Description

Job Profile

TITRE DU POSTE : Field Office  Manager (FOM)  Sikasso

EQUIPE/PROGRAMME : Operations programmes

Lieu :  Sikasso

Grade : à déterminer

TYPE DE POSTE : National (CDI)

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou toute une nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes-pays ; ou vont visiter les programmes du pays ; ou parce qu’ils sont chargés de la vérification des références et le processus du Vetting du personnel.

BUT DU POSTE :

Placé sous la supervision directe du Directeur des Operations programmes et en collaboration avec les Départements du PDQ (Conseillers techniques), Finances et Award et de la Logistique ainsi que le personnel technique et de soutien du terrain, le FOM  est  responsable de l'établissement de la sécurité, de l'administration, du suivi et de la gestion financière, de la mise en place des structures et des systèmes (MEAL) , pour assurer la qualité globale du programme, les objectifs, et résultats,  ainsi que les interventions d'urgence dans la zone  relevant de ses responsabilités.

Il /Elle assure l’adéquation et le maintien des systèmes mis en place, au regard des exigences des bailleurs et des procédures de SCI afin de garantir une mise en œuvre réussie et efficace des activités planifiées, dans le respect constant des valeurs, de la vision et de la vision de Save the Children International.

A ce titre,

v  Le FOM représente Save the Children au niveau de la région, auprès des représentants des autorités administratives, des donateurs, organismes partenaires, institutions locales et des médias.

v  Il /Elle est responsable de la gestion opérationnelle du portefeuille des projets/Programmes en collaboration avec les partenaires concernés et les départements techniques ;

v  Il/Elle encadre et supervise les équipes du programme et supports en maintenant un bon environnement de travail pour l’atteinte des objectifs du projet

ETENDUE DU POSTE

v  Lien hiérarchique : Directeur des opérations programmes

v  Personnel relevant directement de ce poste : Managers et Coordinateur de projets, Manager MEAL, Manager Finances, Supply Chain Manager, Coordinateur RH/Admin, Officer Sauvegarde de l’enfant, chargé de sécurité

v  Responsabilité Financière : budget holder jusqu’à la limite de 15 000 USD

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITES

Représentation interne et externe

v  Représenter SCI auprès des communautés bénéficiaires, des partenaires locaux, des autorités locales, des acteurs humanitaires et de développement et des institutions au niveau de la région ;

v  Communiquer les valeurs, la mission et la vision de SCI à tous les partenaires et aux acteurs ;

v  Développer des relations avec les parties prenantes et chercher de nouveaux partenariats et opportunités d’intervention pour SCI au niveau de la région ;

v  Représenter SCI dans les différents cadres et fora de concertation et de coordination : OCHA, Clusters et autres groupes de travail, etc.

v  Représenter SCI pendant les missions de visites de terrain des bailleurs et parrains ; des audits, des partenaires et des visiteurs ;

v  Assurer une communication régulière entre les responsables de projets de la Base/ Bureau de terrain et entre celle-ci et le Country Office ;

v  Maintenir le contact avec les donateurs, la Direction de SCI Mal le siège et autres partenaires appropriés ;

v  Assurer une communication efficace entre tous les niveaux des projets/programmes y inclus les communautés, les partenaires, et le bailleur

v  Organiser et diriger les réunions SMT et réunions all staff au niveau du bureau ;

v  S’assurer que les règles de sécurité sont alignées sur la région comme définies dans la stratégie de sureté et sécurité de SCI Mali

Développement et gestion de partenariat

v  Participer à l’identification et à l’évaluation des partenaires potentiels de mise en œuvre des projets/programmes– conformément aux principes, règles et procédures de Save the Children en la matière ;

v  S’assurer que des visites périodes sont effectuées aux partenaires pour le suivi et le renforcement des capacités ainsi que l’évaluation mutuelle de partenariat

v  Renforcer la capacité technique des partenaires pour leur permettre de jouer pleinement leur rôle dans la mise en œuvre du projet ;

Coordination des programmes

v  Coordonner l'ensemble des activités du programme avec les partenaires et les acteurs locaux ainsi que toutes les autres parties prenantes ;

v  S'assurer que toutes les opérations sont établies et mises en œuvre conformément aux politiques et aux procédures de SCI, y compris la politique de sécurité pour les enfants, etc.              ;

v  S’assurer qu’une documentation de qualité sur le processus de mise en œuvre, d’implémentation et de la clôture des projets/programmes et les résultats atteints est sur place.

v  Superviser le démarrage du programme la mise en œuvre et le suivi global, y compris la supervision de personnel clé du projet dans les secteurs clefs d’intervention de SCI : Protection de l’Enfant ; Nutrition, Santé, l'éducation, Sécurité Alimentaire et Moyens d’Existence ; etc.

v  Veiller à la synergie entre les projets/programmes de SCI de la zone d’impact

v  En collaboration avec le staff MEAL, organiser et diriger les événements de revue des projets et programmes, de capitalisation et d’apprentissage ;

v  Organiser des visites de soutien technique, de gestion et donateurs dans les zones ;

Préparation et réponse humanitaire

v  Suivre régulièrement la situation humanitaire dans la région et des populations touchées par les catastrophes et crises et rapporter immédiatement au country Office sur tous risques et menaces à travers le « Humanitarian Programme Manager » ;

v   Participer aux missions d’évaluation rapides en cas de survenue de catastrophe ou de crises humanitaires dans la région et rapporter immédiatement au CO ;

v  S'assurer que toutes les opérations sont établies et mises en œuvre conformément aux politiques et aux procédures de SCI, y compris la politique de sécurité pour les enfants, etc.               ;

v  En cas de catastrophes, travailler en collaboration avec les Logistique et le PDQ et la Sécurité pour s’assurer que les équipes des projets délivrent de manière efficace les réponses humanitaires ;

v  Contribuer au développement de la stratégie humanitaire de réponse ;

Recrutement et gestion du personnel

v  En collaboration avec le Département des ressources Humaines assurer le recrutement du personnel local de programmes et s’assurer les normes minimales en matière de RH SC sont établies et suivies ;

v  S’assurer que les employés nouvellement employés ont reçu un processus d’orientation conformément aux principes et règles de Save the Children ;

v  Superviser le staff conformément à l’organigramme du sous-bureau ;

v  Assurer l’évaluation de la performance professionnelle du staff relevant de sa responsabilité et celui du bureau ;

Suivi et gestion du budget

v  Guider et autoriser les plans de décaissement ainsi que les dépenses dans les limites de son autorité ;

v  Maintenir le contact avec le Country Office et d'autres partenaires, le cas échéant

v  S’assurer de l’inventaire hebdomadaire/mensuel de la petite caisse

Gestion de sureté et la sécurité

v  S’assurer que des mesures de sûreté et de sécurité sont en place, régulièrement mises à jour, comprises et respectées par le personnel de SCI et ses visiteurs ;

v  S’assurer que les règles de sécurité et de sûreté sont alignées sur toute la base et les activités comme définies dans la stratégie de sûreté et sécurité de SCI Mali ;

v  S’assurer qu’un bon niveau de sécurité est maintenu pour les équipes et les ressources de SCI ;

v  Mettre à jour les niveaux de sécurité et faire des recommandations.

Gestion de la Logistique sur la base

v  Assurer le bon développement des systèmes / opérations logistiques sur la base incluant la gestion quotidienne du parc véhicule (réparation et maintenance), les inventaires stocks, la gestion des dépôts ... et coordonner avec le responsable logistique pays.

v  S’assurer une gestion efficace et correcte des ressources des projets/programmes

Rapportage

v  S’assurer que les rapports d’exécution des projets/Programmes sont produits conformément au calendrier des projets/programmes pour la Direction de SCI et pour les partenaires

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES

ESSENTIEL

v  Avoir un diplôme de Maîtrise ou d’ingénieur de préférence en gestion, l'éducation ou de développement communautaire, sciences sociales et humaines, développement international, l’humanitaire. Un Master est souhaitable

v  Connaissance des standards Humanitaires (SPHERE, CHS, etc.)

v  Capacité dans la gestion des ressources.

v  Au moins cinq ans d'expérience dans la gestion du personnel ; et en gestion d’équipe pluridisciplinaire ;

v  Au moins cinq ans d'expérience dans la planification et la gestion des programmes de développement à base communautaire et en intervention humanitaire

v  Expérience de travail dans la coordination / collaboration avec les services techniques, les ONG nationales, d'autres ONG, agences du SNU, etc.

v  Expérience avérée en planification et gestion du budget de programme multisectoriel

v  Une grande expérience de facilitation et de renforcement de capacité

v  La capacité de gérer effectivement et de donner le leadership aux équipes.

v  Capacité de voyager souvent dans les régions de Sikasso, Koutiala, Ségou, á Bamako, et internationalement.

v  Capacité en informatique, spécifiquement les logiciels Word, Excel, et PowerPoint

v  Connaissance de l'informatique, y compris les télécommunications et l'utilisation de l'email

v  La maîtrise du français oral et écrit non négociable et de l'anglais et Bambara serait un atout.

SOUHAITABLES

v  Les compétences interpersonnel et inter-culturel excellents.

v  Au moins cinq ans d'expérience en communication, rédaction de rapports et de la documentation

v  Connaissance pratique de la gestion du cycle de projet

v  Expérience dans la gestion d'un programme de parrainage, santé, ou de la nutrition serait un ajout

v  Forte de l'anglais oral et écrit est souhaitable

Qualités personnelles

v  Capacités de gestion de conflits interpersonnels ;

v  Capacité de gérer plusieurs tâches à la fois ;

v  Leadership et de gestion solides ;

v  Une bonne communication, l'organisation et les compétences analytiques

v  Proactif, courtois et disponibles

v  Apte pour se déplacer en milieu rural ;

v  Capacité de travailler à la fois en tant membre et leader d’équipe ;

v  Capacité de priorisation des tâches et de travailler sous pression ;

COMPETENCES ET COMPORTEMENT (Nos valeurs en pratiques)

Recevabilité :

v  Est responsable de la prise de décision, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children.

v  Responsabilise l’équipe et les partenaires en leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon,

v  Fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition :

v  Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.

v  Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres

v  Orientée vers le futur, pense stratégiquement

Collaboration :

v  Construit et maintient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants.

v  Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité

v  Abordable, à l’écoute

Créativité :

v  Développe et encourage les solutions innovantes

v  Dispose à prendre des risques calcules

Intégrité :

v  Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence.

Responsabilités additionnelles du travail

Les tâches et responsabilités comme énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le détenteur du rôle peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires de manière raisonnable en fonction de leur niveau de compétences et d’expérience.

Egalite d’opportunité

Le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément aux politiques et des procédures de SCI en matière de l’égalité opportunité et la diversité.

Sauvegarde de l’Enfant :

Nous avons besoin d’assurer la sécurité des enfants ainsi que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre les abus.

Santé et Sécurité

Le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément à la politique et procédure de Sante et de sécurité de SCI.

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Date de clôture :  05 Mai 2022