Position : Consultant Spécialisé en Archivage Numérique et Physique

Localisation : Mali

Lieu d’affection : Bamako et sur une base du terrain si nécessaire

Type et Durée de contrat :  Consultance 4 mois 

Date limite de dépôt des candidatures : 12 juin 2024

À propos d’IRC  

L’IRC intervient au Mali depuis 2012 apportant une aide vitale aux ménages les plus vulnérables touchés par la crise alimentaire et nutritionnelle qui affecte le pays, mais aussi ceux affectés par les conséquences des conflits (détérioration des moyens d’existence, de la cohésion sociale, atteinte aux droits humains, etc.) dans le Centre et le Nord du Mali. 

L’IRC opère ainsi dans les régions de Nara, Mopti (cercles de Tenenkou, Youwarou), celle de Douentza, Ménaka (cercle de Ménaka, Inékar, Andéramboukane et Tidermene), et Gao (cercles de Gao et Ansongo). 

Des projets intégrés en WASH, Nutrition, Santé, Relance et Développement Economique, Protection de l’Enfant et des Droits Humains, Gouvernance, Autonomisation des Femmes et des Filles, Education, et Réponse Rapide aux urgences sont mis en œuvre dans les communautés affectées par les conflits armés et les déplacements massifs de populations qui impactent drastiquement les moyens de subsistance des populations les plus vulnérables.

L’IRC Mali est une mission qui dispose d’un portfolio de 16 projets en cours d’exécution avec des bailleurs Européens et Américains, même si ce sont en moyenne entre 15 et 20 projets à gérer dont plusieurs en consortium (y compris un consortium transfrontalier entre Mali et Burkina), par une équipe de 384 staffs actuellement (avec en moyenne 300  personnels), et 8 partenariats avec des ONG locales, tout comme de multiples partenariats avec les services décentralisés inhérents aux différents secteurs d’intervention. 

L’IRC Mali dispose de 7 bureaux terrain que sont Ménaka, Ansongo,Gao, Youwarou, Ténenkou, Douentza, Nara, d’un sous-bureau à Mopti, et d’un bureau de coordination en capitale à Bamako qui concentre l’essentiel des documents papiers et numériques.

L’IRC Mali produit donc énormément d’archives au niveau des départements Finance, Logistique, Ressources Humaines, programmes et Grants, sans qu’il y ait pour le moment un archiviste dédié, la stratégie d’archivage existante étant dissolue au sein des 5 départements cités précédemment. 

Face à la diversification des bailleurs engagés auprès d’IRC Mali et l’accroissement du volume d’archives à conserver, le bureau d’IRC à Bamako ne dispose pas de suffisamment d’espace pour optimiser l’archivage physique.

En parallèle, les exigences contractuelles des bailleurs et le progiciel de gestion intégré (INTEGRA) que nous utilisons depuis février 2023 imposent de plus en plus la systématisation de l’archivage numérique. 

La gestion des archives nécessite des procédures concernant le traitement des documents, leur conservation, leur codification, leur classement selon un système performant, leur accessibilité à tout moment en fonction des départements, du niveau de responsabilité et tout au long de la durée légale de conservation des documents. Il faut noter que IRC utilise actuellement pour les archivages numériques le logiciel Box.  

Le manque d’espace pour convenablement disposer des documents d’archive physiques, l’importance que revêt de plus en plus l’archivage numérique, le manque de personnel dédié, le temps passé à rechercher les documents lors des phases d’audit ou de contrôle interne conduit donc l’IRC à procéder à un appel d’offres visant à identifier un consultant qui serait responsable d’améliorer l’archivage physique et électronique de tous les documents d’IRC Mali tout en mettant en place une politique d’archivage moderne et pérenne à la mission. 

• OBJECTIFS DE LA MISSION : 

Objectif général :

Il consiste à permettre à l’IRC Mali de disposer d’une politique qualitative et pérenne d’archivage autant physique que numérique concernant tous les documents inhérents à la Finance, à la Logistique, aux Ressources Humaines, aux programmes et au département Grants. 

Objectifs Spécifiques : 

• Recenser les archives existantes, leur mode de production pour identifier les points d’amélioration à apporter ;
• Elaborer la politique de stockage la plus appropriée à l’IRC Mali ; 
• Proposer la mise en place de procédures et d’outils appropriés au volume d’archives disponibles afin de conserver et garder les documents d’IRC Mali en bon état et les rendre accessibles à tout moment en fonction des besoins de l’organisation et tout au long de la durée légale de conservation des documents ;
• Mettre en place un système de gestion et de classement des archives physiques et numériques (comprenant un protocole de confidentialité et de codification), tout en proposant une stratégie qui permette de définir les personnels et l’équipement requis, tout comme l’accompagnement du personnel dédié à l’archivage afin de rendre le système autonome. A noter qu’en cas de force majeure, l’IRC Mali requiert un système qui permette l’évacuation ou la destruction rapide de tout ou partie des archives de la mission ; 
• Développer un système qui permette de digitaliser la totalité des time sheets de l’ensemble du personnel d’IRC Mali. 

•  RESULTATS ATTENDUS:  

Le consultant(e) sélectionné (e) doit proposer une politique d’archivage et des outils et une approche moderne qui permette à l’IRC Mali de disposer d’une politique d’archivage physique et numérique de qualité et pérenne.

Le consultant sélectionné sera chargé de conduire tout le processus en collaboration avec les responsables des départements Finance, Logistique, des Ressources Humaines, des programmes, du Grants et de la Direction. 

Il est attendu du consultant :

• Un manuel d’archivage physique et numérique de l’IRC Mali prenant en compte les outils, la typologie des documents à archiver, le dispositif organisationnel, le protocole de confidentialité et de codification, les infrastructures et équipements nécessaires) ;
• Un plan de classement, et d’identification de toutes les archives (alphabétique, numérique ou thématique pour se repérer rapidement dans les documents) ;
• Proposer à IRC l’éventuel aménagement, équipements de la salle ou des salles d’archivage ;
• Qu’un système soit défini pour rapidement mobiliser les documents requis par l’IRC en fonction des départements, de la position hiérarchique, du degré d’importance de l’information à consulter, selon la durée légale de conservation des archives ;
• Que soit listé les équipements à acquérir pour rendre effective la stratégie d’archivage à mettre en place et que soit également déterminé l’organigramme et le type de postes à envisager pour la gestion de cette politique concernant l’archivage ;
• Qu’elle détermine et mette en place un système de numérisation de toutes les time sheets du personnel de l’IRC Mali ;
• Qu’en cas de force majeure et sous autorisation expresse du Directeur Pays d’IRC Mali, les archives de l’organisation puissent être évacuées. Tous les documents physiques sont disponibles en version numériques selon une classification préalablement définie avec l’équipe d’IRC Mali ;
• Une stratégie RH précise en lien avec l’archivage est définie avec un accompagnement du personnel requis pour le rendre autonome dans la gestion des archives physiques et numériques. 

• LIVRABLES: 

• Toutes les archives de la Finance, de la Logistique, des Ressources Humaines, des programmes et du Grants sont digitalisées et les versions papiers sont entreposées dans un local adapté qui permette de conserver en bon état les documents, et de les mobiliser rapidement, en fonction des besoins de l’IRC Mali, et durant toute la durée légale de conservation des documents. A noter qu’en cas de force majeure, IRC Mali se réserve le droit d’activer une demande de destruction de tout ou partie des archives ; 
• Une politique d’archivage physique et numérique clairement définis les rôles et responsabilités des différents départements impliqués. 

Le consultant retenu par l’IRC Mali le sera sur base d’une proposition technique et financière se référant aux conditions de passations de marchés en vigueur par l’IRC.

•  DUREE DE LA MISSION:

La mission s’effectuera dans les locaux de l’IRC à Bamako et si nécessaires sur au moins une base terrain. 

Un chronogramme prévisionnel détaillé est attendu de la part du consultant dans le cadre de l’offre technique. 

•  BUDGET :

Le financement de cette politique d’archivage se fera conformément aux règles budgétaires de l’IRC.

• PROFIL DU CONSULTANT:

• Ce marché sera confié à un consultant qui dispose de compétences avérées dans l’archivage physique et numérique, dont au moins 5 ans dans le domaine du classement et de l’archivage au Mali, mais aussi maîtrisant les lois légiférant dans la gestion de l’information ;
• Le consultant devra aussi disposer d’une excellente maîtrise des logiciels de bureautique et des logiciels de gestion d’archives ;
• Il devra enfin avoir déjà développé des expériences similaires avec des entreprises, institutions, ONG, Bailleurs ou Agences Onusiennes au Mali. 

Dossier de candidature 

Un dossier mentionnant le titre du poste à pourvoir et comprenant :

• Un CV (y préciser au moins 3 références professionnelles récentes) ;
• Une Lettre de motivation avec prétention salariale adressée au Directeur Pays d’IRC Mali.            

Pour postuler : Consultant Spécialisé en Archivage Numérique et Physique

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Normes de conduite professionnelle :

?L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l'IRC Way - Code de conduite.  Il s'agit de l'intégrité, du service et de la responsabilité.  Conformément à ces valeurs, l'IRC applique des politiques en matière de protection des bénéficiaires contre l'exploitation et la maltraitance, de protection des enfants, d'absence de harcèlement sur le lieu de travail, d'intégrité fiscale, de lutte contre les représailles, de lutte contre la traite des êtres humains et bien d'autres encore.

L'égalité des sexes :

 L'IRC s'engage à réduire l'écart entre les hommes et les femmes aux postes de direction. Nous offrons des avantages qui créent un environnement propice à la participation des femmes à nos effectifs, notamment des congés parentaux, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités de chaque sexe et d'autres avantages et allocations de soutien.

Environnement de travail :

L'IRC est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. L'IRC examine tous les candidats sur la base de leur mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de l'origine nationale, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de l'état civil, du statut d'ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la législation en vigueur.

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