Description

AVIS DE RECRUTEMENT

COORDINATEUR DES RESSOURCES HUMAINES

ET DE L’ADMINISTRATION

 (les candidatures féminines sont fortement encouragées)

EQUIPE/ SUPPORT CENTRE/NORD

LIEU DE TRAVAIL : MOPTI

DEPARTEMENT : RH ET ADMINISTRATION

NATURE DU POSTE : NATIONAL

Date de clôture : 12 Août 2022

(Veuillez noter que les candidatures seront traitées au fur et à mesure de leur réception). Par conséquent, le processus prendra fin dès qu'un candidat qualifié aura été identifié)

DUREE DU CONTRAT : CDI

SAUVEGARDE DE L’ENFANT :

Niveau 3- les responsabilités du poste peuvent emmener le titulaire du poste à avoir des contacts ou un accès régulier aux enfants et jeunes. Il aura accès aux données personnelles concernant les enfants et / ou les jeunes dans le cadre de son travail donc une vérification de tous les antécédents judiciaires sera nécessaire.

PROFIL DE L’ORGANISATION

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies. Tous les membres de Save the Children ont signé un deuxième protocole fondateur : la Politique de Défense de l’Enfant qui est la méthode de Save the Children pour s’assurer qu’elle est une organisation sûre pour les enfants. Save the Children travaille dans plus de 120 pays.

BUT DU ROLE :

Sous la supervision de l’Area Manager, le ou la Coordinateur (trice) des RH et de l’Administration devra contribuer à assurer le bon fonctionnement de l’administration générale de la base Centre/Nord et s'assurer que les opérations administratives quotidiennes et les fonctions des RH sont exécutées conformément aux politiques, aux procédures et aux pratiques des RH de Save the Children International. Il/Elle jouera le rôle d'interface et de coordination pour l'ensemble des services internes et externes et fournira de manière générale un soutien fonctionnel et/ou technique en matière de gestion administrative et ressources humaines à tout le personnel de la base et à l’équipe RH de Bamako pour rehausser la performance de l’organisation. Gérer les Chargés et Assistants HR et de l'Administration, en veillant à la bonne mise en œuvre des fonctions RH et de l’Administration. Contribuer à la mise en œuvre de la politique de protection de l'enfance de Save the Children dans la base.

DIMENSION DU POSTE

Rapporte au : Area Manager avec comme matrix la Directrice des Ressources Humaines et de l’Administration à Bamako

Staff sous la supervision de ce poste :

Direct : Officer/RH, Assistants Administratifs

Responsabilité budgétaire : N/A

Etendu du Rôle : Travail en coordination avec le département RH et Admin de Bamako, Les Managers et les Coordinateurs de programmes, le personnel sur le terrain, Inspection du travail, l’INPS, Relation, avec les partenaires

RESPONSABILITES SPECIFIQUES AUX RESSOURCES HUMAINES

Contrats du personnel

  Participer au suivi des fins de contrats et leurs éventuels renouvellements à travers le tracker de suivi des contrats.

  Assurer le suivi du circuit de signature des contrats de travail au niveau du Médecin de travail et de l’Inspection.

Redéploiements de personnel

  Coordonner les processus d’intérim, de redéploiement et d’affectation pour les employés de la base Centre/Nord

 Mettre en place un tableau de suivi des cas d’intérim, de redéploiement, d’affectation et en assurer le suivi.

 Orientation du personnel

  Etre le point focal du nouveau système d’induction de Save the Children ‘’Passeport To Success’’ de la base Centre/Nord et s’assurer que le processus du nouveau cadre d’induction est suivi de bout en bout par les Manager en coordination avec les Ressources Humaines et le nouvel employé.

  Prendre les dispositions nécessaires pour l’accueil des nouveaux employés en coordination avec le Superviseur hiérarchique, l’Administrateur, et la Logistique.

  Élaborer un calendrier d'intégration pour les nouveaux employés en coordination avec les Superviseurs hiérarchiques, et s'assurer que les nouveaux employés sont formés, comprennent et signent les politiques de Save the Children.

  Coordonner la mise à niveau périodique du personnel ancien avec le bureau principal à Bamako

Coordination de la revue des performances trimestrielle du Personnel

  Assurer la formation des nouveaux employés sur l’utilisation de la plateforme ORACLE en vue de la fixation des objectifs et la revue des performances à la fin de chaque trimestre.

  Coordonner le processus de gestion des performances de la base Centre/Nord pendant toute l’année.

  Préparer le rapport des Evaluations trimestrielles et annuelles et soumettre à La Directrice des RH

 Coordonner avec la DRH le processus de la mise en place du plan de formation suivant les besoins en formation

  Assurer le suivi du plan de formation et fournir un Feed-back régulier au personnel de la base.

Gestion administrative du personnel :

 S’assurer que tous les nouveaux employés recrutés pour la base disposent d’une copie de sa description de tâches et de son contrat de travail visé par l’Inspection du travail.

  Organiser des visites médicales d’embauches pour les employés de sa base.

 Assurer le visa des contrats par le médecin du travail et par l’inspection du travail au niveau de la base

  Elaborer le tableau de suivi des périodes d’essai des nouveaux staffs et assurer le suivi des périodes d’essai.

  Préparer les projets de décisions de confirmation /renouvellement d’essai, accompagnées de fiches d’évaluation et les certificats/Attestations pour les formations obligatoires et envoyer à Bamako pour signature.

  Assurer la mise à jour du tableau de suivi congés/permissions en documentant toutes les absences du personnel et collecter des fiches de congé pour les acheminer à Bamako.

  Assurer le respect des procédures administratives d’absence et de congés

  Assurer le suivi, la mise à jour et les ajustements d’absence dans Oracle.

  En coordination avec l'équipe de Bamako, mettre en place un système de suivi des contrats

  Etre l’interphase avec les administrations nationales relatives à l’emploi

  Servir de point de contact aux délégués du personnel de la base

  Participation dans l’élaboration des rapports trimestriels et annuels des Ressources Humaines

RESPONSABILITES SPECIFIQUES A L’ADMINISTRATION

Facilities Management :

  En collaboration avec l’Area Manager contribuer à la mise en œuvre correcte des politiques et procédures et de l’éthique de l’organisation.

  Veiller à ce que les systèmes de communication interne et externe fonctionnent de manière efficace et efficiente.

  Fournir un soutien logistique aux invités, aux visiteurs, y compris les organisations partenaires impliquées dans les activités de Save the Children.   

  Prendre des dispositions pour la gestion administrative du déplacement du personnel expatrié et national en visite dans la base

 Appuyer le personnel dans l’organisation des voyages nationaux et internationaux. Signer les ordres de missions.

  Assurer la fourniture des ressources d'information (Journaux, quotidien national, et autres documents, etc.) de façon à ce que l'information soit plus accessible et mettre en place un mécanisme de contrôle à l'usage du personnel et des visiteurs.

Relations avec l’extérieur

  Apporter une assistance à la circulation de l’information et la transmission des décisions et/ ou les invitations entre l’Organisation et les Autorités gouvernementales

  Contribuer à la bonne coopération avec les autorités gouvernementales sous le contrôle de l’Area Manager.

Autres responsabilités professionnelles

Les fonctions et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire de poste peut être amené à exécuter des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d'expérience.

Compétences et comportement (nos valeurs en pratique) Responsabilité / redevabilité, Ambition, Collaboration, Créativité, Intégrité :

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET APTITUDES

·         Niveau d’étude Maîtrise (bac+4ans) en Droit Privé et/ou en GRH ou science sociale ;

·         3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration et des Ressources Humaines de préférence avec une Organisation Internationale

·         Expérience de travailler et de gestion d’une équipe et capacité de travailler sous pression et de délivrer dans les délais.

·         Grande capacité d’organisation et de planification administrative

·         Disponible à voyager dans les autres Bureaux du Nord et du Centre (Niafounké, Tombouctou et Gao)

·         Capacité à travailler en dehors des heures normales de travail et en situation de stress

·         Familier avec la législation du travail au Mali

·         Expérience démontrée dans la rédaction des correspondances administratives

·         Bonne capacité de communication écrite et verbale en Français. L’Anglais serait un atout considérable.

·         Excellentes compétences du pack Office (Word, PowerPoint, Excel, ainsi que l’utilisation de la messagerie électronique.

·         Sens de la responsabilité, et de la rigueur,

·         Haute compréhension et mise en œuvre de la confidentialité professionnelle

·         Intégrité, valeurs morales et honnêteté intellectuelle

·         Capacité à planifier et à organiser une charge de travail substantielle comprenant des tâches et des responsabilités complexes et diverses dans des contextes d'urgence et de développement.

·         Expérience du renforcement des capacités et de la mise en place de cadres pour le développement du personnel.

·         Capacité à gérer des priorités multiples.

·         Esprit d’équipe développé.

Responsabilités additionnelles du travail : Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du rôle peut être appelé et tenu d’effectuer des tâches supplémentaires de manière raisonnable en fonction de leur niveau de compétences et d’expérience

Egalite d’opportunité : Le titulaire du rôle est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et des procédures de l’égalité, l’opportunité et la diversité de SCI.

NB : Les candidats sont informés que Save the Children n'exige aucun paiement ou dépense pendant toute la durée du processus de recrutement. Toute demande en ce sens doit être immédiatement signalée

 NB: Pour postuler cliquer sur le lien suivant: https://stcuk.taleo.net/careersection/ex/jobsearch.ftl?lang=fr_FR

NB : Seul les candidats short listés seront invités pour le test écrit et les interviews.