Description

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire, non- gouvernementale, indépendante, sans but lucratif, créée en 1946. La mission du NRC est de protéger les droits des personnes déplacées et vulnérables en période de crise.

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés recrute : Interne et Externe

Poste: Coordinateur (trice) Exécutif (ve) FONGIM

     Lieu d’affectation: Bamako

Déplacement terrain : 20%                                                                                                         Date de début Souhaité : Immédiat

Poste : National

Description du Poste : QUALIFICATION

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés exerce au Mali depuis 2013 de par ses bases de Gao, Ménaka, Tombouctou et   Mopti. NRC s’efforce à répondre aux besoins des populations affectées par le conflit et le déplacement à travers les programmes d’Education, Sécurité Alimentaire, Assistance Juridique, Abri.

NRC a aussi un programme de Mécanisme de réponse rapide et un projet de Protection.

Description du poste :

Le Forum des ONGI au Mali (FONGIM) est une association de droit malien reconnue par les autorités. Il compte actuellement 109 ONG internationales membres. Le FONGIM a pour objectif d'assurer/renforcer, de manière indépendante, la coordination entre les ONG membres, de faciliter un meilleur partage de l'information et de l'expertise et l'adoption de lignes directrices communes. Il veille au respect des principes fondamentaux par une utilisation plus coordonnée, efficiente et efficace des ressources humanitaires, de relèvement et de développement en réponse aux besoins de la population malienne.  Il assure l’interface entre les membres et les autorités locales et nationales, les Nations Unies, les bailleurs de fonds, les représentations diplomatiques et les partenaires extérieurs.

Les activités du FONGIM sont statutairement développées autour de 5 piliers :

(i)                 Information / plateforme d’échanges

(ii)                 Coordination / représentation

(iii)               Plaidoyer

(iv)               Communication

(v)                  Renforcement de capacités.

Rôle et responsabilité :

Sous la supervision du Directeur Exécutif du FONGIM, le Coordinateur Exécutif est chargé d’optimiser l’efficacité et le fonctionnement de la Direction Exécutive du FONGIM en apportant un soutien administratif et logistique de haut niveau au Directeur Exécutif du FONGIM et à son adjoint, dans l‘organisation des réunions mensuelles du Bureau, des deux Assemblées Générales annuelles, des réunions des Groupes de Travail du FONGIM, dans la rédaction des compte-rendu et le suivi des points d’action, et dans la gestion des relations de la Direction Exécutive avec les partenaires externes. Le Coordinateur Exécutif travaille de manière autonome à la coordination, la recherche et la collecte de données, l’analyse et la préparation de présentations PPT.

Responsabilités générales :

1.      Coordination des réunions internes du FONGIM (Bureau, Assemblée Générale, Groupes de Travail, Sous-groupes régionaux, réunions ad hoc) ;

2.      Gestion des relations et représentation de la Direction Exécutive du FONGIM ;

3.      Soutien administratif à la Direction Exécutive.

Responsabilités spécifiques :

Coordination des réunions internes du FONGIM

·         Coordonner la logistique des réunions internes du FONGIM (Bureau, AG, Groupes de Travail, Sous-groupes régionaux, réunions ad hoc), convoquer les réunions, préparer/partager les ordres du jour et organiser en temps utile des salles/lieux, des services de restauration, des déplacements et du matériel audiovisuel nécessaire, des fournitures et des prestations de service ;

·         Planifier les réunions et mettre à jour régulièrement le calendrier des réunions ; 

·         Préparer les présentations et rédiger les compte-rendu des réunions ;

·         Gérer les points de décision des différentes réunions et en assurer le suivi pour leur bonne exécution ;

·         Organiser les documents de la Direction Exécutive et développer un système d’archivage numérique des documents des différentes réunions internes ; 

·         Faire office de point de contact pour les demandes de soutien que les Chefs de file des Groupes de Travail adressent à la Direction Exécutive ;

·         Apporter un soutien ponctuel au Chef de file des différents Groupe de Travail du FONGIM ;

·         Appui l’équipe de direction dans la gestion des membres du forum (liste de contacts, inscriptions, rapports, compte-rendu, gestion des RDV, lancement des invitations, etc.) ;

·         Aider à la planification des évaluations des Groupes de Travail et à la rédaction des rapports aux bailleurs.

Gestion des relations et représentation de la Direction Exécutive

·         Contribuer à trier et à gérer les communications écrites et numériques avec les partenaires externes, dans certaines circonstances, à déterminer le suivi à donner au nom de la Direction Exécutive ;

·         Planifier et coordonner au nom de la Direction Exécutive, les réceptions, conférences ou événements particuliers auxquels participent les membres du FONGIM ;

·         Gestion du calendrier du Directeur exécutif pour ses engagements extérieurs.

Soutien administratif

·         Appuyer la Direction Exécutive dans la gestion des membres du forum (liste de contacts, adhésion, gestion des RDV, lancement des invitations, etc.) ;

·         Rédiger et réviser des documents de correspondance interne et externe au nom de la Direction Exécutive ;

·         Développer un système d’archivage des documents de la Direction Exécutive ;

·         Apporter un soutien administratif direct à la Direction Exécutive, notamment en photocopiant, classant, scannant, en organisant et gérant des documents.

Connaissances, Expériences/ compétences et aptitudes :

·         Avoir au moins une maitrise en Langue, Communication, Droit, Sociologie ou équivalent ;

·         Expérience acquise dans le cadre d’un poste administratif de haut niveau ;

·         Expérience en tant que point de contact pour un cadre supérieur ;

·         Expérience au sein d’une organisation de développement et/ou humanitaire ;

·         Expérience en coordination (consortium ou forum par ex) ;

·         Résultats documentés liés aux responsabilités du poste ;

·         Maîtrise parfaite du français, connaissance de l'anglais.

·         Compétences de haut niveau en informatique (applications Microsoft office).

·         Gérer les environnements peu sûrs ;

·         Planifier et obtenir des résultats ;

·         Autonomiser et renforcer la confiance ;

·         Communiquer de façon respectueuse.

Pour postuler :

Les candidats sont appelés à déposer en ligne leur candidature, incluant le CV et la lettre de Motivation (adressés au Directeur Pays de NRC) au plus tard le 07 juin 2023 à 17H30 en suivant le lien ci-dessous :

Coordinateur (trice) Exécutif (ve) FONGIM

Seuls les candidats présélectionnés sur dossier seront convoqués pour l’étape du test écrit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

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Si vous n’êtes pas satisfait du SERVICE et ou du COMPORTEMENT du personnel de NRC et ou toute personne qui agit en son nom, vous pouvez :

·         Appeler les lignes téléphoniques du mécanisme d’écoute et d’information des communautés (MEIC) du lundi au vendredi (09H: 00 à 15H: 00) aux numéros suivants :

·         Numéros verts gratuits : 80 00 22 30 et 80 00 22 31.

·         Autre numéro : 70 76 47 80.

·         Remplir un formulaire de plainte ou feedback et le placer dans la boite à plaintes et feedbacks dans les différents bureaux de NRC.

·         Parler avec le personnel du Mécanisme du lundi au vendredi (09H: 00 à 15H: 00)