadres de contrôle interne efficaces ; 
• Suivre la réalisation du projet à l’aide de Quantum et d’autres outils ;
• Maintenir un tableau de dépenses basé sur les activités pour suivre les dépenses en temps réel ; s’assurer que les dépenses sont conformes au plan de travail annuel approuvé ;
• Effectuer une analyse, si nécessaire, de la projection des dépenses sur la base de l’écart entre les dépenses réelles et le plan de travail annuel;
• Fournir les informations/rapports sur la situation financière/comptable du projet et proposer des solutions pour améliorer la situation ;
• Superviser l’exactitude des données financières/comptables dans et prendre des mesures correctives en temps voulu pour les données erronées ;
• Vérifier l’exactitude des rapports de livraison combinés ; 
• Fournir les rapports financiers et les analyses nécessaires à l’établissement des rapports destinés aux donateurs ;
• Vérification et rapprochement des différents rapports de dépenses de la (des) partie(s) responsable(s) ; 
• Préparer les demandes de paiement et traiter les pièces justificatives dans Quantum.
• Finalisation et signature du rapport de livraison combiné (CDR) ;
• Contrôle approprié des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers pour les FACE ; préparation de tous les types de bons ; Cycle de paiement et exécution des paiements.

1. Acquisition de services et de produits nécessaires au projet 

• Etablir le plan d’achat du projet dans QUANTUM
• Assurer la liaison avec les opérationspour garantir l’acquisition en temps voulu des services et produits nécessaires à la réalisation du projet, conformément au plan d’acquisition du projet et au plan de travail annuel ;- 
• Fournir des informations au gestionnaire de projet en vue de l’élaboration des termes de référence et prendre l’initiative de la sélection des services et des produits ; 
• Veiller à ce que les paiements et les livraisons soient effectués à temps aux fournisseurs, aux clients et aux partenaires ;
• Assurer la conformité des activités d’approvisionnement avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD ;
• mise en œuvre d’un contrôle interne efficace, bon fonctionnement d’un système de gestion des achats axé sur le client.

1. Soutien administratif et pérationnel au projet:

• Prendre des notes, rédiger des lettres et préparer des notes de service en lao et en anglais, le cas échéant. 
• Tenir des listes de noms, d’adresses et de numéros de téléphone des partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux concernés. 
• Pourvoir aux besoins d’assistance technique et logistiques exprimés ;
• Apporter l’appui et le renforcement nécessaires dans la planification de l’ensemble des activités du programme.
• Assister l’équipe à rendre opérationnel le projet dans les zones cibles ;
• Assurer le suivi des processus de recrutements de consultants et experts
• Assister à la coordination et au suivi des travaux des différents consultants et experts ;
• Assister à l’élaboration et la mise à jour régulière de la base de données du projet ;
• Appuyer la préparation des rapports d’avancement du projet ;
• Assurer le suivi des processus d’achat
• Assure le suivi des processus de création des vendor
• Appuyer l’organisation d’ateliers et de missions
• Assurer l’inventaire et le suivi de tous les équipements du projet
• Assurer le suivi des congés des personnels du projet
• Assurer l’appui logisitique nécessaire à la mise en œuvre du programme
• Exécuter toutes autres tâches connexe requises par le Management du projet et conformes à ses compétences.
• Maintenir la documentation du projet en format électronique (y compris les dossiers financiers tels que les pièces justificatives pour les bons et les commandes), conformément aux politiques et directives du PNUD 
• Maintenir et mettre à jour régulièrement la base de données des contacts des contreparties du projet
• Exécuter toutes autres tâches connexe requises par le Management du projet et conformes à ses compétences.

• 4.      Institutional Arrangement

  IL/Elle est placé(e) sous la supervision du chef d’équipe anti-corruption.

  6.      Minimum Qualifications of the Successful NPSA

  Min. Education requirements	Un diplôme de fin d’études secondaires est requis OU Un Diplôme universitaire de premier cycle en finance, commerce ou administration publique, siences scoiales  sera dument pris en considération, mais pas requis
  Min. years of relevant work experience	Minimum 7 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou 4 ans (avec la licence) d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration et des finances.
  Required   skills and competencies	Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des   feuilles de calcul et de bases de données.
  Desired additional skills and competencies	Au moins une expérience professionnelle au sein d’une organisation internationale;Expérience avérée pour la réalisation de taches administratives ou assimilées dans le cadre de projets gérés par le PNUD ou de projets de développement similaires.Expérience avérée pour la réalisation de taches financières ou assimilées dans le cadre de projets gérés par le PNUD ou de projets de développement similaires.Expérience avérée dans le travail et le maintien de bonnes relations avec les homologues gouvernementaux et les bénéficiaires du programme
  Required Language(s) (at working level)	Excellente connaisance écrite et orale du français et au moins une langue locale est requis
  Professional Certificates

  Dislaimer

  Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

  Veuillez joindre votre titre de séjour et permis de travail en lien au travail dans le pays pour les non citoyens , les copies de vos diplômes et vos trois derniers évaluations PMD (applicable au candidat interne uniquement).

  Informations importantes pour les candidats

  Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

  Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

  Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

  Diversité de la main-d’œuvre

  Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

  Scam warning

  Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

  Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1/requisitions/job/15959?utm_medium=referral&utm_source=impactpool
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