Description

Terre des hommes (Tdh) est la plus grande organisation suisse d’aide à l’enfance. Depuis 1960, Tdh contribue à bâtir un avenir meilleur pour les enfants démunis et leurs communautés grâce à des solutions innovantes et durables. Active dans près de 40 pays, Tdh travaille avec des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en place des projets sur le terrain qui permettent d'améliorer la vie quotidienne de plus de quatre millions d’enfants et membres de leurs communautés, dans les domaines de la santé, de la protection et de l’urgence. Cet engagement est financé par des soutiens individuels et institutionnels, avec des coûts administratifs maintenus au minimum.

Dans le cadre de nos activités au Mali, nous recherchons pour 12 mois avec possibilité de renouvellement :

01 Comptable basé.e à Tombouctou

01 Logisticien de base basé.e à Tombouctou

02 Assistant.es Communautaires de protection de l’enfant : 01 basé.e à Tombouctou et 01 basé.e à Macina

A/ 01 comptable basé e à Tombouctou

Responsabilités générales

Sous la supervision du chef de bureau, le/la comptable aura la responsabilité d’exécuter des transactions financières et administratives. Il / elle aura en charge la vérification, le traitement et le rapportage des mouvements financiers du programme protection.

Responsabilités Spécifiques

Administration / Finances : le/le comptable sous la responsabilité du chef de bureau aura pour missions :

Préparer et tenir les livres comptables;

Gérer la caisse

Assurer la vérification de toutes les imputations avant de procéder à la saisie dans le logiciel SAGA

Assurer l’approvisionnement de la caisse, le suivi dans le respect des seuils autorisés

Suivre les avances professionnelles ;

Suivre le circuit des dossiers pour les signatures

Effectuer les paiements

Garantir la sécurité de la caisse et la confidentialité des informations ;

Suivre l’acheminement des pièces comptables de Enda vers Tdh Bamako ;

Assister le département pendant les audits ;

Classement :

Assurer les classements numériques et physiques de toutes les pièces comptables

Avant tout classement, s’assurer que les documents de paiement sont cachetés avec la mention « payée » selon les procédures et règles en vigueur et portant le numéro de chèque correspondant ;

Etablir et maintenir un système de classement bien organisé qui facilite la recherche des pièces pour les besoins d’audits ;

Assurer l’archivage sur la plateforme OneDrive

Assurer le scannage de toutes les pièces et les mettre sur OneDrive ou Share point et garder une copie sur clé USB

Autres tâches assignées par le superviseur :

Effectuer des missions d’accompagnement et d’appui terrain ;

Communiquer régulièrement avec les comptables Enda ;

Coordonner l’envoie des pièces comptables Tdh & Enda.

Participer aux formations pertinentes dans le cadre de ses activités

Formation et qualifications

Avoir un diplôme universitaire DUT ou Bac + 02 en comptabilité ou Finances ou tout autre diplôme pertinent équivalent ou supérieur

Expérience d’au moins 03 ans dans le domaine humanitaire,

Expérience préliminaire de travail avec une ONG ou autre organisation à but non-lucratif,

Facilité à communiquer et à développer des relations avec les autorités locales, les communautés, les organisations locales,

Excellentes capacités d'organisation et d’autonomie dans le travail,

Bonne capacité d'adaptation, et capacité à travailler sous pression,

Être intègre et avoir le sens de l’honnêteté et du respect

Être autonome et digne de confiance

Être engagé, disponible et avoir le sens des détails

Maitrise des outils informatiques utilisés pour le suivi et la mise en œuvre du programme (Ms Excel, Ms Power Point, Ms Word et Internet)

B / 01 Logisticien de base

Sous la responsabilité du chef de bureau, le Logisticien de base a la charge de l’ensemble de la logistique de la base notamment la gestion du parc informatique, des achats – approvisionnements, de la gestion de stocks ainsi que de la maintenance diverse.

1    Administration Logistique

Assurer la gestion logistique des projets et de la zone d'intervention et des ressources matérielles

Veiller au respect de l'approvisionnement en matériel en fonction de planning préétablis

Garantir la gestion des biens de Tdh (sécurisation des ressources humaines et matérielles)

Assurer la gestion logistique et la maintenance de la base et de son équipement mais aussi des sous-bureaux existant dans la région de Ségou

Veiller au suivi de la maintenance /réhabilitation du lieu d'habitation et/ou de travail

S'assurer de la bonne application des procédures logistique par l’ensemble du staff

2    Maintenance et utilisation des équipements techniques

Organiser l’affectation et la mise à disposition des équipements

Identifier les besoins et choisir les fournisseurs

Former à la manipulation du matériel et élaborer des procédures d’utilisation

Mettre en œuvre les outils de suivi

Surveiller les renforcements nécessaires des équipements et conseiller pour l’achat

3    Parc Véhicules

Assurer la maintenance préventive et curative du parc véhicules (auto, moto)

Effectuer le recrutement du personnel technique en charge de l’utilisation du parc véhicule.

4    Parc Informatique

Identifier les besoins matériels en informatique de la base et des sous-bureaux

Diagnostiquer les pannes et organiser les réparations

5    Télécommunications

Installer le matériel et en assurer la maintenance

6     Energie

Mettre en œuvre ou faire réaliser les installations énergétiques

7    Gestion des approvisionnements de la base et fonctionnement logistique

Assurer le traitement des commandes et des contrats de service selon les règles établies

Organiser, avec le Responsable logistique, les différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception, dédouanement éventuel, contrôle de conformité et contrôle budgétaire

Assurer le respect des procédures logistiques d'achat

Assurer la gestion (logistique) des RH expatriées ou autres personnes de passage (accueil, logement, déplacements etc.)

Assurer la logistique des déplacements dans le cadre des projets (planning, véhicules, suivi des trajets etc.)

Fournir aux membres de l'équipe les informations nécessaires au bon déroulement des projets

Encadrer l'équipe logistique de la base

8    Gestion des Transports

Choisir les modes de transport et de conditionnement des marchandises

Planifier les expéditions et assurer le suivi jusqu’à la destination finale

Organiser les transports locaux

9     Gestion des distributions

Organiser, planifier et superviser la mise en œuvre des activités identifiées en coordination avec les autres services

Analyser la pertinence et l'adéquation de la distribution par rapport à l'évolution du contexte et des besoins

Encadrer l'équipe de distribution

Définir un processus de distribution

Assurer le suivi et l'évaluation des distributions

10 Stocks

Choisir le site de stockage et son plan d’aménagement

Organiser les flux de marchandises

Veiller à la réception des marchandises et au contrôle qualitatif & quantitatif

Assurer la gestion physique des stocks, en particulier, veiller aux mesures phytosanitaires et aux dates de péremption

Effectuer le suivi d’inventaire

11   Gestion de la Sécurité

Respecter strictement les règles de sécurité de Tdh et du pays

Réaliser les briefings sécurité

Suivre les mouvements de staff en tant que Point Focal sécu local

S'assurer de la présence et de la mise à jour et en conformité du matériel de sécurité

Veiller à la sécurité des bâtiments

12    Reporting

Rédiger à l'intention du responsable logistique et chefs de projet, les rapports mensuels avec analyse des résultats

Rédiger la partie logistique des rapports bailleurs et du rapport annuel Tdh

Créer et suivre les outils pour obtenir les sources de vérification nécessaires au projet

13 Participer à des chantiers spécifiques (construction & réhabilitation, eau & assainissement,

            Chaîne du froid, nutrition, camps de réfugiés etc.)

Définir les besoins

Elaborer les budgets pour son secteur

Identifier les acteurs

Identifier les besoins en ressources humaines

Veiller à l'approvisionnement de consommables

Assurer la maintenance et l'entretien du matériel

Rédiger les appels d'offres

Etudier et comparer les devis

Etablir les termes des contrats

Assurer la sécurité autour du projet

14     Construction et réhabilitation

Réceptionner les matériaux et travaux

Coordonner les activités des différents corps de métier

15     Eau et Assainissement

Identifier les ressources (eau de surface, eau souterraine)

Identifier les modes de pompage

Gérer le stockage de l’eau

Définir le traitement adéquat de l’eau

Assurer la gestion de l’eau en situation d’urgence

16    Gestion RH

Encadrer le personnel sous sa responsabilité (assistant log, chauffeur, gardien, femme de ménage)

Veiller à la gestion optimale de son congé et du personnel sous sa responsabilité

Évaluer le personnel sous sa responsabilité

Formation /Qualifications

Etudes de niveau superieur : Licence ou master en logistique/Transport /Administration ou tout autre diplôme pertinent

Expérience

Minimum 4 années d’expérience dans un poste similaire

Excellente connaissance des procédures d’approvisionnement et bailleurs de fonds (ECHO, UNICEF, etc) et expérience avérée en chaîne d’approvisionnement

Expérience minimum 3 ans en ONGI

Excellente capacité de synthèse et rédactionnelle

Langues et connaissances IT

Français, et langues locales, anglais un atout

Maîtrise des outils informatiques usuels

Qualités personnelles : autonome et fiable, communicateur, capacité d’adaptation, capacité de travailler sous pression, disponibilité de voyager et de travailler dans les zones d’intervention de terre des hommes, sens de curiosité, créatif, esprit d’initiatives et sens de l’organisation

C / Assistants communautaires protection

Le titulaire du poste travaillera sous la supervision directe du (de la) responsable du Projet. Il/elle est le responsable de la mise en œuvre de l’ensemble des activités du projet dans ses communes d’affectation. L’assistant (e) communautaire de protection travaillera sur la base d’un plan de travail validé par le(la) responsable de projet et est responsable de la mobilisation communautaire et la mise en œuvre des activités dans sa zone d’affectation. Il/elle participe à la gestion des partenariats stratégiques et opérationnels dans sa zone d’intervention. Il/Elle gère une relation de collaboration avec les agents de Développement Communautaires de Educo dans le respect des obligations contractuelles avec ces derniers. Il/Elle évoluera dans une équipe pluridisciplinaire de coordination et de suivi supervision de l’implémentation du projet.

Gestion Opérationnelle des activités

Participer à la planification et à la mise en œuvre des activités sous la direction du superviseur protection du projet ;

Mettre en œuvre les activités de protection retenues dans les communes d’intervention du projet tout en respectant les recommandations du superviseur de projet (utilisation des outils appropriés) ;

Appliquer les Standards de Participation de l´Enfant, de Protection de l´Enfant et de Non-Discrimination, Diversité et Inclusion de l´organisation

Organiser et garantir la qualité/sécurité des activités en direction des enfants/cibles ;

Prendre le lead sur la mise en place/redynamisation des organes communautaires de protection de l’enfant au niveau des zones d’intervention ;

Participer au renforcement des capacités des membres des organes communautaires partenaires du projet ;

S’assurer de la participation et de l’accompagnement des partenaires prenantes (services techniques déconcentrés et collectivités) dans la mise en œuvre des activités du projet sur le terrain ;

Assurer ou faire le suivi de la mise en œuvre correcte des activités de protection sur le terrain

Planifier, organiser et coordonner les interventions du niveau communautaire en collaboration avec les membres de l’équipe du projet et les acteurs communautaires.

Etablir le maintien de bonnes relations et travailler en étroite collaboration avec les acteurs de la protection de l’enfant et de l’éducation au niveau communautaire (ONG intervenants dans la zone, AME, COGES, etc.).

Participer aux cadres d'échanges au niveau communautaire sur les questions de la protection de l’enfant et de l’éducation.

Collecter et fournir des rapports mensuels.

Gestion du cycle de projet

Participe à la planification et à l’élaboration des propositions de projets en concertation avec le/la superviseur.

Participe à la mise en place des outils de suivi et d’évaluation mensuelle des activités (suivi des indicateurs bailleurs et internes) et monitore mensuellement les résultats en lien avec ses activités.

Participe à la mise en œuvre des projets de la zone.

En collaboration avec le/la superviseur, suit l’organisation du travail lié au projet, planification annuelle, organisation mensuelle et hebdomadaire.

Plaidoyer-Rapportage

En accord avec la/le superviseur, assure la représentation de Terre des hommes auprès des autorités locales et de toutes coordinations des partenaires présents localement.

Participe à tout travail de coordination avec les organismes et agences travaillant dans le même domaine.

Entretient de bons rapports avec les différentes autorités et organisations partenaires pouvant aider au bon déroulement des activités dans le cadre du projet.

Transmet à ses supérieurs toute information utile relative au déroulement du projet.

Participe à la réalisation d'émissions radio, télé, films documentaires et articles de presse au besoin.

Documente les leçons apprises du projet et participe à la rédaction d'histoires de vie de bénéficiaires.

Organise les séances de retro-information au sein de la communauté en collaboration avec les agents et les acteurs de la santé des aires de santé.

Collabore à l'élaboration des rapports périodiques d’activité dans le respect des échéances.

Collecte et met à jour régulièrement et périodiquement les données communautaires.

Formation /Qualifications

Niveau technicien en travail social, Diplôme en sciences sociales/développement communautaire ou tous autres diplômes équivalents.

Capacité en mobilisation communautaire (Avoir au moins 3 ans d’expériences dans la gestion des aspects communautaires).

Grande expérience en communication écrite et orale (surtout les techniques de communication et d’animation interpersonnelles).

Expérience dans le développement Communautaire

Expérience dans la mise en œuvre de l’approche communautaire de protection de l’enfant

Aptitude dans le transfert de compétence chez les adultes.

Capacité à gérer et animer des activités dans un environnement de haute pression.

Esprit d’équipe, diplomatie, disponibilité à tout moment, courtoisie, rigueur, dynamisme etc.

Capacité à prendre des initiatives et autonomie dans le travail pour la bonne marche des activités du projet.

Capacité de conduire une moto sur le terrain.

Connaissance en informatique, spécifiquement MS Word et Excel.

Capacité de parler Français.

La connaissance des langues du terroir : Bambara Peulh, Tamashèq et Sonrhaï est un atout.

Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l'évolution de la mission.

Les candidatures doivent être envoyées par mail à : mli.recrutement@tdh.ch  au plus tard le dimance 22 janvier 2023 à 23.59 en mentionnant le poste dans le Sujet du message

Le dossier doit inclure : un CV (maximum de 2 pages), une lettre de motivation précisant la prétention salariale et deux références.

« Nous assurons la sauvegarde des enfants et des adultes à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement en faveur de la sauvegarde des enfants et des adultes et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Terre des Hommes dispose d’une politique de sauvegarde, dont tout candidat se doit de respecter et défendre. Nous sommes à « tolérance Zéro » face à tous cas d’abus sur les bénéficiaires, les membres de la communauté et le personnel.

Terre des hommes ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation » 

Terre des hommes se réserve le droit de pourvoir à cette position avant la date limite ci-dessus indiquée.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées