DESCRIPTION DU POSTE

Intitulé du poste

LOGISTICS ASSISTANT

Nombre de postes

UN (1)

Superviseur hiérarchique direct et technique :

OFFICIER LOGISTIQUE (LOGISTICS OFFICER) ou RESPONSABLE LOGISTICS (LOGISTICS MANAGER)

Lieu d’affectation :

Bamako ou Mopti ou Tombouctou ou Gao (en fonction du site d’affectation)

Description de la fonction :

L’Assistant Logistique est sous la responsabilité directe et technique de l’officier logistique (Logistics Officer) ou du responsable logistique (Logistics manager). Il assiste dans la gestion courante des aspects logistiques et participe à l’appui de support aux activités des programmes.

Conformité et respect des politiques internes :
Le Titulaire du poste :

• S’engage à respecter le code de conduite de IMC et la politique de respect des bénéficiaires et de prévention d’abus de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants ;

·         S’engage à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm;

·         Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC ;

·         S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte ;

·         Maintien et respect de standards et procédures internes de IMC en ce qui concerne : l’Honnêteté, la transparence, construit la confiance, la gestion des assets et des stocks et la mise à jour des documents y relatifs, le respect de procédures, etc

Responsabilités :

·         Examiner les demandes d’achats via CostPoint et s’assurer qu’elles sont complètes et approuvées et aider le demandeur à fournir les informations appropriées sur la qualité, les attentes en matière de délai de livraison, les spécifications détaillées, le reste des procédures et politiques logistiques de l’organisation ;

·         Préparer les demandes des biens et des services et les demandes de cotations à soumettre aux fournisseurs ou aux prestataires de services ;

·         Appuyer l’Officier Logistique dans l’étude des marchés et dans la mise en place des accord cadres des biens et des services les plus récurrents avec des fournisseurs et des prestataires des services

·         Appuyer l’Officier Logistique dans la mise à jour de la base de données contenant les informations sur les fournisseurs et les prestataires de services de la région d’affectation et de la sous base si besoin ;

·         Appuyer l’Officier Logistique dans la mise à jour de la base de données des prix des biens et des services ;

·         Négocier avec les fournisseurs et les prestataires, dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés. Rencontrer les fournisseurs et les prestataires de services si nécessaire ;

·         Assurer le suivi avec les fournisseurs ou les prestataires de services pour garantir la livraison rapide ;

·         Soutenir la distribution des biens en collaboration avec l’Officier Logistique et les équipes programme ;

·         Assurer la réception des biens et des assets (codage, marquage, etc…) et leurs enregistrements dans le système automatisé de gestion des Assets ;

·         Assurer la gestion quotidienne de la flotte automobile (y compris la gestion des motos) et la gestion des générateurs, l’utilisation du carburant et appuyer dans le rapportage du rapport de la flotte ;

·         Organiser un système de classement (manuel et électronique) des documents logistiques ;

·         Assister et suivre la livraison des biens, des stocks et des assets envoyés depuis la base d’affectation ;

·         S’assurer que les véhicules sont correctement équipés : trousse à outil, trousse médicale, visibilité, masques, gel Hydroalcoolique, etc… et que tous les documents administratifs (carte grise, assurance, vignette, visite technique, carnet de bord, checklist, etc…) sont à jour ;

·         S’assurer du suivi régulier de la maintenance des véhicules IMC et du remplissage de l’outil de monitoring des maintenances ;

·         S’assurer du bon remplissage des carnets de bord des véhicules par les chauffeurs ;

·         Former les chauffeurs dans la bonne gestion des véhicules et des outils y référents ;

·         Remplir d’autres fonctions selon les besoins de la hiérarchie.

• Contribuer à la gestion de sécurité des biens et de personnes déployées par IMC

Reporting :

·         Assure le rapportage mensuel / trimestriel / annuel de toutes les activités au niveau Logistique- Terrain.

·         Participe à la rédaction et la révision de tous les documents de rapportage opérationnel (plans d’action, budget, plan d’achat, etc.).

·         Rédige, en fonction des fréquences établies sur la Mission, les rapports d’activités, et veille à ce que les données statistiques soient régulièrement mises à jour.

·         Communique immédiatement à son référent hiérarchique et/ou technique toute information ayant ou pouvant avoir un impact sur la sécurité du personnel et/ou des biens d’IMC.

·         S’occuper d’autres tâches selon la demande de la hiérarchie et les besoins de la mission.

Relations professionnelles et représentation :

·         Construire et garder d’excellentes relations professionnelles avec les fournisseurs, les prestataires de services, les autorités locales et les autres organisations humanitaires et les agences des Nations Unies dans la région d’affectation.

·         Contribuer à la création d'une image positive et la crédibilité globale de l'organisation, notamment par l'application du Code de Conduite validé par le HCT du Mali, l'éthique et les valeurs d’IMC.

Confidentialité

Veiller à la confidentialité de toute information acquise dans l’exercice de ses fonctions relative aux pratiques et activités de ²International Medical Corps, et ne la divulguer à toute autre personne ou organisation sans autorisation préalable, sauf dans l’exécution normale des tâches susmentionnées.

Profil du Candidat

• Minimum BAC + 3 en Logistique, Transport ou Informatique ou un cursus académique – et/ou diplôme équivalent ;
• Avoir une expérience de 2 ans minimum (obligatoire) à un poste similaire au sein d’une organisation humanitaire ou d’une agence des nations unies ou dans le secteur public ou privé ;
• Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs ;
• Possibilité de définir des problèmes, collecter des données, établir des faits et tirer des conclusions valables ;
• Capacité de présenter efficacement des informations et de répondre aux questions des gestionnaires ;
• Maitrise de l’outil informatique avec un niveau très avancé sur Excel, Visio, PowerPoint et Word, Teams ;
• Excellentes compétences en communication, à la fois orale et écrite ;
• Excellente capacité à gérer plusieurs tâches et de nombreux détails administratifs dans un environnement à évolution rapide et en constante évolution.
• La créativité et la capacité de travailler avec des ressources limitées.

·         Promouvoir activement les normes PSEA (Prévention de l’exploitation et des abus sexuels) au sein de International Medical Corps et auprès des bénéficiaires services par International Medical Corps ;

·         Selon le cas, maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d’éthique de International Medical Corps et des bailleurs de fonds et adhérer à ces normes. Effectuer le travail avec le plus haut niveau d’intégrité.

Cette liste de tâches et d’objectifs n’est pas exhaustive.  En raison de la nature et en fonction de l’évolution de l’activité d’International Medical Corps, l’employé peut donc être appelé à effectuer des tâches non mentionnées dans son profil de poste et demandées par le Superviseur direct.

DESCRIPTION DU POSTE

Intitulé du poste

LOGISTICS ASSISTANT

Nombre de postes

UN (1)

Superviseur hiérarchique direct et technique :

OFFICIER LOGISTIQUE (LOGISTICS OFFICER) ou RESPONSABLE LOGISTICS (LOGISTICS MANAGER)

Lieu d’affectation :

Bamako ou Mopti ou Tombouctou ou Gao (en fonction du site d’affectation)

Description de la fonction :

L’Assistant Logistique est sous la responsabilité directe et technique de l’officier logistique (Logistics Officer) ou du responsable logistique (Logistics manager). Il assiste dans la gestion courante des aspects logistiques et participe à l’appui de support aux activités des programmes.

Conformité et respect des politiques internes :
Le Titulaire du poste :

• S’engage à respecter le code de conduite de IMC et la politique de respect des bénéficiaires et de prévention d’abus de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants ;

·         S’engage à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm;

·         Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC ;

·         S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte ;

·         Maintien et respect de standards et procédures internes de IMC en ce qui concerne : l’Honnêteté, la transparence, construit la confiance, la gestion des assets et des stocks et la mise à jour des documents y relatifs, le respect de procédures, etc

Responsabilités :

·         Examiner les demandes d’achats via CostPoint et s’assurer qu’elles sont complètes et approuvées et aider le demandeur à fournir les informations appropriées sur la qualité, les attentes en matière de délai de livraison, les spécifications détaillées, le reste des procédures et politiques logistiques de l’organisation ;

·         Préparer les demandes des biens et des services et les demandes de cotations à soumettre aux fournisseurs ou aux prestataires de services ;

·         Appuyer l’Officier Logistique dans l’étude des marchés et dans la mise en place des accord cadres des biens et des services les plus récurrents avec des fournisseurs et des prestataires des services

·         Appuyer l’Officier Logistique dans la mise à jour de la base de données contenant les informations sur les fournisseurs et les prestataires de services de la région d’affectation et de la sous base si besoin ;

·         Appuyer l’Officier Logistique dans la mise à jour de la base de données des prix des biens et des services ;

·         Négocier avec les fournisseurs et les prestataires, dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés. Rencontrer les fournisseurs et les prestataires de services si nécessaire ;

·         Assurer le suivi avec les fournisseurs ou les prestataires de services pour garantir la livraison rapide ;

·         Soutenir la distribution des biens en collaboration avec l’Officier Logistique et les équipes programme ;

·         Assurer la réception des biens et des assets (codage, marquage, etc…) et leurs enregistrements dans le système automatisé de gestion des Assets ;

·         Assurer la gestion quotidienne de la flotte automobile (y compris la gestion des motos) et la gestion des générateurs, l’utilisation du carburant et appuyer dans le rapportage du rapport de la flotte ;

·         Organiser un système de classement (manuel et électronique) des documents logistiques ;

·         Assister et suivre la livraison des biens, des stocks et des assets envoyés depuis la base d’affectation ;

·         S’assurer que les véhicules sont correctement équipés : trousse à outil, trousse médicale, visibilité, masques, gel Hydroalcoolique, etc… et que tous les documents administratifs (carte grise, assurance, vignette, visite technique, carnet de bord, checklist, etc…) sont à jour ;

·         S’assurer du suivi régulier de la maintenance des véhicules IMC et du remplissage de l’outil de monitoring des maintenances ;

·         S’assurer du bon remplissage des carnets de bord des véhicules par les chauffeurs ;

·         Former les chauffeurs dans la bonne gestion des véhicules et des outils y référents ;

·         Remplir d’autres fonctions selon les besoins de la hiérarchie.

• Contribuer à la gestion de sécurité des biens et de personnes déployées par IMC

Reporting :

·         Assure le rapportage mensuel / trimestriel / annuel de toutes les activités au niveau Logistique- Terrain.

·         Participe à la rédaction et la révision de tous les documents de rapportage opérationnel (plans d’action, budget, plan d’achat, etc.).

·         Rédige, en fonction des fréquences établies sur la Mission, les rapports d’activités, et veille à ce que les données statistiques soient régulièrement mises à jour.

·         Communique immédiatement à son référent hiérarchique et/ou technique toute information ayant ou pouvant avoir un impact sur la sécurité du personnel et/ou des biens d’IMC.

·         S’occuper d’autres tâches selon la demande de la hiérarchie et les besoins de la mission.

Relations professionnelles et représentation :

·         Construire et garder d’excellentes relations professionnelles avec les fournisseurs, les prestataires de services, les autorités locales et les autres organisations humanitaires et les agences des Nations Unies dans la région d’affectation.

·         Contribuer à la création d'une image positive et la crédibilité globale de l'organisation, notamment par l'application du Code de Conduite validé par le HCT du Mali, l'éthique et les valeurs d’IMC.

Confidentialité

Veiller à la confidentialité de toute information acquise dans l’exercice de ses fonctions relative aux pratiques et activités de ²International Medical Corps, et ne la divulguer à toute autre personne ou organisation sans autorisation préalable, sauf dans l’exécution normale des tâches susmentionnées.

Profil du Candidat

• Minimum BAC + 3 en Logistique, Transport ou Informatique ou un cursus académique – et/ou diplôme équivalent ;
• Avoir une expérience de 2 ans minimum (obligatoire) à un poste similaire au sein d’une organisation humanitaire ou d’une agence des nations unies ou dans le secteur public ou privé ;
• Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs ;
• Possibilité de définir des problèmes, collecter des données, établir des faits et tirer des conclusions valables ;
• Capacité de présenter efficacement des informations et de répondre aux questions des gestionnaires ;
• Maitrise de l’outil informatique avec un niveau très avancé sur Excel, Visio, PowerPoint et Word, Teams ;
• Excellentes compétences en communication, à la fois orale et écrite ;
• Excellente capacité à gérer plusieurs tâches et de nombreux détails administratifs dans un environnement à évolution rapide et en constante évolution.
• La créativité et la capacité de travailler avec des ressources limitées.

·         Promouvoir activement les normes PSEA (Prévention de l’exploitation et des abus sexuels) au sein de International Medical Corps et auprès des bénéficiaires services par International Medical Corps ;

·         Selon le cas, maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d’éthique de International Medical Corps et des bailleurs de fonds et adhérer à ces normes. Effectuer le travail avec le plus haut niveau d’intégrité.

Cette liste de tâches et d’objectifs n’est pas exhaustive.  En raison de la nature et en fonction de l’évolution de l’activité d’International Medical Corps, l’employé peut donc être appelé à effectuer des tâches non mentionnées dans son profil de poste et demandées par le Superviseur direct.