OFFRE D’EMPLOI

Intitulé de poste

Chargé ACHAT

Date de début

Immédiate

Référence de l’offre

CHRG-ACHAT-09-2022

Date de publication

16 Septembre 2022

Lieu d’affectation

Bamako

Type de contrat

Contrat à Durée Déterminée

Durée du contrat

6 mois renouvelables

Niveau de sécurité

[cf. Plan de Sécurité Pays]

A propos d’ACTED

Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience des communautés locales face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous parcourons le dernier kilomètre pour apporter une aide humanitaire dans les zones les plus reculées : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations où qu’elles soient. Chaque année, nous mettons en œuvre plus de 500 projets auprès de près de 20 millions de bénéficiaires dans 40 pays, grâce à une équipe de 6000 employés nationaux et 400 employés internationaux. Plus d’informations sur www.acted.org

Au Mali, ACTED intervient depuis Avril 2012 dans les zones suivantes : Bamako-Koro-Gao-Sévaré-Douentza  Ménaka-Badiangara et Anderaboukane et les secteurs suivants :

•             sécurité alimentaire et appui à la relance économique ;

•              lutte contre la malnutrition au niveau communautaire et sanitaire ;

•              accès à l’eau, à hygiène et à l’assainissement ;

•              appui à l’éducation et à la formation professionnelle ;

•              appui des ménages retournés et rapatriés dans la reconstruction de leur abri ;

•              appui multisectoriel aux déplacés internes et aux réfugiés urbains, y compris en matière de prévention et de réduction des violences basées sur le genre ;

Contexte du poste et principaux enjeux

Le Chargé d’Achat travaillera sous la supervision directe du CLO et du CLM ; le chargé Achat travaillera sur les procédures des achats de la coordination ainsi que les bases ;

Rôle et principales responsabilités

A.      Gestion des achats :

Respect des procédures d’achat ACTED.

Utilisation des formats ACTED.

A.1. Réaliser les achats commandés par les bases ACTED MALI pour approvisionnement à Bamako :

1.     Réceptionner les bons de commande et vérifier leur qualité

2.     Réaliser les cotations auprès de différents fournisseurs et valider les échantillons avec le CLO et le demandeur

3.     Réaliser le mémo d’achat

4.     Réaliser le mémo explicatif si nécessaire

5.     Réaliser l’ordre d’achat si nécessaire

6.     Rédiger le contrat, si nécessaire

7.     Tout dossier d’achat doit être transmis au CLO pour contrôle et validation

8.     S’assurer du respect des procédures d’achat ACTED, et seuils de validation selon le mémo en vigueur.

9.     S’assurer qu’aucun achat ni livraison ait lieu avant validation du programme, de la coordination zonale et/ou nationale

A.2. Réceptionner les commandes (tous scénario d’achat confondus) :

1.     Faire valider les commandes par le Magasinier, CLO et le demandeur

2.     Réceptionner le bon de livraison et la facture avec le magasinier

3.      S’assurer auprès du magasinier et logisticien transport que chaque commande a été livrée sur les bases, lorsque le cas se présente.

A.3. Contrôler les dossiers d’achats des bases au-delà du seuil de validation établi :

1.     Réceptionner les dossiers d’achats des bases au-delà du seuil de validation établi

2.     Vérifier dans le suivi des bons de commande si tout achat au-delà du seuil de validation a été envoyé à la capitale pour validation

3.     En cas d’erreur dans les dossiers d’achat, communiquer les corrections à apporter aux bases

4.     Soumettre le dossier d’achat, une fois contrôlé, au Chargé de Logistique Bamako

5.      Une fois validé par la Coordination, envoyer le dossier à la base concernée.

A.4. Gestion de la documentation - Reporting :

1.     Rassembler la documentation des achats par projet selon les procédures ACTED.

2.     Rassembler les bons de commande en cours de traitement dans un même classeur

3.     Respecter les critères DOCAJ (Disponible, Organisé, Complet, A Jour).

4.      S’assurer que chaque dossier d’achat soit disponible à la Finance, au Flat, et à la Logistique. Des copies des documents seront faites à cet effet.

5.     Mise à jour du suivi des commandes et envoi à la coordination de manière hebdomadaire et le compiler mensuellement avec le SDC de chacune des bases pour envoi tous les 5 du mois à la Coordination.

6.     Mise à jour du PRO-12 suivi des achats et appels d’offre pour envoi tous les 5 du mois à la Coordination.

7.        Rapporter automatiquement à son superviseur logistique tout problème survenant lors de l’achat ou rencontré durant son travail.

FAUTES LOURDES (Sanctions conformes au Règlement d’Ordre Intérieur)

Le non-respect de cette description de poste entraîne des sanctions telles que définies dans le règlement d’ordre intérieur ; ainsi que :

   Le vol

   Le détournement des biens ACTED

  L’utilisation du nom d’ACTED sans accord préalable du Logisticien

   La consommation d’alcool, drogue et sommeil pendant les horaires de travail

   La Surfacturation

   Les ententes fournisseurs

Qualifications et compétences techniques requises

·         Diplôme : Avoir le niveau de formation d’au moins BAC+4 en Gestion Logistique et Transport, en Commerce International, ou tout autre diplôme equivalent etc ;

·         Avoir 4 ans experience dans le même poste similaire;

·         Excellente maitrise d'Excel, et de la suite Microsoft Office en général ;

·         Expérience en Logistique avec les ONGs ;

·         Capacité à développer des relations professionnelles étroites ;

·         Capacité à prioriser les taches et à respecter les dates de compte rendu internes / externes, tout en travaillant en autonomie ;

·         Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;

Conditions et avantages

    a)     Conditions

Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED.

      b)    Lieu de travail :

Ce poste est basé à Bamako ; mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’ACTED

Pour postuler

Les candidatures doivent être soumises en français en renseignant le formulaire ci-dessous, accompagnées d’un CV, d’une lettre de motivation et de trois références.

Formulaire de candidature

Les candidatures devront être envoyées au plus tard le 21 Septembre 2022 à 15h00, avec en référence CHRG-ACHAT-09-2022  dans l’objet à l’adresse suivante :

-       Par e-mail : mali.jobs@acted.org

-       Par courrier : Hippodrome, Rue 224, Porte 1085

-       Ou dans les bureaux d’ACTED-Mali à 

-       Bamako/Koro/Sévaré/Bandiagara/Douentza/Gao/Ménaka/Ander.

NB :

-       Aucune candidature ne sera retenue sans remplir les conditions ci-dessus

-       Les dossiers remis ne seront pas restitués

-       Seuls les candidats présélectionnés seront contactés