TITRE :Chargé(e) des Ressources Humaines et Administration bureau de Ségou

(Les candidatures féminines sont fortement encouragées)

EQUIPE/PROGRAMME :Child Sponsorship (Parrainage des Enfants)

LIEU : Ségou

GRADE : Grade 4.1 de la grille de SCI Mali.

DURÉE DU CONTRAT : CDI

TYPE DE CONTRAT : National

SAUVEGARDE DE L’ENFANT :

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou toute une nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes-pays ; ou vont visiter les programmes du pays ; ou parce qu’ils sont chargés de la vérification des références et le processus du vetting du personnel.

Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE) :

-       S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les

Dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures

Locales/procédures du Pays ;

-       Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi

Bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de

Soupçons d’abus commis sur les enfants ;

-       S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en

Danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils

De référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de

Mise en œuvre ;

-       Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et

Ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres

de la communauté d’une manière générale ;

-       Être vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et Professionnelle.

OBJECTIF DU RÔLE :

Basé(e) à Ségou et sous la supervision du Chef de Bureau de parrainage, il/ elle devra s'assurer que les opérations administratives quotidiennes et les fonctions RH du Programme Sponsorship sont exécutées conformément aux politiques, aux procédures et aux pratiques des RH de Save the Children International. Il/Elle jouera le rôle d’interface entrelesinterlocuteursinterneset externeset assurerala diffusiondesinformationsau seindubureau et sera le garant de la bonne mise en œuvre des politiques/procédures administratives de l’organisation. Il/Elle jouera un rôle d’animation et de la coordination pour l'ensemble des services administratifs de même que la gestion administrative et la gestion de performance du personnel du bureau de Ségou : recrutement, embauche et intégration, gestion administrative du personnel, accueil, secrétariat, service au personnel, facturation, gestion du Guest house. Il/elle travaillera sur la base des procédures et politiques SCI, dans le contexte normal, ainsi que dans le contexte des urgences.

Save theChildrenInternational (SCI)estlapremièreorganisationindépendante aumondepour les enfants. Sa visionest unmondedans lequelchaqueenfantale droit desurvivre, ledroitàla protection, au développement età la participation.Samissionestd’obtenir desavancées décisives dans la façondont le mondetraiteles enfants et deréaliser des changements immédiatsetdurables dans leurs vies.

DIMENSION DU POSTE :

Rapporte à : Chef de bureau de parrainage

Supervision Technique : Coordinateur Admin & RH Sikasso

Staff sous la supervision de ce poste : Agent de nettoyage et coursier.

Responsabilité budgétaire : N/A

Dimensions du Rôle : Travaille en coordination avec l’équipe Sponsorship de Ségou et Bamako, l’Inspection du travail, l’INPS, la CMIE et assure les relations, avec les partenaires.

NIVEAU DE SALAIRE BRUT ANNUEL :

Salaire de brut annuel compris entre : 6 774 630 FCFA –10 528 617 FCFA

Notre Offre définitive sera basée sur l'expérience, l'équité interne et la disponibilité financière. SCI offre un ensemble d'avantages concurrentiels en dehors du salaire).

AUTRES AVANTAGES:

•    Le reversement de l’INPS+AMO part Employeur ;

•    Une couverture d’assurance maladie tiers payant pour vous et votre famille (enfants & épouses jusqu’à quatre épouses maximum), l’utilisation de l’AMO est facultative ;

•    L’augmentation annuelle après la revue de la performance annuelle ;   

•    Le paiement d’allocation de rentrée scolaire pour les enfants en raison de 100.000 F/Enfant pour un maximum de 4 enfants par staff en début d’année scolaire ;

•    Un forfait de communication d’un montant de 15.000 FCFA, Data 5000 pour les communications avec les personnes externes de l’Organisation ;      

•    L’inscription à la flotte de communication interne à travers laquelle vous pouvez communiquer gratuitement avec vos collègues ;

•    Des opportunités de formation ;

•    Congés annuel 24 jours ouvrés ;

•    Congés de paternité de Quinze (15) jours calendaires (à condition d’avoir accompli au moins un an de service continu au sein de l’organisation) ;

•    Congés de maternité de Six (06) mois calendaires (à condition d’avoir accompli au moins un an de service continu au sein de l’organisation).

PRINCIPAUXDOMAINES DE RESPONSABILITE :

Politiques/conseils/gestion :

·         Faire respecter les politiques et les procédures du SCI en matière de ressources humaines au sein des Equipe Sponsorship du bureau de Ségou ;

·         Assurer un niveau élevé de confidentialité des données relatives au personnel et veiller à ce que toutes les informations relatives aux employés soient tenues à jour, complètes et conservées dans un lieu sécurisé ;

·         Maintenir une connaissance approfondie des politiques nationales du Mali en matière de ressources humaines et d'administration et veiller à leur application cohérente ;

·         Fournir en temps opportun des séances d'information au personnel sur les nouveaux développements en matière de politiques, afin d'assurer une application correcte et cohérente grâce à la formation, à la surveillance et aux mesures de suivi appropriées ;

·         Fournir des conseils et un soutien aux responsables du programme Sponsorship sur les questions relatives aux ressources humaines, notamment le recrutement, l'orientation, le développement de carrière, l'évaluation des performances etc. ;

·         Aider périodiquement les responsables du programme Sponsorship à rédiger ou à modifier les descriptions de poste en fonction des besoins du programme en collaboration avec l’équipe de recrutement ;

·         Coordonner les questions disciplinaires, donner des conseils et suivre toutes les directives venant de la Direction.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES AUX RESSOURCES HUMAINES

Recrutements :

·         Coordonner tout le processus de recrutement des staffs Sponsorship à travers la plateforme de recrutement avec l’équipe HR de Bamako ;

·         Appuyer les responsables du programme Sponsorship dans l’élaboration des Termes De Référence de recrutement ;

·         S’assurer que les descriptions de poste sont mises dans le bon format et que la demande de recrutement est bien renseignée et signée par toutes les parties ;

·         Veiller à la bonne mise en œuvre du processus de recrutement conformément aux politiques et procédures de l’Organisation ;

·         Orienter le panel de recrutement sur les politiques et procédures de recrutement ;

·         Assurer la mise à jour et le suivi du tracer de recrutements et le partager quotidiennement ;

·         Participer au panel de recrutement en fonction de la demande.

Orientation du personnel :

·         Coordonner et élaborer des plans d'intégration efficace, en veillant à ce que le personnel soit au courant des politiques et des pratiques relatives à son emploi. Veillez sur la mise en œuvre du calendrier d'intégration pour les nouveaux employés du programme Sponsorship en coordination avec les Superviseurs hiérarchiques ;

·         Coordonner et s'assurer que les nouveaux employés sont formés, comprennent et signent toutes les politiques de Save the Children telles que le Code de conduite, la fraude, l’induction globale etc. ;

·         Coordonner l’orientation des employés nouvellement recrutés sur programme Sponsorship avec leur superviseur ;

·         Coordonner avec la DRHA, les sessions de recyclages du personnelle sur les formations obligatoires.

Coordination de la revue des performances du Personnel :

·         Coordonner le processus de gestion des performances des staff programme Sponsorship bureau de Segou ;

·         Appuyer les employés dans la gestion des Evaluations de Performance et la fixation des Objectifs dans le système ORACLE ;

·         Assurer le suivi et la transmission de l’extraction des rapports trimestriels effectué par la DRH au personnel ;

·         Contribuer à collecter les besoins en formation et transmettre à la DRHA.

Gestion administrative du personnel :

·         Assurer l’extraction du rapport des congés des staffs du programme Sponsorship en vue d’une mise à jour et l’ajustement pour chaque employé dans ORACLE ;

·         En coordination avec les HR de Bamako, contribuer à la production du rapport mensuel et trimestriel et signaler tout problème à la hiérarchie ;

·         Assurer le respect des procédures administratives d’absences et de congés ;

·         S’assurer que tout nouvel employé a une copie de sa description de tâches et de son contrat de travail ;

·         Organiser des visites médicales d’embauches pour les employés basés à Ségou ;

·         Assurer le visa des contrats par le médecin du travail et par l’inspection du travail au niveau de la base ;

·         Suivre les dates de fin de contrat et prendre les dispositions pour la notification d’extension ou de notification de préavis ;

·         Assurer que Save the Children agit à tout moment en conformité avec les procédures dans le code de travail et se tenir informer de l’évolution des lois rédigeant le code de travail ;

·         Être l’interface avec les administrations nationales relatives à l’emploi telles que l’inspection du travail, l’ANPE, l’INPS, la CMIEetc. ;

·         Veiller au bon respect des conventions médicales d’assurance souscrites par Save the Children International pour son personnel ;

·         Participation dans l’élaboration des rapports trimestriels et annuels des Ressources Humaines ;

·         Garder la confidentialité sur les questions relatives à la gestion du personnel de Save the Children au Mali.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES A L’ADMINISTRATION

Facilities Management :

·         Responsable de la mise en œuvre correcte des politiques et procédures et éthique de l’organisation dans le domaine de l’administration du programme Sponsorship ;

·         Contribuer à la gestion de l’environnement physique du bureau et le maintien de l’état de propreté ;

·         Coordonner l’allocation d’espace de travail et les déménagements du staff du programme Sponsorship ;

·         Fournir un soutien logistique aux invités, aux visiteurs, y compris les organisations partenaires impliquées dans les activités du programme Sponsorship;

·         Prendre des dispositions pour la gestion administrative du déplacement du personnel expatrié et national du programme Sponsorship en visite à Ségou ;

·         Signer les ordres de missions des staffs du programme Sponsorship et les visiteurs ;

·         Organiser les différents ateliers en collaboration avec la logistique programme Sponsorship ;

·         Appuyer le personnel du programme Sponsorship dans l’organisation des voyages nationaux et internationaux ;

·         Assurer la fourniture des ressources d'information (Journaux, quotidien national, et autres documents, etc.) de façon que l'information soit plus accessible et mettre en place un mécanisme de contrôle à l'usage du personnel et des visiteurs du programme Sponsorship.

Gestion des contrats du programme Sponsorship avec les prestataires des services :

·         Chargé de la gestion de toutes les questions liées au suivi et la mise à jour des contrats tels que : les contrats de bail, des bureaux, résidences des expatriés et des équipements du personnel du programme Sponsorship. Les contrats de maintenance et d’entretien du bureau de Ségou et des magasins, les contrats cadre pour l’entretien période et la réparation des équipements (Photocopieurs ; fax ; téléphones ; imprimantes ; ordinateurs ; onduleurs et des climatiseurs, etc…).

Relations avec l’extérieur :

·         Apporter une assistance à la circulation de l’information et la transmission des décisions et/ ou les invitations entre l’Organisation et les autorités gouvernementales.

Gestion de la Guest House :

·         Il/elle assiste et travaille avec le chef de bureau sur tous les aspects opérationnels du Guest house et doit s’assurer que les locaux sont en bon état de fonctionnement. Assurer la disponibilité des matériels et équipements nécessaires et leur maintenance ;

·         Veiller à l'application des DOP (Directives Opérationnelles et Procédurales) dans toute la structure et de vérifier la mise en place des contrôles opérationnels de routine ;

·         Inspecter les lieux (chambres, toilettes, Cuisine, etc…) pour s’assurer de l’état des lieux et vérifier le stock (qualité, les niveaux de stock nominale, l'expiration, etc.) et de la propreté interne et externe, l'ambiance, le service de préparation, le personnel de nettoyage et la culture de l'hospitalité ;

·         Surveiller et maintenir le fonctionnement et les frais généraux afin de maintenir un maximum de revenus pour l'organisation ;

·         S’assurer d’une bonne condition d’accueil et d’hébergement des visiteurs du programme Sponsorship.

COMPORTEMENTS ET VALEURS (Nos valeurs en pratique)

Responsabilité/ Redevabilité :

·         Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children ;

·         Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

·         Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même ;

·         Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres ;

·        Orienté vers le futur, pense stratégiquement.

Collaboration:

·        Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants ;

·        Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité ;

·        Abordable, à l’écoute.

Créativité:

·         Développe et encourage les solutions innovantes ;

·        Disposé à prendre des risques calculés.

Intégrité:

·         Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence ;

·         Renforce la confianceet la confiance ;

·         Afficheun excellent jugementconforme.

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET APTITUDES :

ü  Niveau d’étude Licence (Bac+3) ou équivalent en Droit Privé et/ou en GRH ou science sociale ;

ü  Avoir 3à5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration et des Ressources Humaines de préférence avec une Organisation Internationale ;

ü  Expérience dans la formation des adultes ;

ü  Expérience de travailler en équipe et capacité de travailler sous pression ;

ü  Familier avec la législation du travail au Mali ;

ü  Expérience démontrée dans la rédaction des correspondances administratives ;

ü  Bonne capacité de communication écrite et verbale en Français. L’Anglais serait un atout considérable ;

ü  Excellentes compétences du pack Office ainsi que l’utilisation de la messagerie électronique ;

ü  Sens de la responsabilité, de la rigueur, de la confidentialité et de l’honnêteté ;

ü  Connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales souhaité ;

ü  Excellente connaissance de la gestion Administrative ;

ü  Connaissance de la langue, du milieu et l’expérience de travail dans la zone sont des atouts majeurs ;

ü  Disponible à voyager dans la zone de projet ; 

ü  Avoir l’expérience de travailler avec la plateforme Oracle sera un atout très favorable.

Responsabilités additionnelles du travail :

Les rôles et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans des limites raisonnables tenant compte de son niveau de compétences et d'expérience.

Egale opportunité à l’emploi :

Les agents déployés sont tenus d'exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d'égalité des chances et de diversité.

Sauvegarde des enfants :

Nous devons protéger les enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

Sauvegarde de nos staffs :

Les agents déployés sont tenus d'exécuter les tâches conformément à la politique anti-harcèlement de SCI

Santé et sécurité

Le titulaire du poste est tenu d'exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.

Les personnes intéressées peuvent postuler via les liens suivants :

Lien de candidature pour le poste :https://bit.ly/3NWHqI5

Site d’offre d’emplois SCI : https://hcri.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 23Janvier 2024 à 17h00

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour le test écrit et les interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés