DESCRIPTION POSTE

Intitulé du poste

Chargé des Finances et de l’Administration (Finance and Administration Officer)

Nombre de postes

UN (1)

Superviseur hiérarchique direct :

Chef de base Gao

Liens Techniques

Finance Manager

Lieu d’affectation :

Gao

Grille salariale

Niveau compétitif selon l’expérience et les compétences avérées

Description de la fonction :

Le Chargé des Finances et de l’Administration a le rôle principal d’assister le Chef de Bureau dans la gestion financière et le suivi de la comptabilité au niveau de Gao à travers une collaboration étroite avec la Manager des Finances basée à Bamako.

La conformité et le respect des politiques internes :

 S’engager à respecter le code de conduite de IMC et la politique de code de redevabilité vis-à-vis des bénéficiaires et de prévention d’abus et exploitation sexuels de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants ;

 S’engager à participer à la mise en place de mécanismes de gestion de plaintes communautaires permettant l’appréciation et l’amélioration de la qualité des services offerts par IMC ;

  S’engager à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du « Do No Harm » ;

  Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des Bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC ;

  S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte.

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITES :

1.    Comptabilité et respect des procédures :

  S’engage à garder une stricte discrétion sur les opérations et les informations portées à sa connaissance durant la période d’emploi ;

  S’engage à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires ;

  Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC ;

 Tient la comptabilité de l’organisation à partir des pièces justificatives, en veillant à leur conformité et validation ;

  Veille au paiement par caisse et à l’enregistrement quotidien des opérations de caisse et bancaires dans le logiciel de comptabilité « Cost Point Accounting » ;

  Veille à la sécurité de la caisse et à son approvisionnement selon une bonne planification des besoins par les différents départements ;

  Réalise l’inventaire de caisse au quotidien et mensuellement ;

  Effectue tous les paiements de factures, les contrats, les avances, les perdiems etc. selon les procédures internes ;

  Assure un bon classement et archivage des documents comptables tenant compte des procédures internes d’IMC.

2.    Gestion financière :

  Participe activement dans l’élaboration prévisionnelle de dépenses et fait des analyses financières ;

  Gère les avances octroyées aux individus et les clôtures conformément aux procédures internes ;

  Vérifie minutieusement que les écritures comptables sont conformes en termes de codes comptables et les libellés standardisés ;

  S’assure que toutes les avances sont clôturées dans les délais selon les règles établies et surtout à la fin de chaque mois ; et lors des fins de contrats ;

  Fait le cash count journalier et procède à la réconciliation du journal de caisse à la fin de chaque mois comme le recommande les procédures de IMC ;

  Travaille en collaboration avec son superviseur pour l’harmonisation de la comptabilité de la mission ;

  Forme le personnel du projet sur les procédures et les aspects financiers chaque fois que cela est nécessaire ;

  Travailles-en étroite collaboration avec les autres départements, surtout l’administration des ressources humaines et la logistique.

3.    Gestion des Ressources Humaines et de l’Administration

  Assiste le programme dans la planification, l’organisation et la réalisation de leurs opérations de recrutement, conformément aux délais et procédures de IMC en la matière ;

  Coordonne les entretiens et effectue les vérifications et contrôles requis ;

  Prépare le plan d’induction des nouvelles recrues et s’assure de sa mise en œuvre dans les délais ;

  Organise le suivi administratif des opérations de recrutement : archivage et classement des dossiers de recrutement ;

  Prepare et assure le suivi des contrats de travail, des avenants aux contrats de travail et des procédures de sorties ;

  Assure le suivi et les évaluations de performances des périodes d’essai des nouvelles recrues ;

  Assure que les dossiers du personnel sont complets et à jour ;

  Maintient et met à jour les fiches de suivi pour tous les avantages sociaux, les congés, les évaluations de performance et les augmentations annuelles, l’orientation, les contrats de travail, etc…liés au personnel et produire des rapports à soumettre aux Ressources Humaines de Bamako ;

  Examine les feuilles de temps du personnel avant de les soumettre mensuellement aux Ressources Humaines de Bamako ;

  Assure le suivi de toutes les questions d’Assurances pour le personnel, y compris l’ajout et la suppression des membres du personnel de/vers les plans de responsabilité de l’employeur et d’Assurance      médicale, ainsi que le suivi des paiements et de réclamations ;

  Met à jour périodiquement le tracker de suivi des congés et veille à son exactitude ;

  Prépare les variables de la paie, s’assure que tous les documents justificatifs sont complets et transmis en temps voulu pour le traitement de la paie ;

  Assure que toutes les informations relatives au personnel de terrain sont communiquées.

  Assure une bonne communication avec les équipes et facilite les sessions d’information et d’orientation sur les aspects administratifs du programme.

Profil / Qualifications requis :

  Minimum BAC + 4 en Comptabilité ou Finances, Gestion, Audit ou un cursus académique diplômant équivalent ;

  Certification en Ressources Humaines et Administration ;

  Avoir une expérience de 3 ans minimum à un poste similaire de préférence au sein d’un ou plusieurs organisations humanitaires ;

  Expérience professionnelle dans la gestion des ressources humaines et de l’administration au sein d’une organisation humanitaire ou de développement ;

  Bonne maitrise du logiciel Cost Point Accounting ou tout autre logiciel de comptabilité similaire ;

  Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs ;

  Bonne communication à l’oral et à l’écrit ;

  Autonome et fiable, capacité d’adaptation et à travailler sous pression, disponibilité à voyager et travailler dans la région d’affectation ;

  Maitrise de l’outil informatique avec un niveau très avancé sur Excel et Word ;

  Parler couramment le français, la maitrise de l’anglais est un atout très important pour ce poste.

 Savoir être

  Ouverture d'esprit et esprit de bon sens ;

  Adaptabilité et souplesse ;

  Esprit d'équipe, bonnes capacités relationnelles ;

  Dynamique et enthousiaste.