Description

TITRE DU POSTE : CHARGE DE GESTION DE MEDICAMENTS

EQUIPE/PROGRAMME: ECHO HIP 2022

LOCALISATION DU POSTE: Niafunké

GRADE: 4.1

DUREE DU CONTRAT: 11 mois Possibilité de reconduction

POLITIQUE DE SAUVEGARDE DE L’ENFANT:

Niveau 4:  le titulaire du poste aura des contacts fréquents avec les enfants et / ou jeunes (par exemple une fois par semaine ou plus) ou intensivement (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou du jour au lendemain) parce qu'ils travaillent dans des programmes nationaux; ou visitent des programmes de pays; ou parce qu'ils sont responsables de la mise en place du processus de vérification / contrôle de la police.

Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE):

   S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures locales/procédures du Pays.

   Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants.

   S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de mise en œuvre.

  Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale.

   Etre vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et professionnelle.

But du poste

Le  chargé de gestion de médicaments s’assurera de la bonne gestion de la chaine d’approvisionnement médicale, du suivi de l’assurance qualité des médicaments, de la traçabilité et de la bonne utilisation des médicaments.

La chaîne d’approvisionnement de médicaments doit être sûre, fiable et documentée à tous les niveaux.

ETENDU DU ROLE:

Rapporte à :Senior  Programme Manager

Staff sous la supervision de ce poste: N/A

Responsabilité budgétaire: N/A

Dimension de la position : Responsable de la gestion des médicaments,consommables médicaux et intrants nutritionnels pour les formations sanitaires appuyés par Save the Children de Niafunké et en assurer la documentation appropriée pour les audits.

Responsabilités et taches:  

Recueil des données, consolidation et analyse :

·         Superviser mensuellement le recueil des données (entrées/sorties, stocks, consommations des centres de santé et leur saisie sur les fiches ou logiciel

·         Analyser les données afin d’optimiser la gestion des médicaments et materiel médicaux (estimation des besoins, contrôle, approvisionnement, chaine de froid,, dates de peremption, surplus/rupture de stock etc…..)

·         S’assurer de l’utilisation regulière et approviée des documents de gestions (fiches de stock, bons de livraisons, outils informatiques, etc…) pour les gérants des dépôts de médicaments des centres soutenus par SCI dans le district sanitaire de Niafunké

·         Pouvoir fournir à temps réel toute donnée fiable de stock, consommation, utilisation des médicaments et produits de santé pour le projet

·         Contribuer à l’elaboration des rapports bailleurs spécifiquement pour les informations relatives aux médicaments sur la mission

·         Faire une sauvegarde à minima mensuelle, de toutes les donnés informatiques (Back up)

Approvisionnement :

·         Evaluer les besoins et les quantités nécessaires aux commandes

·         S’assurer que l’achat et la gestion des médicaments, consommables médicaux et intrants respecte les procédures d’achat et de gestion des stocks de Save Children et des bailleurs ainsi qu’à d’autres politiques pertinentes (politique anti-fraude, politique de défense de l’enfant….)  

·         Assurer le suivi des commandes de médicaments et équipements médicaux, la réception, le stockage, la gestion des stocks et la distribution des médicaments, intrants nutritionnels et consommables médicaux dans les structures appuyées par Save the Children.

·         Veiller au remplissage et à la tenue correcte des outils de gestion (demandes d’achats, waybills, bordereaux de livraison, bons de sorties, fiches de dotation, fiches de stock et autres outils de suivi de stock, ordonnanciers etc…).

·         Identifier les besoins médicaux et nutritionnels des programmes, en collaboration avec l’équipe afin d’anticiper les commandes et d’éviter toute rupture.

·         Elaborer un plan d’approvisionnement des formations sanitaire en fonction de leur consommation moyenne mensuelle ;

Suivi de la qualité :

·S’assurer du bon fonctionnement de la chaine de froid du dépôt médical (congélateur et frigidaire médicaliés, therom hygromètres, Log Tag, etc.)

·         Mettre en place un système efficace pour identifier à temps des pré ruptures tout en évitant la péremption des médicaments et consommables médicaux.

·         S’assurer que le stockage des médicaments et intrants médicaux dans les formations sanitaires appuyées  est optimal et selon les normes nationales et internationales

·         Effectuer les contrôle qualité continue du stockage, de la distribution et de la reception dans les centres de santé

·         Mettre en place les mesures appropriées pour mitiguer le risque de mise en circulation de médicaments périmés.

·         Mettre en œuvre la procédure de destruction de stocks lorsque appropriée.

Gestion, documentation et rapportage

·S’assurer, en collaboration avec l’équipe de santé et nutrition de l’utilisation rationnelle de tous les outils de gestion de médicaments et intrants divers dans toutes les structures appuyées par le programme

·         Veiller sur la disponibilité des supports de consommations des médicaments dans toutes les formations appuyées par Save the Children

·         Mettre à jour et classer de façon appropriée les documents de gestion (fiches de stocks, bon de livraisons, outils informatiques etc.) selon les procédures de gestion SCI ;

·         Se rassurer que des outils de suivi de l’utilisation des intrants sont disponibles dans toutes les structures appuyées par Save the Children,

·         Appuyer l’équipe de programme ainsi que les structures bénéficiaires sur l’acquisition et la gestion optimale des médicaments et consommables médicaux ainsi que la gestion des déchets médicaux et pharmaceutiques

·         S’assurer que la gestion des stocks de contingence médicaux est optimale

·         Suivre scrupuleusement les règles de gestion des stocks de médicaments  (conditions de stockage, sécurisation de la pharmacie, suivi des températures et humidité,  gestion des pré-péremptions, etc.) 

·         Assurer la gestion des médicaments à travers la plateforme TIM (Total Inventory Management)

·         Faire régulièrement la reconcialiation entre les commandes reçues, les distributions effectuées et les reports à la fin de HIP et archiver la documentation.  

·         Collecter les preuves de distribution des médicaments aux bénéficiaires.

·         Faire l’inventaire mensuel du stock pharmaceutique et documenter de manière appropriée les informations entre le stock théorique

Endrement du personnel et appui technique

·         Assurer une formation et support technique pour les gérants dépôts médicaments des structures de santé soutenues par SCI : gestion de stock, usage rationnel des médicaments, substitution, analyse critique des consommationdes structure

·         Apporter un support technique aux gérants de médicaments dans les structures de santé soutenues par SCI : mise en place des outils, compagnonnage, formations ponctuelles

·         Renforcer la capacité des équipes des structures de santé sur la prescription rationnelle afin d’assurer une utilisation efficience des médicaments et consommable médicaux

·         Organiser des visites terrain pour s’assurer d’une bonne gestion des medicamnts au niveau des structures appuyées par SCI

·         Conduire des entretiens d’evaluation d’analyse et contribuer à l’elaboration des plans d’action des gérants des dépôts de médicaments des centres de santés soutenues par SCI dans le district sanitaire de Niafunké

Renforcement des capacités des centres de santé dans la gestion de médicament et la mise en place de place de la gratuité :

·         Renforcer la capacité des officiers districts SCI ainsi que  les gérants de medicaments des formations sanitaires appuyées par Save the Children.

·S’assurer que le dépôt des médicaments/intrants médicaux est conforme aux standards requis (espace, rayons, palettes, etc.).

·         Exécuter toute autre tâche en lien avec le poste à la demande de la hiérarchique.

COMPORTEMENTS (Nos Valeurs Mis en Pratique)

Redevabilité:

·         Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children

·         Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

·         Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.

·          Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres

·         Orienté vers le futur, pense stratégiquement

Collaboration:

·         Construit et maintient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs

·          Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité

·          A l’écoute  

Creativité:

·         Développe et encourage des solutions innovantes

·         Disposé (e) à prendre des risques calculés

Integrité:

·         Honnête, encourage l’ouverture et la transparence, démontre un haut niveau d’intégrité

QUALIFICATIONS 

   Doctorat en ou diplôme secondaire en Pharmacie ou équivalent avec au moins 2 à 3 années d’expérience professionnelle dans l’approvisionnement médical et la gestion pharmaceutique.

   Bonne connaissances des procédure d’approvisionnement pharmaceutique du Mali.

   Bonne connaissance des méthodes de planifications et quantification des besoins médicaux

  Expérience dans le warehousing et la gestion de la chaine de froid.

   Expérience dans la supervision des dépôts de vente des CSCOM

   Bonne connaissance du schéma d’approvisonnement en médicaments et intrants médicaux du Mali,

   Bonne connaissance de la liste nationale de médicaments éssesetiels génériques du Mali

   Etre capable de travailler en équipe, sous pression et dans des zones à sécurité fragile.

   Aimer le travail humanitaire et apprécier travailler avec les enfants.

  Excellentes compétences en communication (écrite et orale) et relations interpersonnelles ; sens de la collaboration et prise en compte des différences culturelles.

  Sens de l’initiative : tourné(e) vers la résolution de problèmes et l’atteinte des résultats, et cherche sans cesse à améliorer sa qualité de service.

   Sens de responsabilités, de la rigueur, de la confidentialité et de l’honnêteté.

   Disponibilité

Atouts

·         Profil Médical (Pharmacien de formation, Technicien Supérieur en Pharmacie, etc…).

·         Expérience professionnelle dans un poste similaire et dans une ONG

·         Expérience dans une ONGI surtout dans un programme d’urgence santé nutrition avec un bailleur institutionnel (ECHO et...)

·         Expérience de la région du Centre et du Nord (Mopti & Tombouctou),

·         Experience de travail chez un grossiste ou autres distributeurs de médiacements

·         Connaissance de la politique SCI en matière d’approvisionnement médical

Responsabilités Additionnelles

Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du rôle pourrait être amener à accomplir des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d'expérience.

Egales Opportunités

Le titulaire de rôle est tenu de s'acquitter des tâches conformément aux politiques et procédures de SCI sur l'égalité des chances et la diversité.

Sauvegarde de l’enfant:

Nous  devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Santé et Sécurité

Le titulaire de rôle est tenu d'exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.

DP écrits par: Siradjou KEITA

Date: 13/06/2022

DP Révue par: Viviane

Date: 13/06/2022

Validée par: Aissata DIARRA

Date: 13/06/2022

Evaluaé par:

Date:

https://stcuk.taleo.net/careersection/ex/jobsearch.ftl?lang=fr_FR

Date de clôture :  28 Juin 2022