COOPI Mali recherche : Chargé (e) des Ressources Humaines

Categorie : Ressources Humaines

Type : CDD

Date limite : 2022-07-30

Date prise en fonction : 2022-08-29

COOPI – COOPERAZIONE INTERNAZIONALE

MISSION MALI/COORDINATION BAMAKO

Recherche

Fonction : Chargé (e) des Ressources Humaines : Un (01) poste

Lieu d’affectation : Bamako -Mali avec des déplacements sur terrain

Durée du contrat : douze (12) mois avec possibilité d’extension

Date de début : Immédiate

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !

COOPI au Mali

COOPI est présente au Mali depuis 2012, avec des projets de nutrition dans les régions de Ségou et Mopti. Au cours des dernières années, l'organisation a principalement diversifié ses actions dans les secteurs de la santé, protection de l'enfance, réintégration économique et d’appui psychosocial des migrants. COOPI conduit six projets en cours à travers des financements de bailleurs tels UNICEF, ECHO, Fonds Mondial et Coopération Italienne.

COOPI Mali a bureau de coordination à Bamako, deux sous-bureaux (Ségou, Mopti) et deux antennes à Bankass et Djenné. Dans la région de Ségou, les projets de nutrition/santé de COOPI sont concentrés dans les Districts Sanitaires (DS) de Ségou et Baroueli. Le district sanitaire de Macina est une nouvelle zone d’intervention pour la nutrition.

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE

Sous la supervision directe du chef de mission, elle/il garantit la bonne gestion des ressources humaines à travers les politiques internes et nationales, apporte un appui technique aux bases, met en place des systèmes opérationnels RH afin d’optimiser les performances des équipes.

PRINCIPALES RESPONSABILITERS

-       Veiller à la conformité de l’emploi et aux préoccupations règlementaires concernant les employés ;

-       Elaborer les politiques et documentations internes de la missions en lien avec la politique COOPI et les lois et règlement du pays ;

-       Administrer la rémunération, les avantages sociaux et les impôts et taxes selon la réglementation ;

-       Developper la culture de COOPI axée sur les employés qui met l'accent sur la qualité, l'amélioration continue, la rétention et le développement des employés clés et la haute performance.

-       Mettre en place/suivre la mise en œuvre d’une politique de développement personnel continu

-       Superviser et assurer le monitoring des Ressources Humaines ;

-       Prodiguer des conseils et apporter tout appui en relation avec la gestion des employés et de l’administration aux responsables et aux autres staffs qui le sollicitent ;

-       Fournir l’appui nécessaire pour mettre en œuvre les plans opérationnels selon les standards convenus dans l’organisation ;

-       Assiste les différents responsables en apportant des solutions à des problèmes divers et complexes et développe des solutions pour les problèmes de routine relatifs aux ressources Humaines ;

-       Influence le staff et les managers sur diverses questions de Ressources Humaines ;

-       Développe des relations efficaces avec des partenaires extérieurs ;

-       Présente les informations récoltées selon les formats préétablis ;

RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES

1-     Développement des ressources humaines de la mission

a)    Élabore et assure le suivi du budget annuel des ressources humaines qui comprend les services des ressources humaines, la reconnaissance des employés, le soutien aux événements communautaires, l'administration des avantages sociaux.

b)    Choisit et supervise des conseillers en ressources humaines, des avocats et des spécialistes de la formation, et coordonne le recours aux compagnies de courtiers d'assurance, de compagnies d'assurance, d'administrateurs de régimes de retraite et d'autres sources externes.

c)     Conduit une étude continue de toutes les politiques, programmes et pratiques de ressources humaines afin de tenir la direction au courant des nouveaux développements.

d)    Dirige le développement des objectifs, des objectifs et des systèmes du département.

e)    Assure un leadership pour la planification stratégique des ressources humaines.

f)      Établit des mesures organisationnelles des RH qui appuient la réalisation des objectifs stratégiques de COOPI.

g)    Gère la préparation et la mise à jour des rapports nécessaires à l'exécution des fonctions du département. Préparer les rapports périodiques pour la mission, selon les besoins ou requis, afin de suivre l'atteinte des objectifs stratégiques.

h)    Élabore et administre des programmes, des procédures et des lignes directrices pour aider à aligner les effectifs sur les objectifs stratégiques de COOPI.

i)      Participer aux réunions des cadres, de la mission et assister à d'autres réunions et séminaires.

j)      Coordonne et organise les formations des employés en dehors des formations intégrées dans les projets et tenir une matrice des acquis en capacités afin de faire des propositions au programme en fonction des besoins.

k)     Établit un système interne de formation des employés qui répond aux besoins de formation de l’organisation, notamment l'évaluation des besoins de formation, l'intégration ou l'orientation des nouveaux employés, le développement de la gestion, la formation croisée, la mesure de l'impact de la formation et les transferts de formation.

l)      Aide les gestionnaires à choisir et à embaucher des programmes de formation externes et des consultants.

m)   Aide à l'élaboration et à la surveillance des dépenses du budget de formation de la mission. Conserve les dossiers de formation des employés.

n)    Maintenir de bons rapports de travail avec les autres chargés de Ressources Humaines &Administrateurs d’ONGs et participer aux réunions du réseau des administrateurs des ONGs er en faire des rapports écrits succincts pour la documentation et le suivi.

o)    Assure la liaison et la bonne collaboration avec les services publics en matière de législation de travail, de sécurité sociale et de l’AMO.

p)    Assure la mise en œuvre des politiques et procédure la santé et salubrité, la prévention de l’exploitation et des abus sexuels) selon les normes standards en vigueur et viser l’amélioration continue des standards.

q)    Produire un rapport mensuel de GRH ;

2-    Gestion des recrutements

a)    Definit le plan de recrutement, et Assister les programmes et services dans la définition de leur besoin en personnel

b)    Assiste les programmes et services dans la définition des profils des postes à pourvoir : compétences requises, qualités humaines, expérience, niveau de formation initiale…

c)    Valide avec les demandeurs le mode de recrutement et les besoins en termes de délais et Rédige les annonces en assurant la diffusion dans les canaux référencés par COOPI

d)    Effectue la présélection RH des candidatures et Organiser sur le plan matérielle des tests techniques et Consolider les résultats des tests et interviews

e)    Pilote les entretiens avec les candidats ou les prendre en charge selon le niveau de poste

f)     Procéde à la sélection de la short liste , Elaborer le rapport de sélection et le faire valider par le demandeur et l’administration

g)    Participe à la sélection du candidat retenu et Collecter et analyser les références des candidats de la short-liste

h)    Elabore et soumettre l’offre d’embauche et Préparer le rapport final des recrutements

i)      Contrôle la complétude des dossiers de recrutement et veiller à leur référencement, classement et archivage

j)      Organiser le suivi administratif des opérations de recrutement : archivage et classement des dossiers de recrutement

k)    Tenir un roster à jour pour palier à d’eventuelles turnover

3-    Gestion de l’accueil et intégration des nouveaux staffs

a)    Préparer le plan d’induction des nouvelles recrues et en assurer la mise en œuvre dans les délais requis (maximum 15 jours)

b)    Coordonner avec la Logistique l’installation physique des nouveaux staffs : bureau, matériel, documentation, equipements…

c)    Preparer l’accueil du nouveau (présentation, remise des politiques et procédures RH de COOPI, remise du planning d’orientation)

d)    Informer la Logistique pour la confection du badge,

4-    Gestion des contrats de travail

a)    Préparer les contrats de travail et les avenants au contrat de travail et en faire le suivi

b)    Faire le suivi des périodes d’essai et des CDD et alerter le chef de mission en cas de besoin,

c)    Faire le suivi des contrats (Renouvellement et repporting mensuel) et Tenir une matrice à jour de suivi des contrats;

d)    Assurer le visa des contrats au service étatique dédié et à l’inspection du travail

e)    Assurer la planification des évaluations de performances du personnel et veille sur l’effectivité et l’archivage dans le dossier du perosnnel

f)     Tenir à jour les archives des dossiers du personnels

g)    Assurer la cloture des contrats et la disponibilité des documents administratifs au niveau du partant et de la mission

h)    Préparer les informations utiles pour la production de la liste de paie, et les transmettre à l’administrateur Pays pour vérification

5-    Gestion de la mobilité interne

a)    Recueillir et traiter les demandes de changement de statut des staffs

b)    Orienter les staffs sur les opportunités de carrière

c)    Collaborer avec les Chefs de projet et départements à l’identification des besoins en renforcement de capacités du staff et à la définition et à la mise en œuvre du plan de développement des compétences

d)    Produire mensuellement et à la demande les tableaux de bord de suivi des effectifs et de suivi de la mobilité

e)    Participer à la mise en œuvre des plans de sauvegarde (reclassement) ou de réduction des effectifs en cas de fin et d’ouverture de projet

6-    Gestion des relations sociales et relation avec les employés

a)    Participer à la gestion des relations avec les organismes sociaux, inspection du travail, médecine du travail, impots

b)    Participer à la sélection de service d’assurance Maladie privée et Etre le point focal de l’assurance maladie privée

c)    Suivi des incorporations et des retraits de l`assurance maladie et Orienter et partager avec les staffs les informations sur les avantages de l’assurance

d)    Formuler et recommander des politiques et des objectifs en matière de ressources humaines pour l'entreprise sur tout sujet lié aux relations avec les employés et aux droits des employés.

e)    Collaborer avec la coordination pour communiquer les politiques, les procédures, les programmes et les lois en matière de ressources humaines.

f)     Déterminer et recommander les pratiques de relations avec les employés nécessaires pour établir une relation employeur-employé positive et promouvoir un haut niveau de moral et de motivation des employés. Mener des enquêtes périodiques pour mesurer la satisfaction des employés et l'engagement des employés.

g)    Encadrer et former les gestionnaires dans leurs responsabilités de communication, de rétroaction, de reconnaissance et d'interaction avec les employés qui relèvent d'eux.

h)    Mèner des enquêtes lorsque des plaintes ou des préoccupations d'employés sont soulevées.

i)      Surveiller et conseiller les gestionnaires et les superviseurs dans le système de discipline progressive de l'entreprise. Surveille la mise en place d'un processus d'amélioration des performances avec les employés non performants.

j)      Examiner, guider et approuver les recommandations de gestion pour les cessations d'emploi.

k)    Diriger la mise en œuvre des programmes de sécurité et de santé de l'organisation. Surveille le suivi des données.

l)      Examiner les appels des employés à travers la procédure de plainte de l'organisation.

7-    Paiement des salaires :

a)    Appuyer la préparation mensuelle de la paie payroll Bamako, vérification (réconciliation) des autres états de paies envoyées par terrain à soumettre à l’administrateur pays pour validation

b)    Editez les bulletins de paie de personnel de Bamako

8-    Administration

S’acquitter des tâches suivantes ou s’assurer que le personnel sous sa supervision s’en acquitte convenablement :

·         Classement des dossiers administratifs.

·         Suivi des contrats de bail ainsi que de toutes les dépenses liées à l’usage des lieux loués en fonction des procédures COOPI et des prescrits desdits contrats.

·         Actualisation des listes de contacts utiles.

·         Correspondance administrative au niveau programme.

·         Gestion du bureau en matière de communication et de la transmission des informations.

·         Assurer l’interface entre l’organisation et les entités administratives et fiscales.

·         Organiser les rendez-vous ainsi que les réunions avec les partenaires extérieures dans le domaine de l’administration et des ressources humaines.

·         S’assurer que l’hébergement des visiteurs dans sa base de travail est organisé.

·         Mise en place et suivi des arrangements domestiques pour l’équipe des expatriées notamment leur logement, la sécurité des lieux de leur résidence.

·         Représenter l’Administrateur pays dans des réunions de coordination des ONGs, en cas de nécessité.

9-    PROFIL DU CANDIDAT

·         Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines ou disciplines apparentées (min Bac+4).

·         Expérience d’au moins 5 ans en matière de gestion des Ressources Humaines de préférence avec une organisation internationale. Des formations qualifiantes en Ressources humaines ou équivalentes constitueront un avantage.

·         Bonne connaissance de la législation et des institutions du travail du Mali

·         Bonne connaissance des techniques d’entretien (individuels, collectifs.) et des techniques d’évaluation des compétences

·         Pratique courante des logiciels bureautiques

·         Bonnes capacités organisationnelles et compétences relationnelles

·          Capacité d'analyse et de synthèse ; Qualités d'écoute, d'observation, de communication

·         Diplomatie ; Force de proposition ; Rigueur et méthode ; Adaptabilité.

10-  DOSSIERS DE CANDIDATURE

-          Curriculum vitae actualisé avec trois contacts des personnes de références ;

-          Lettre de motivation ;

-          Certificats de travail ou tout autre justificatif de l’expérience professionnelle.

-          Copie des deux diplômes les plus élevés

D’autres documents seront demandés uniquement aux candidats qui seront retenus pour les prochaines étapes.

Les candidatures doivent être envoyées sous pli fermé et adressées au Chef de Mission de COOPI Mali avec comme référence: « REF N°005/07/RH/COOPI/2022 », à envoyer au plus tard le 30 juillet à 17h00, heures locales aux adresses COOPI suivants :

Bamako : Badalabougou, Rue 136, Porte 882, Bamako (derrière Shoprite)

Ségou : Q/ Darsalam, Rue 260, Porte : 305

Sévaré : village CAN près de l’école ATTbougou

Bankass : Quartier Dourcuom,

Djenné : Quartier Tolober Djenné non loin de la BIM

ou  par e-mail : recrutementcoopimali@gmail.com

Seuls les candidats retenus seront contactés.