Informations préliminaires sur le poste

Intitulé du poste

Auditeur interne

Pays & base d’affectation

Mali/Bamako (avec des deplacements frequents sur les bases pui au Mali)

Rattachement hiérarchique

CHeffe de Mission

Création/Remplacement

Création

Durée de la mission

06 mois

Salaire fixé selon la grille PUI

Selon Profil

Description de la fonction

Objectif global

Sous la respinsabilité de la Cheffe de Mission, ainsi que sous l’autorité fonctionnelle du coordinateur Administratif et financier, l’auditeur interne sera en charge d’examiner, d’évaluer, et de se prononcer sur l’efficacité des politiques, des procédures, contrôles et des normes internes par lesquelles sont gérées les ressources financières aussi bien au niveau de l’organisation que des entités bénéficiaires et/ou partenaires

Contexte de l’Audit

Dans le cadre de ses interventions au Mali, PUI s’engage à ce que les rapports financiers fassent l’objet d’audits par les bailleurs de fonds. Pour s’assurer du respect de la conformité par rapports aux règles internes et aux exigences bailleurs, la nécessité des audits internes s’imposent au vue de la taille de la mission (5 bases opérationnelles et 01 bureau de coordination à Bamako). Les audits à mener devront contrôler, notamment que :

-           l’engagement et le suivi des dépenses se font en conformité avec les procédures internes de l’organisation, tant sur le fonds que sur la forme ;

-           Les règles d’archivage comptable sont respectées ;

-           Les dépenses sont effectuées dans le respect de la préservation des ressources de l’organisation

-           Les processus de contrôle interne sont efficaces et efficientes

-           Les politiques de l’organisation sont bien implémentées (Lutte contre la fraude et le blanchiment d’argent, la prévention de la l’exploitation et des abus sexuels, protection de l’enfance, etc.)

Tous les personnels PUI seront contraints de fournir à l’Auditeur Interne les pièces justificatives (rapport de recrutement, factures, procédures d’achat, inventaires, rapports de stocks, comptabilité terrain, MoU, manuel de procédures, documents relatifs aux contrôles et à l’audit interne).

Objectif Général

L’objectif du poste d’Auditeur Interne est d’exprimer une opinion professionnelle indépendante sur la situation financière des Projets de PUI et notamment sur les dépenses effectuées et engagées dans le cadre de l’implémentation des activités, y compris les éléments suivants :

●          les rapports financiers des Projets donnent une image fidèle, dans tous leurs aspects significatifs, des dépenses effectivement engagées et des fonds effectivement perçus pour les Projets au cours de la période couverte par l’audit ;

●          les fonds alloués aux différents Projets sont, dans tous leurs aspects significatifs, utilisés (conformément aux conditions contractuelles applicables ; les dépenses respectent les règles de bonne gestion financière, appréciées notamment au regard des critères d’éligibilité).

L’auditeur devra également formuler des recommandations sur les différents aspects de l’audit.

Périmètre des Audits

1.1 Conditions contractuelles

Principaux documents encadrant la gestion du Projet :

●    Convention de financement et avenant(s) avec des bailleurs de fonds et partenaires locaux ;

●    MoU avec les partenaires d’implémentation locaux et avenant(s) ;

●    Tous les projets de PUI au Mali

●    Procédures internes relatives à la passation des marchés ;

●    Plans d’achats/de passation des marchés ;

●    Manuel de procédures administratives et financières

●    Procédures de recrutement

1.2 Période(s) couverte(s)

Durée du contrat de travail qui lie l’Auditeur Interne à l’organisation..

1.3 Données financières et volumétrie

Les données financières et de volumétrie relatives à la période couverte par le volet financier de l’audit sont les suivantes :

●    L’audit couvre l’ensemble des comptes bancaires de PUI au Mali.

Les éléments de volumétrie relatifs à l’audit du système de contrôle interne concernent entre autres les éléments suivants :

                ●            +100 personnes recrutées pour l’implémentation des projets (procédures de recrutements et les dossiers RH) ;

                ●            Les activités se déroulent dans 5 cercles de la République du Mali et sont susceptibles de s’étendre à plusieurs autres régions du pays.

1.4 Limitation de l’étendue des travaux

● L’Auditeur interne signale au plus vite toutes les limitations de l'étendue de ses travaux qu’il rencontre avant ou pendant l’audit.

● Il informe de toute tentative de l’Entité sujette à l’audit visant à restreindre l'étendue de l’audit ou de tout manque de coopération de sa part. Il consulte le CAF ou la CDM sur les actions à entreprendre, sur la possibilité de poursuivre l’audit ou sur les changements qu'il convient d'apporter à l'étendue de l’audit ou à son calendrier.

● En cas de problèmes sécuritaires, l’auditeur et PUI Mali conviennent des mesures à prendre et adaptent en conséquence le périmètre des travaux.

Responsabilités Principales

Audit du système de contrôle interne

L’auditeur adapte l’étendue de son examen de la conception et du fonctionnement du système de contrôle interne en fonction de sa connaissance préalable de l’Entité (dans le cadre d’audits pluriannuels).

               a)            Analyse documentaire

L’auditeur doit notamment procéder à l’examen :

               ● de la/des convention(s) de financement, conventions et protocoles avec les partenaires, contrats, rapports d’exécution technique et financière, programmes d’activités et budgets, manuel de procédures et tous autres documents existants ;

               ● de l’organisation mise en place pour la gestion administrative, technique et financière ainsi que de sa fiabilité et adéquation en matière de procédures et de moyens tant humains que matériels.

               b)           Revue du système de contrôle interne

L’auditeur s’attache à vérifier la fiabilité et l’adéquation de l’organisation du système de contrôle interne, de la réalité et de l’efficacité de son fonctionnement, notamment au regard :

De l’organisation retenue :

               ● définition des tâches et attribution des responsabilités, notamment en matière d’engagement, d’ordonnancement, de certification des services faits et de paiement ;

               ● séparation des tâches incompatibles ou conflictuelles ;

Des procédures mises en place :

               ● existence de procédures de justification précises et documentées des dépenses ;

               ● ouverture de comptes de trésorerie distincts pour les fonds selon leur origine, ainsi que la mise en place de procédures de contrôle des comptes de trésorerie ;

               ● respect des procédures applicables en matière de sélection des fournisseurs et de recrutement des prestataires et consultants (dossiers de consultation, dossiers d’évaluation des offres ou des candidats et procès-verbal de sélection) ;

De l’archivage et de l’obligation de rendre compte et, à ce titre :

               ● organisation, du classement et de la sécurisation des pièces et documents financiers ;

               ● production régulière et dans les délais prévus des états financiers et des rapports d’exécution technique et financière, etc.

Des contrôles spécifiques, dont notamment :

               ● mise en place et bon fonctionnement des moyens de contrôle visant le respect des conventions en matière de lutte anti-blanchiment et de financement du terrorisme, notamment la réalisation de diligences permettant de s’assurer du respect de la réglementation en matière de sanctions économiques et financières ;

              ●  détection de cas de double financement d’une même dépense par plusieurs bailleurs de fonds ;

              ●  existence de structures opérationnelles de contrôle.

              c) Évaluation des risques

L’auditeur doit évaluer les principaux risques liés à la réalisation des objectifs des Projets, notamment celui que les fonds alloués aux Projets ne soient pas utilisés conformément aux conditions contractuelles applicables, ainsi que le risque d'erreur, d'irrégularité et de fraude dans le financement des Projets

L’auditeur doit également évaluer si la conception du système de contrôle interne limite suffisamment ces risques et si le système fonctionne efficacement.

              d) Obtention d’éléments probants et tests de contrôle

L’auditeur utilise sa compréhension du système de contrôle interne et des risques, pour évaluer la robustesse des contrôles et tester leur efficacité opérationnelle, en fonction de l’objectif de l’audit.

Les tests de contrôle seront ciblés sur des domaines de contrôle interne et des contrôles clés qui :

●    sont appropriés dans le cadre du Projet /Programme

●    préviennent et/ou permettent de détecter et de corriger des erreurs ponctuelles ou des événements non désirés, comme :

-     la non-réalisation, entière ou partielle, des objectifs du Projet /Programme,

-     la non-fiabilité des rapports d’exécution financière et technique et/ou des états financiers du Projet /Programme,

-     le fait que les fonds alloués au Projet /Programme n’ont pas été employés conformément aux conditions de la convention de financement,

-     la survenue de fraudes et/ou d’irrégularités.

Contrôle de l’utilisation des fonds alloués

L’objectif de ces diligences est de s’assurer que :

●    les fonds alloués à la mission et aux Projets/Bases par les bailleurs de fonds ont, dans tous leurs aspects significatifs au cours de la période soumise à l’audit, été utilisés conformément aux conditions contractuelles applicables ;

●    l’état de l'actif présente correctement (nombre, description et valeur des actifs) et exhaustivement les actifs acquis pour le Projet /Programme au cours de la période soumise à l’audit, conformément aux conditions contractuelles et aux informations figurant dans le rapport financier.

Les travaux de l’auditeur couvrent notamment :

●    le contrôle du respect des principes comptables et des règles particulières ;

●    la vérification de la conformité des dépenses avec les activités convenues dans la convention de financement, le programme d’activité et le manuel de procédures et leur cohérence avec les rapports d’exécution technique et financière ;

●    la vérification que les dépenses sont exécutées pendant la période de mise en œuvre du Projet / Programme audité et étayées par des pièces justificatives exactes, régulières et sincères ;

●    la vérification des états de dépenses : autorisations de dépenses, documentation des états de dépenses, conformité et validité desdits états.

              e)             Vérification de l’utilisation des fonds avant renouvellement d’avances

En cas de renouvellement d’avances, l’auditeur met en œuvre les diligences prévues en cas d’audit annuel en ce qui concerne : la conformité des dépenses avec les activités convenues, l’exécution des dépenses pendant la période de mise en œuvre du Projet / Programme et leur justification régulière et sincère, ainsi que la conformité des états de dépenses de la période.

Les points d’attention suivants doivent également être examinés par l’auditeur :

•     atteinte du taux d’utilisation de l’avance prévu dans la convention de financement pour en permettre un renouvellement total ou partiel ;

•     correction, par le Projet / Programme, sur la période auditée, des dépenses antérieurement invalidées au titre d’une période précédente.

Audit de la passation des marchés

L’auditeur vérifie et apprécie les aspects suivants :

               a)            Revue du dispositif de passation des marchés (acteurs, réglementation et procédures).

●    le fonctionnement des organes et acteurs chargés de la passation des marchés ;

●    les mécanismes de prévention et de détection des irrégularités et des fraudes (collusion, simulacre et ententes entre les entreprises) ;

●    la conformité des délais aux règles en vigueur et aux dispositions particulières du Projet / Programme ;

●    la conformité et la fiabilité du système de classement et d’archivage de la documentation.

               b)           Définition du besoin

●    la conformité des marchés avec le plan de passation des marchés et les budgets (calendrier de mise en œuvre et enveloppes budgétaires) ;

●    pour les marchés passés en gré à gré ou par entente directe que les motifs invoqués sont conformes à la réglementation et qu'il n'existe pas en la circonstance d'abus de droit.

               c)            Mise en concurrence

●    les modes de publicité, les délais de présentation des offres et l’organisation de la remise des offres ;

●    le choix du type de consultation/procédure de sélection ;

               d)           Évaluation et attribution

●    les méthodes d'évaluation utilisées, leur constance et conformité avec les critères définis dans le dossier d’appel d’offres ainsi que leur pertinence : cette appréciation se fera tant sur les aspects administratifs que sur les aspects techniques et financiers ;

●    la concordance entre les rapports d'analyse, les PV d'attribution, les notifications d'attribution et les marchés attribués ;

●    les cas de tolérance accordée aux entreprises lors des évaluations des offres, et le respect du principe d'équité ;

●    l’attribution du marché selon la règle du mieux ou moins-disant ; 

●    l’obtention de conditions économiques raisonnables notamment en comparant les prix unitaires à ceux de contrats similaires ;

●    les cas de rupture de mise en concurrence, se traduisant par des ententes entre les entreprises ;

●    les cas de fractionnements.

               e)            Contractualisation

●    la régularité des clauses contractuelles du marché de base ;

●    l'existence des garanties et leur caractère probant ;

●    la concordance entre les prescriptions techniques des DAO (dossiers d’appel d’offres) et celles attachées aux marchés signés ;

●    les modifications en cours de marché, en s’assurant qu'elles sont bien appuyées par des ordres de service émanant des personnes autorisées (maître d'œuvre, missions de contrôle, etc.) ;

●    la légalité des avenants aux marchés initiaux tant en valeur qu'en termes d'opportunité technique et de respect du plafonnement prévu par la réglementation.

●    La présence de règles de bonne pratique commerciales signée

               f) Des politiques de PUI (Protection de l’enfance, PEAS, etc.)

●    la mise en œuvre des politiques PUI notamment le screening du/des bénéficiaire(s) des marchés ou des sous-traitants sur les listes de sanctions financières adoptées par les Nations-Unies, Interpol, l’Union européenne, etc. Par ailleurs, il appartiendra à l’auditeur, dans le cadre de ce contrôle, de s’assurer de la bonne prise en compte des résultats des recherches effectuées et des conséquences qui s’y attachent le cas échéant.

Suivi des recommandations des audits antérieurs (bailleurs, interne et mission)

L’auditeur doit examiner les recommandations contenues dans les rapports d’audit précédents, apprécier le degré de leur mise en œuvre et réévaluer si besoin leur niveau de priorité. En cas de constat de non-application de ces recommandations, l’auditeur cherche à en connaître les causes et propose des solutions à fins de régularisation.

Savoirs et Savoir Faire recherchés

Indispensable

Apprécié

Formation

4  Diplôme en comptabilité, contrôle et Audit

4  Diplôme/Certification en Audit

X

X

Expérience professionnelle

4  En expérience en pratique de l’audit en entreprise ou en cabinet

4  Experience Audit en ONG

4  Expérience professonnelle en ONG

X

X

X

Connaissances & Aptitudes

4  maitrise du pack office

4  compréhension du secteur ONG

X

X

Langues

4  Français

4  Autre (préciser)

X

Tamasheq, Bamanan Kan

Sonrhaï, arabe, Anglais

Obligations de  l’Auditeur Interne

L’Auditeur tient compte des diverses directives applicables pour l’établissement des rapports d’audit. Concernant l’application des Normes ISA, une attention particulière est accordée aux éléments suivants :

4  Fraude et Corruption : Conformément à la norme ISA 240 (Prise en compte du risque de fraude et d’erreur lors de l’audit des comptes), il importe d’identifier et évaluer les risques de fraude, d’obtenir ou fournir des preuves d’audit suffisantes d’analyse de ces risques et de traiter de manière appropriée les fraudes identifiées ou suspectées.

4  Lois et Règlements : En élaborant l’approche d’audit et en exécutant les procédures d’audit, la conformité du Projet /Programme avec les lois et les règlements comme requis par la norme ISA 250 (Prise en compte du risque d’anomalies dans les comptes résultant du non-respect des textes légaux et réglementaires), sera évaluée.

4  Gouvernance : Communication avec les responsables de base et la Cheffe de Mission en charge de la Gouvernance des points d’audit significatifs en conformité avec la norme ISA 260 (Communication sur la mission avec les personnes en charge de la Gouvernance).

4  Risques : Dans l’optique de réduire les risques d’audit à un niveau relativement faible, des procédures d’audit appropriées en réponse aux risques d’anomalies identifiés à l’issue de l’évaluation du système

             de contrôle interne, seront mises en œuvre, en conformité avec la norme ISA 330 (Procédures d’audit            mises en œuvre par l’auditeur à l’issue de son évaluation des risques).

Conformément à la norme ISAE 3000, l’auditeur prépare une documentation d’audit qui fournit :

●          une trace suffisante et appropriée des travaux fondant son rapport d'audit ; et

●          des éléments démontrant que l'audit a été planifié et réalisé selon les normes ISA et dans le respect des exigences législatives et réglementaires applicables.

On entend par documentation d’audit, la présentation des procédures d'audit réalisées, des éléments probants pertinents recueillis et des conclusions auxquelles l'auditeur est parvenu.

On entend par dossier d’audit un ou plusieurs classeurs ou autre moyen d'archivage, sous une forme physique ou électronique, contenant la documentation relative à une mission spécifique.

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat.  Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

Merci de privilégier l’envoi du CV et de la lettre de motivation par email sous la référence suivante « Auditeur Interne basé à Bamako » à l’adresse suivante : recrutement@premiere-urgence.ml au plus tard le 10/07/2022 à 00H00.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

NB :

-          Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique la référence du poste.

-          Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.

-          Les candidats ayant fait acte de candidature lors du premier processus pour le même poste sont priés de bien vouloir ne pas postuler de nouveau.

-          Il est porté à la connaissance des candidat(e)s que Première Urgence Internationale ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.