LOGISTICS OFFICER

« Logistics Officer INSO MALI-BAMAKO »

Date de Publication : 02-12-2024

Date de clôture des candidatures : 13-12-2024

Date de début du contrat souhaité : 01 -01-2025

Contexte de l'organisation

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation humanitaire de droit international qui soutient la communauté humanitaire en établissant des plates-formes de prévention, de gestion et d’atténuation de risques dans des contextes précaires. INSO fournit aux ONG enregistrées une gamme de services gratuits, y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, des données contextuelles précises et la cartographie liée aux incidents, le soutien à la gestion des crises, les orientations du personnel et de la formation.

Les services INSO aident les ONG à gérer quotidiennement leurs responsabilités en matière de gestion des risques et à améliorer leur connaissance globale de la situation afin de soutenir les décisions d'accès humanitaire fondées sur des données probantes.

Aujourd'hui, INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1000 ONG dans 16 pays au monde et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionnalisme.

INSO est enregistrée aux Pays-Bas, avec son siège global à La Haye.

La mission INSO Mali :

INSO Mali a démarré en 2013 et lancé ses services complets en 2014. INSO Mali fournit des services pour améliorer l'acheminement de l'aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel employé par les ONG qui fournissent une aide humanitaire et d'urgence.

INSO recherche chargée Logistique Formation passionné(e), rigoureux(se), dynamique et engagé(e) pour assister l’équipe de formation dans la planification, l’organisation et la mise en œuvre des formations qu’INSO propose à ses partenaires.

Résumé des fonctions : 

Sous la supervision directe du responsable des Operations, Logistics Officer aura pour mission l’exécution de toutes les tâches logistiques (achat, actifs, flotte, sécurité) et apportera un appui constant aux bases d’INSO.

Principales responsabilités

Mission 1 : Gestion de l’approvisionnement

• Obtenir les autorisations appropriées pour les achats auprès des managers en fonction de leur limite d’autorisation ;
• Obtenir les cotations appropriées des fournisseurs pour les achats de biens ou d’équipements ;
• Participer au comité de sélection lors des procédures d’achat ;
• Aider dans l'acquisition de biens et services pour les bureaux régionaux ;
• Justifier les avances d’espèces obtenues auprès du chargé des finances, immédiatement après avoir effectué les achats, ou au plus tard à la fin de la semaine ;
• Solder l’intégralité des avances d’espèces obtenues avant la fin de la clôture comptable mensuelle ;
• Soumettre l’intégralité des pièces justificatives au chargé des finances, afin de lui permettre de préparer les paiements par chèque ou transfert dans les meilleurs délais ;
• Organiser l’expédition du matériel et des fournitures acquis aux bureaux régionaux et réceptionner les envois d’archives, courriers ou de matériel des bureaux régionaux ;
• Organiser de façon cohérente l’archivage des documents de passation de marché ;
• Soumettre sur une base hebdomadaire le suivi des achats à l’officier des Opérations ;
• Démontrer ses talents de négociateur avec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison, qualité, garantie, etc.… ;
• Etablir le catalogue des prix ;
• Contribuer à la mise en place des accords-cadres ;
• Tenir à jour une liste des fournisseurs du bureau de Bamako, et consolider la liste pays ;
• Consolider, suivre et mettre à jour le plan d’achat ;
• Participer à l’évaluation annuelle des prestataires de services et des fournisseurs de biens.

Mission 2 : Gestion du parc véhicules

• Planifier et suivre les mouvements quotidiens des véhicules suivant le déplacement du personnel ;
• Planifier et suivre les opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission ;
• S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;
• Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi des véhicules ;
• Suivre la consolidation des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules ;
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées ;
• Effectuer le suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules.

Mission 3 : Gestion des stocks

• Assurer l’inventaire physique des actifs du bureau et maisons de Bamako, sur une base régulière et appuyer les bureaux terrains pour en faire de même ;
• Tenir à jour les fiches de stock de suivi des consommables du bureau et des maisons de Bamako ;
• Veiller à ce que tous les mouvements de stocks soient supportés par une documentation requise ;
• Préparer la demande d’achat tous les 3 mois pour reconstituer les stocks de fournitures et préparer la demande d’achat de carburant au stock critique ;
• Veiller sur une base hebdomadaire que les fiches de suivi de carburant soient remplies correctement et soumettre à la fin de chaque mois l'analyse de consommation de carburant du bureau au responsable des Operations pour examen ;
• Veiller à la sécurité du stockage et l'utilisation efficace et efficiente du carburant des véhicules et générateurs.

Mission 4 : Gestion du parc équipement

• Veiller au fonctionnement efficace des installations et équipements grâce à des contrôles réguliers ;
• Tenir informer le responsable des Operations des contrôles effectués sur les installations et équipements, y compris les réparations et entretiens nécessaires ;
• S'assurer que le personnel résidant dans les maisons d’INSO soient informés à l'avance des réparations et entretiens à venir ;
• Assurer les contrôles périodiques requis pour les générateurs ;
• Veiller à ce que la capacité des générateurs soit maintenue, non surchargée et prendre, si nécessaire, les mesures correctives.

Mission 5 : Gestion des ressources humaines

• Superviser et évaluer les chauffeurs, les gardiens, Assistant Log et l’agent de suivi logistique du bureau de Bamako ;
• Vérifier que le personnel sous sa responsabilité assure de manière correcte, les tâches qui ont été définies dans leur description de poste ;
• Informer le responsable des Opérations des difficultés avec le personnel sous sa responsabilité et en cas de manque de performance ;
• Organiser la planification des shifts des chauffeurs, les remplacements en cas d’absence, ou jours fériés ;
• Organiser la planification des congés du personnel sous sa responsabilité et les remplacements ;
• Veiller, sur une base hebdomadaire, à ce que le personnel sous sa responsabilité ait les équipements requis, et préparer un formulaire de demande si cela est nécessaire ;
• Participer au processus de recrutement et d’évaluation des membres de l’équipe logistique ;
• Etablir les plannings de l’équipe sous sa responsabilité ;
• Assurer ou participer aux formations logistiques.

Mission 6 : Gestion administrative et Organisation des bureaux

• Tenir à jour la liste des actifs du bureau de Bamako dans les formats standards appropriés ;
• Assigner un numéro de référencement à chaque nouvel actif durable ;
• Préparer les fiches d’allocation des actifs au personnel INSO ;
• Organiser le retour des actifs du personnel INSO en fin de contrat ;
• Mettre à jour la liste des actifs lorsque ces derniers sont achetés ou déclassés ;
• Maintenir et organiser de façon cohérente l’archivage des documents relatifs aux actifs (fiche d’allocation, garanties, documents de cession ou de vente…) ;
• Veillez à la préparation de la salle de réunion lorsque cela est nécessaire,
• Assister le département Administratif dans tous les processus logistiques pour l’obtention des visas, permis et autres documents demandés par le gouvernement malien pour le personnel international ;
• Assurer l’organisation des voyages et l'arrangement de l’hébergement à/de Bamako pour le personnel INSO et/ou leurs invités.

Qualifications / expériences :

• Niveau Bac+4 minimum en Gestion Logistique et Transport ou tout autre domaine pertinent ;
• Minimum 5 ans d’expérience en gestion logistique (Achat, flotte, asset…) ;
• Utilisation efficace des programmes Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) ;
• Grande capacité à s’organiser dans le travail ;
• Capacité à travailler en équipe, de donner la priorité à des volumes élevés de travail tout en respecter des délais courts ;
• Compréhension claire des principes et pratiques humanitaires.

Compétences :

• Capacité à travailler dans une équipe multiculturelle ;
• Capacité à représenter INSO avec professionnalisme et exemplarité ;
• Volonté de travailler dans environnement exigeant :
• Autonomie dans le travail.

Langues :

• Français (langue de travail) courant avec d'excellentes capacités rédactionnelles.
• D'autres compétences linguistiques souhaitable telles que l’anglais ou la langue maternelle, tant à l'écrit qu'à l'oral

Politique de protection et recrutement :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement suivantes seront appliquées : 

• Toute offre d'emploi sera conditionnée à la réception d'au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
• INSO interrogera les candidats sur tous intervalles importants entre les différents postes ou des changements fréquents d'employeurs et d’adresses ;
• Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
• Le candidat retenu devra fournir une preuve d'identité valide (passeport, carte d'identité) ;
• Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures INSO en termes de politique de protection (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
• Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.

Comment envoyer votre candidature

Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leurs dossiers de candidature (lettre de motivation, CV, attestations et certificats de travail, références d’au moins 3 personnes) à jobs@mali.ngosafety.org  et de mentionner“ INSO- Logistics Officer -BKO” dans la ligne d’objet de l’e-mail :

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les candidatures incomplètes seront automatiquement rejetées.