DESCRIPTION DU POSTE

Intitulé du poste

LOGISTICS OFFICER

Nombre de postes

UN (1) 

Superviseur hiérarchique direct :

Field Site Coordinator

Liens Techniques

Logistics Manager

Lieu d’affectation :

Bamako ou Mopti ou Tombouctou ou Gao (en fonction du besoin)

Description de la fonction :

L’Officier Logistique de terrain est sous la responsabilité directe du Coordonnateur du

Bureau de Terrain et techniquement avec le Manager Logistique. Il/Elle assiste dans la gestion courante des aspects logistiques et certains aspects administratifs et participe à l’appui logistique en lien avec la gestion des activités des programmes.

Conformité et respect des politiques internes :
Le/la Titulaire du poste :

• S’engage à respecter le code de conduite de IMC et la politique de respect des bénéficiaires et de prévention d’abus de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants.

·         S’engage à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm;

·         Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC.

·         S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte.

·         Maintien et respect de standards et procédures internes de IMC en ce qui concerne : l’Honnêteté, la transparence, construit la confiance, la gestion des stocks et la mise à jour des documents y relatifs, le respect de procédures, etc

Responsabilités :

1. Assumer la responsabilité globale de la gestion, de la coordination et de la mise en œuvre du département logistique de son site d’affectation et dans les zones d’intervention de IMC. Cela comprend l’approvisionnement, la gestion des assets, la gestion des stocks, le support IT ainsi que la gestion des véhicules et des générateurs ;
2. Superviser directement l’Assistant Logistique de la base d’affectation dans les tâches quotidiennes au sein du département logistique.
3. Veiller à ce que des mesures appropriées soient prises pour mettre en œuvre et contrôler les plans d’achats logistiques du programme. Ces mesures doivent être prises par le biais des manuels de procédures logistiques IMC en matière des Achats, des Assets, des stocks et de la Flotte, en étroite collaboration avec les autres départements (finance et programme) et en planifiant de manière proactive avec les équipes de Programme ;
4. Veiller à ce que les plans et activités de formation logistique soient élaborés et mis en œuvre. Cette formation doit s’adresser au personnel et aux partenaires clés de IMC et porter sur les politiques et procédures logistiques pertinentes et la conformité aux exigences des bailleurs de fonds ;
5. Développer et aider à mettre en œuvre des plans d’achats logistiques appropriés en tenant compte d’un processus de planification d’urgences afin d’être préparé à toute nouvelle urgence au sein du programme ainsi qu’à la clôture/réduction du programme ;
6. Fournir des rapports logistiques mensuels (rapports narratifs, Assets, stocks, fiches de suivi des demandes et rapports sur les véhicules) en temps utile, en les intégrant aux rapports des bailleurs de fonds et en veillant à ce que le contrôle des achats et des assets soit effectué conformément aux exigences des bailleurs de fonds ;
7. Représenter IMC lors des réunions externes sur le terrain, en fonction des besoins, tout en établissant des lignes de communication transparentes et efficaces avec les fournisseurs, les ONGi, Agences des Nations Unies et les autorités locales ;
8. Veiller au respect des procédures et politiques du gouvernement du Mali, des bailleurs de fonds, de IMC et veiller à ce que les risques soient réduits au minimum
9. Contribuer à la gestion de sécurité des biens et de personnes déployées par IMC

Gestion des Achats

1. Veiller à ce que les achats des biens ou des services sur le terrain soient effectués conformément aux politiques et procédures de IMC ;
2. Contribuer aux plans d’achats logistiques pour les besoins sur le terrain (y compris dans d’autres zones d’interventions) ;
3. Effectuer des visites sur le terrain et chez les fournisseurs et prestataires de services, en fournissant des conseils et un soutien ;
4. Veiller à ce que des spécifications adéquates soient fournies sur le terrain pour toutes les demandes ;
5. Fournir en temps utile des informations au département des programmes, sur les marchés publics local et régional en maintenant un système de suivi des demandes ;
6. Conserver des enregistrements de toutes les transactions de passation de marchés, le cas échéant, tant électroniquement que manuellement, pour un assurer une piste d’audit ;

Gestion des Assets et des Stocks

a.     Veiller au stockage et à l’entreposage adéquats des biens, des assets et des stocks du programme, y compris la réception et la délivrance adéquates des stocks, la tenue à jour des fiches de transfert des assets, des fiches d’inventaires, ainsi que l’inventaire physique régulier et les contrôles ponctuels des biens, des stocks et des assets du bureau (y compris ceux se trouvant dans des sous bureaux IMC) conformément aux politiques et procédures standards de IMC et des bailleurs de fonds ;

b.    Mettre en place des dépôts sécurisés pour le stockage sur le terrain des biens et assets, y compris le carburant si nécessaire ;

c.     Assurer le codage et le marquage appropriés des biens et des assets et le maintien d’un inventaire à jour et approprié des biens et des assets des programmes ;

Gestion de la Flotte Automobile (y compris la gestion des Générateurs)

a.     Veiller à ce que les chauffeurs des véhicules (y compris ceux des véhicules de location) et des staffs conduisent les motos IMC se conforment aux politiques et procédures IMC en matière et qu’un système efficace de gestion de la flotte (y compris celle des générateurs) soit établi avec un minimum des risques pour IMC ;

b.    Former les chauffeurs IMC (et ceux des véhicules de location) à l’entretien et au fonctionnement des véhicules, aux protocoles de sécurité et de voyage (avec l’appui du Manager Sécurité), ainsi qu’aux procédures standards ;

c.     Superviser la réglementation de l’utilisation des véhicules ;

d.    Superviser la planification de l’allocation des véhicules (IMC ou de location) afin de répondre de manière optimale aux besoins de programme ;

e.    Superviser la réparation et l’entretien régulier du parc automobile (y compris ceux des générateurs) sur le terrain (et dans les zones d’interventions de IMC) lorsque l’entretien sur le terrain est possible ;

f.      Assurer le suivi sur le terrain de la consommation de carburant et de l’entretien des véhicules de programme IMC ainsi que les compétences des chauffeurs ;

g.     Il est en charge de la gestion et de la planification de toutes les activités logistiques en lien avec les programmes,

h.    Assurer un support logistique efficace des opérations menées, dans le respect strict

Relations professionnelles et representation:

a.     Construire et garder d’excellentes relations professionnelles avec les autorités locales et les autres organisations humanitaires et les ONGs dans la région.

b.    Contribuer à la création d'une image positive et la crédibilité globale de l'organisation, notamment par l'application du Code de Conduite validé par l’équipe Pays du Mali, l'éthique et les valeurs d’IMC.

Confidentialité

Veiller à la confidentialité de toute information acquise dans l’exercice de ses fonctions relative aux pratiques et activités de ²International Medical Corps, et ne la divulguer à toute autre personne ou organisation sans autorisation préalable, sauf dans l’exécution normale des tâches susmentionnées.

Qualifications :

·         Diplôme en Logistique ou en Informatique ou en Chaine d’Approvisionnement ou une quantification équivalente et l’expérience mentionnée. Certificats professionnels en Logistique ou en Chaine d’Approvisionnement souhaités ;

·         Deux (2) ans d’expérience (obligatoire) en Logistique ou en Chaine d’approvisionnement, des politiques et procédures logistiques ;

·         Capacité avérée à communiquer efficacement en interne et en externe, à l’oral comme à l’écrit ;

·         Esprit d’initiative et capacité à résoudre activement les problèmes ;

·         Très bonne capacité décisionnelle et à faire face à des situations stressantes et à travailler avec des moyens limités ;

·         Excellente capacité à gérer plusieurs taches simultanées

·         Connaissances informatiques. Maîtrise de Word, Excel Access, Powerpoint, Outlook et une connaissance générale des applications ERP en Logistique ou en Chaine d’Approvisionnement ainsi qu’une connaissance de Office 365;

·         Capacité dans la gestion d’équipe, à analyser et interpréter des données logistiques

·         Avoir la capacité à s'adapter à différentes cultures, des mentalités et des circonstances variées.

·         Parler couramment le français et la connaissance d’une langue locale dont le Bambara ;

·         Avoir un bon niveau en anglais. (Toutes les plateformes et documents de l’organisation sont en anglais)

·         La créativité et la capacité de travailler avec des ressources limitées.

·         Promouvoir activement les normes PSEA (Prévention de l’exploitation et des abus sexuels) au sein de International Medical Corps et auprès des bénéficiaires services par International Medical Corps ;

·         Selon le cas, maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d’éthique de International Medical Corps et des bailleurs de fonds et adhérer à ces normes. Effectuer le travail avec le plus haut niveau d’intégrité.

Cette liste de taches et d’objectifs n’est pas exhaustive.  En raison de la nature et en fonction de l’évolution de l’activité d’International Medical Corps, l’employé peut donc être appelé à effectuer des tâches non mentionnées dans son profil de poste et demandées par le Superviseur direct.