Le Catholic Relief Services, USCCB, « CRS » Mali recrute le personnel ci-après pour son programme : Un (e) Chargé (e) des systèmes d’information pour la gestion de la logistique F/H

Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le Vendredi 19 Aout 2022 à 12 H00 à l’adresse email suivante : ml.recruit@crs.org avec comme objet : « Chargé des systèmes d’information pour la gestion de la logistique »

NB : Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées. 

Les candidatures féminines sont vivement encouragées. 

« Le CRS met un accent particulier sur les valeurs familiales, y compris les congés de maternité et de paternité, les politiques qui favorisent l’allaitement maternel exclusif, la disponibilité d’une crèche au bureau et le travail selon les heures flexibles dans la mesure du possible ». 

En postulant à cet emploi, je comprends et reconnais que CRS exige de son personnel : qu’il traite toutes les personnes avec dignité et respect et qu’il prévienne activement le harcèlement, la maltraitance, l’exploitation et le trafic d’êtres humains. De plus, je comprends que si je suis un candidat retenu, je serai soumis à une vérification approfondie des antécédents et que mes références personnelles/ professionnelles seront utilisées pour évaluer mes comportements liés aux sujets susmentionnés relatifs à la protection.

DESCRIPTION DE POSTE DE CRS

Titre du poste : Chargé des systèmes d’information pour la gestion de la logistique du projet MGD4

Département : Operations

Échelon : 7

Superviseur immédiat : Gestionnaire de la chaine d’approvisionnement et régional local des achats

Pays/lieu : Bamako/Mali

Contexte

Catholic Relief Services (CRS) met en œuvre des projets de cantines scolaires au Mali, en collaboration avec des partenaires locaux et le Ministère de L’Education Nationale, depuis 1999. Le projet actuel McGovern Dole Food For Education and Child Nutrition (MGD/FFE) –JIGIYA (2020-2025) va couvrir dans sa 4eme phase, 81.689 élèves dans 267 écoles fondamentales du premier cycle et du second cycle et 2,972 enfants de 43 CDPE. Le projet poursuit deux objectifs stratégiques :SO1) Améliorer l’éducation des enfants en âge de scolarisation et SO2) accroitre l’utilisation des pratiques améliorées de sante, nutrition et d’alimentation. Dans cette nouvelle phase également, le projet mettra un accent particulier sur le renforcement de la pérennisation des acquis ainsi que le transfert progressif des bonnes pratiques vers les communautés, les structures gouvernementales (CNCS, CAP) et les collectivités locales (communes) dans les régions de Mopti et Koulikoro. Dans ce contexte, CRS recrute un(e) Chargé des systèmes d’information pour la gestion de la logistique du projet.

Résumé du poste

Vous aiderez à coordonner et à assurer l’atténuation des risques dans la gestion d’inventaire par des processus établis de comptabilité et de rapports d’inventaire afin d’appuyer des programmes de qualité servant les personnes pauvres et vulnérables. Vos connaissances et votre expérience vous permettront de garantir la conformité aux réglementations de CRS et des bailleurs de fonds et aux normes et exigences internationales et locales de comptabilité de la chaine d’approvisionnement, tout en appliquant les principes de gestion vertueuse, d’intégrité, de transparence et de redevabilité.

Responsabilités du poste

Gestion des informations 

Vous assurez que les documents exigés, les mises à jour des données et les rapports de divers domaines opérationnels, sous-récipiendaires, experts maritimes et fournisseurs externes sont reçus et consolidés à temps et conformément aux normes, politiques et procédures de CRS et du bailleur.

Mise en place d’une base de données adéquate répondant au besoin d’information de la logistique.

Mise en place d’un mécanisme d’archivage électronique et physiques des différents supports de gestion de vivres.

Faire le rapport d’inventaire des stocks de vivres : Suivre, revoir et examiner les dossiers de gestion d’inventaire et la saisie des données dans le système d’information sur le suivi et la gestion de l’inventaire pour vérifier qu’ils sont complets. Signaler les divergences et les irrégularités dans la gestion.

Faire la programmation des vivres et superviser la distribution dans les écoles.

Vérifier et appuyer les transporteurs de vivres dans le remplissage correcte des bordereaux de livraison

Mettre à jour divers registres de gestion (grand livre d’expédition, grand livre d’inventaire, grand livre des pertes et réclamations, et d’autres, selon les cas).

Préparer des rapports mensuels, trimestriels et annuels justes et ponctuels sur la situation des vivres et des bénéficiaires pour les parties prenantes internes et externes du projet.

Travailler avec les gestionnaires de projets pour la préparation aux audits et coordonner le processus d’audit.

Travailler en étroite coordination avec le personnel concerné des programmes et de la chaine d’approvisionnement pour résoudre les problèmes et rapprocher l’inventaire et les dossiers comptables.

Supervision des contrôleurs de vivres

Superviser et coordonner les activités des ‘’Supply Chain Monitoring Officer’’ (contrôleurs de vivres) sur le terrain

Apporter un appui – conseil aux contrôleurs de vivres dans la gestion des outils et le rapportage

Formation, expérience et capacités requises

Études et expérience

Licence en comptabilité, finances, statistiques, logistique, économie ou domaine apparenté. Une/des certifications professionnelles dans la chaine d’approvisionnement sont un plus.

Maîtrise des logiciels MS Office (Excel, Word, PowerPoint). Expérience des logiciels de comptabilité d’inventaire et/ou autre systèmes de gestion des bases de données (par ex. MS Access) fortement souhaitée. Connaissance du logiciel de gestion Food log serait un atout

Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire, de préférence dans une organisation internationale.

Des diplômes supplémentaires en gestion des stocks et logiciel de gestion peuvent remplacer une partie de l’expérience.

Connaissance et expérience des réglementations de divers bailleurs de fonds publics.

Connaissance et compréhension des systèmes et principes de suivi, comptabilité et rapports d’inventaire. Compréhension des principes GACAP (Principes généralement acceptés de la comptabilité des vivre) souhaitée.

Compétences personnelles

Très bonnes compétences analytiques avec la capacité de détecter et de signaler les incohérences

Consciencieux, précis et minutieux avec une grande attention aux détails

Conduite éthique, conformément à des codes professionnels et organisationnels reconnus d’éthique

Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats 

Langue étrangère exigée : Français ; une connaissance de l’anglais technique sur la gestion serait un atout.

Voyages nécessaires : 20% dans les magasins secondaires et aux magasins de distribution au niveau écoles pour confronter les données. 

Principales relations de travail :

Supervision : Contrôleur de vivre

Interne : Chargé d’entrepôt, Chargé LRP, Gestionnaire de la chaine d’approvisionnement et régional local des achats et l’équipe MEAL FFE 4

Externe : Les partenaires de FFE (AMPRODE-Sahel, Caritas Bamako, Caritas Mopti, Guamina Education Développent Center, Inc. -EDC), le Ministère de l’Education, les CAP et les ACADEMIES, de le CNCS

Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :

Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.

Relations de confiance

Croissance professionnelle

Partenariat

Redevabilité 

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.