Description 

SOMMAIRE DU POSTE:

Le/la chargé (e) aux Operations appuiera le chef de bureau dans la coordination des fonctions d’administration, gestion des achats, gestion de la flotte, gestion des assets, gestion des magasins, de la Sécurité de Mercy Corps sur terrain. Il/elle doit s’assurer de la conformité aux politiques et aux procédures de MC. Il/elle gèrera le parc automobile, les achats et doit veiller à la conformité du système d’inventaire et de stockage du matériel et aux procédures de MC. Il/elle doit aussi superviser les chauffeurs, le service de gardiennage et les assistants aux Opérations si applicable sur le terrain. Il/elle participera à la mise en place de systèmes efficaces qui appui la stratégie et les membres de l’équipe.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

Administration – Gestion des baux

Préparer les contrats de bail sous la supervision du chef de bureau afin d’assurer la conformité avec les exigences des bailleurs et la réglementation locale

Appuyer dans la recherche de bâtiments ou maisons avec l’appui des agences/intermédiaires immobiliers, négocier avec les propriétaires le cas échéant

Effectuer les visites préalables, vérifier la conformité avec les normes de sécurité et les états de lieux à l’entrée et à la sortie

Suivre les contrats de bail, effectuer les enregistrements auprès de l’administration fiscale et les demandes de paiement de taxe foncière

S’assurer de mettre en place la base de données des contrats de bail avec un calendrier de suivi des échéances pour anticiper les fins de contrats et renouvellements. Préparer les préavis et lettres de renouvellement dans les délais

Préparer les demandes de paiement et suivre le paiement des factures auprès des Finances

S’assurer du paiement et du recouvrement des cautions avec les bailleurs, avec l’appui des Finances

Suivre les questions fiscales avec les bailleurs et l’administration. Veiller à ce que tous les contrats soient en règle

Achats

Procéder à la réception, la consolidation et le suivi des plans d’achats avec les gestionnaires de projet, les appuyer dans l’élaboration

Recevoir les Demandes d’Achat (DA) et vérifier qu’elles soient complètes, avec toutes les informations nécessaires à l’achat, et ce conformément au manuel d’achat. Les numéroter et les imprimer pour la recherche des approbations par le demandeur

Effectuer la mise à jour de la PR Masterlist chaque semaine et envoi du statut des achats aux demandeurs.

Préparer mensuellement la PR Masterlist et envoi aux demandeurs, avec copie au GLP, Mise à jour mensuelle et partage de la base de données des contrats de services

Participer à l’organisation des avis d’appels d’offres et s’assurer du respect des seuils et procédures selon le manuel en vigueur. Préparer les demandes de cotation à envoyer aux fournisseurs

Appuiera la publication des avis nationaux dans les journaux appropriés

Participer à l’organisation du comité d’analyse des cotations en respectant les membres édictés par le manuel

Préparer les bons de commandes en s’assurant de respecter les termes et conditions et signatures requises

Suivre les livraisons des biens et superviser les réceptions des matériels

Participer à l’expéditions vers les sous bureaux ou les partenaires au besoin

Mise à jour régulière de la base de données des fournisseurs / prestataires en fonction des besoins des projets et des performances des fournisseurs / prestataires

Participer au suivi des lignes achats des plans d’achats avec les chefs de projets pour identifier les achats en retard et mettre à jour la planification en conséquence

Mettre à jour de la base de données des prix des achats récurrents

S’assurer du respect des exigences des bailleurs en collaboration avec l’équipe finance et conformié

Effectuer le RPS On Demand pour tous les achats supérieurs à 5 000 $ ou récurrents et s’assurer du classement

S’assurer d’une bonne communication sur l’avancement des dossiers avec les programmes

Appuiera dans suivi des contrats avec les fournisseurs et les prestataires de service

Elaboration des contrats des fournisseurs le cas échéant, les contrats de prestation de service et les contrats des consultants nationaux conformément aux politiques et procédures d’achats

Procéder à la mise en place et le suivi des contrats préférentiels pour les achats récurrents conformément au manuel d’achat de Mercy Corps

Appuiera dans l’enclenchement des procédures de renouvellement dans les délais opportuns

S’assurer que les rapports d’accomplissement soient soumis et visés par les demandeurs

Assister dans le suivi régulier de la performance des fournisseurs et l’évolution des achats ;

Assister dans l’organisation des enquêtes auprès des demandeurs sur la satisfaction par rapport au service des achats

En coordination avec le Responsable des Opérations, appuyer la résiliation des contrats le cas échéant

Flotte

Planifier les mouvements de véhicules du Bureau et assurer la mise à jour du tableau des véhicules en mission

Vérifier le remplissage correct de l’outil de gestion de la flotte

S’assurer que les chauffeurs sont désignés pour effectuer les missions en tenant compte de leur capacité à maitriser la zone

Assurer la revue mensuelle du rapport de consommation des véhicules

Assurer la planification des maintenances périodiques des véhicules

Faire un classement de tous les documents de planification et de mission

Gérer les cas d’incidents et accidents sur les véhicules en collaboration avec la police et les assurances

Equipements

Assurer l’inventaire annuel en collaboration avec le contrôleur des assets et les finances

Effectuer des inventaires périodiques des équipements pour s’assurer de la mise à jour du patrimoine de Mercy Corps

Préparer les rapports de liquidation des biens pour la revue du Manager des Opérations

Gestion des stocks / magasins

Assurer la sécurité des biens entreposés

Effectuer des vérifications et inventaires périodiques des biens en magasin

Supervision

Préparer et tenir à jour des descriptions des postes des supervisés

Orienter et donner des directives à son équipe. Organiser des réunions de travail pour planifier leur travail

Superviser les chauffeurs, les gardiens, la dame de ménage, les orienter dans leur travail, définir leur priorité et les évaluer conformément à leur plan annuel de travail

Apporter un appui technique au personnel chargé de la gestion administrative et au besoin aux organisations partenaires locales

Gérer les performances du personnel et tenir des formations à leur endroit le cas échéant

Promouvoir le respect des valeurs de MC et du code de conduite au sein de l’équipe

Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.

Être redevable vis-à-vis des bénéficiaires ;

Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins

DEVELOPPEMENT PROFESSIONNEL : Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles desservent – nous attendons de tous les membres de l’équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d’apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.

REDEVABILITE ENVERS LES BENEFICIAIRES : les membres de l’équipe de Mercy Corps sont attendus pour soutenir tous les efforts en vue de la reddition de comptes, en particulier pour nos bénéficiaires et aux normes internationales directeurs internationaux de secours et de développement, tout en s’engageant activement les communautés bénéficiaires comme des partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.

GENRE : Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l’oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l’équipe s’engagent à respecter les principes de l’égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l’intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.

RESPONSABILITE DE SUPERVISION : Chauffeurs, Gardiens, Dame de ménage

RAPPORTE DIRECTEMENT AU : Chef de Bureau 

Experience et qualifications :

QUALIFICATIONS :

Avoir un master ou équivalent en Administration, logistique, Transport, Transit ou informatique de gestion ;

Avoir au minimum 3 années d’expérience a un poste similaire ;

Être capable de travailler en coordination avec plusieurs unités ;

Avoir une bonne connaissance de l’informatique ;

Être capable d’assumer plusieurs tâches à la fois ;

Avoir les capacités à apprendre vite les principes et les procédures ;

Être capable de prendre des initiatives et de travailler indépendamment ;

Bien parler et écrire le français ; l’anglais est souhaité.

FACTEURS DE SUCCÈS :

Faire preuve d’une bonne capacité d’anticipation ;

Être capable de travailler avec des informations confidentielles sans les divulguer

Rester calme et courtois, garder de bonnes relations professionnelles avec les collègues ;

Savoir faire respecter son travail et expliquer ses difficultés, mais rester attentif et capable de changer ses priorités si la situation l’exige ;

Être force de proposition pour améliorer son espace de travail et sa performance

Faire preuve d’intégrité, de rigueur et de transparence et être capable de demander conseils ou validation quand nécessaire ;

Connaitre les procédures internes pour les respecter ;

Avoir des talents variés et une habilité prouvée d’organiser et de prioriser les taches ;

Proactivité, flexibilité, sens de l’initiative

Avoir la capacité de communiquer efficacement avec les membres de l’équipe ;

Avoir la capacité d’apprendre vite, de prendre des initiatives et de rendre compte des résultats

Être capable d’évoluer dans un environnement multiculturel de développement international

Date de prise de service : Mai 2023

Le dossier de candidature doit comporter :

Un CV actualisé ;

Une lettre de motivation ;

La copie des diplômes et des attestations de travail ;

Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)

Les noms et contacts de trois personnes de référence (superviseurs directs) dont celui du dernier emploi.

Veuillez envoyer les dossiers de candidature au plus tard le 31 Mars 2023 à 12h00 en suivant ce lien

https://recruiting2.ultipro.com/MER1024MERCY/JobBoard/83388319-6e2f-4a42-bc78-472947b539d1/Opportunity/OpportunityDetail?opportunityId=1a3a3d64-6c0a-4937-b4de-bd1a854d4ffa

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour les tests et entretiens.

Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.

Les dossiers déposés ne seront pas retirés

Les candidatures féminines et celles des personnes handicapées sont vivement encouragées.