CARE International au Mali recherche pour le compte de son département Opérations et People & Culture: Un-e (01) Logistic Manager – basé à Bamako

La candidature des femmes est fortement encouragée 

RESUME DU POSTE

Le/la Responsable logistique est chargé (e) de fournir des conseils et de gérer les processus et procédures d’approvisionnement de biens et de services et de logistique de CARE Mali. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les différents départements de CARE-Mali et gardera une communication dynamique et constante avec l’équipe de gestion du bureau pays – notamment le support aux programmes.  Le/la responsable logistique sera chargé (e) de la gestion holistique des aspects logistiques et d’approvisionnement du bureau pays de CARE-Mali – ci-inclus les sous bureaux à travers les différentes régions que CARE intervient.  Il/elle fournira un appui technique adapté aux différents projets/programmes de CARE-Mali œuvrant dans les domaines du développement, d’humanitaire et de campagnes de plaidoyer L’un des principaux objectifs de ce poste est de renforcer les capacités grâce à un encadrement efficace du personnel logistique à tous les niveaux de l’opération, y compris la communication et la formation des organisations partenaires.

ROLES ET RESPONSABILITES

Responsabilité 1 : Gestion et perfectionnement de la logistique – 30% de temps 

Rôles :

• Assurer une gestion responsable des ressources de CARE-Mali en conformité avec les procédures établis
• Mettre en œuvre et gérer les activités logistiques telles que la construction, le transport du matériel et du personnel, la communication, la gestion de l’eau et l’assainissement, véhicules et moteurs, la gestion des déchets, les installations et les infrastructures (bureaux, logements pour le personnel de CARE Mali)
• Planifier et coordonner le budget des activités logistiques afin de répondre aux besoins des différentes projets de manière efficace et efficiente
• Gérer, former et superviser les équipes logistiques pour que les activités logistiques puissent être effectuées correctement (y compris les briefings sur les outils de communication et les mesures de sécurité)
• Evaluer en collaboration avec les directeurs de projet les besoins en logistique, tant au niveau central que régional, et initier le processus des acquisitions des biens et services
• Assurer l’harmonisation et le contrôle de l’utilisation des matériels et équipements au sein de CARE-Mali
• Superviser la gestion des stocks de fournitures, des articles non‐consommables (équipements et matériels), ainsi que les inventaires
• Développer et mettre en place une stratégie opérationnelle relative à la gestion saine des ressources et les processus d’approvisionnement

Responsabilité 2 :   Assurer la transparence avec les partenaires et les bailleurs – 15% de temps 

Rôle :

• Assurer la gestion permanente des bureaux et résidences ; assurer la rédaction des contrats logistiques, assurer la négociation des termes et conditions pour l’établissement des contrats prestation, baux, maintenance
• Assurer la visibilité de la fonction et des activités d’approvisionnement et de logistique, en compilant et en diffusant les rapports d’approvisionnement et de logistique de manière régulière
• Evaluer de manière régulière la performance du département d’achat pour dénicher les goulots d’étranglement et concevoir des plans de recadrement pour une amélioration continue
• Anticiper et coordonner les exigences en matière de rapports aux bailleurs de fonds institutionnels.
• Coordonner l’évaluation et le suivi de la capacité d’approvisionnement et de logistique au niveau des organisation partenaires
• Veiller à ce que la conception et l’exécution de l’approvisionnement avec les partenaires d’exécution se fassent selon les procédures de CARE
• Travailler en étroite collaboration avec les partenaires d’implémentation – sur le plan logistique – pour s’assurer de l’atteinte des résultats escomptés.
• Assurer les relations et communications avec/entre les tiers, bailleurs, fournisseurs et prestataires de service
• Négocier et établir en collaboration avec le Responsable Administratif les contrats de bail
• Concevoir des séances de renforcement de capacités – relatives à la gestion logistique – au profit des partenaire de mise en œuvre

Responsabilité 3 :   Planification et examen de l’approvisionnement des  projets/programmes  – 30% de temps

Rôle :

• Collaborer avec les rapports directs et les responsables de la programmation pour renforcer le plan de gestion du pipeline et de la chaîne d’approvisionnement.
• Gérer l’évaluation des besoins en services d’approvisionnement et de logistique, les spécifications souhaitées et les calendriers de livraison, ainsi que la définition des stratégies d’approvisionnement, en assurant une coordination et une communication appropriées.
• Assurer la responsabilité et la transparence de toutes les opérations liées à la chaîne d’approvisionnement en conformité avec les règlements de CARE et des donateurs, et les normes et exigences internationales et locales.
• En collaboration avec le chef de projets et le responsable du programme humanitaire, conçoit une structure d’approvisionnement appropriée, en accord avec les normes et procedures de CARE Mali.
• Tout au long du cycle des projets en cours, fournir des informations pour la planification des activités d’approvisionnement y compris dans les premières étapes des nouveaux programmes et des propositions des donateurs.
• Examiner périodiquement l’efficacité et la qualité du processus d’approvisionnement
• Tenir un registre des risques pour la chaine d’approvisionnement dans les projets et préparer des mesures d’atténuation.
• Utiliser les systèmes d’information de la chaine d’approvisionnement pour analyser et sélectionner les données afin de préparer l’information de gestion
• Planifier, organiser et coordonner toutes les activities d’approvisionnement, conformément aux normes et procedures de CARE Mali et aux exigences des donateurs, y compris mais sans s’y limiter, l’établissement d’une base de données des fournisseurs et des accords-cadres.
• Elaborer des indicateurs clés de rendement pour mesurer le rendement des fournisseurs et coordonner l’amélioration du rendement des fournisseurs
• S’assurer que la vérification anti-terroriste (Bridger Check) soit effectuée avant de s’engager avec un fournisseur pour l’acquisition de biens et de services
• Assurer la tenue des références des fournisseurs et prestataires et une veille permanente sur l’évolution du marché et des fournisseurs prospection et négociation avec de nouveaux fournisseurs ;
• Assurer les négociations avec les fournisseurs suivant les procédures d’achat des bailleurs et pour toutes les conditions de prix et de garanties relatives aux achats

Responsabilité 4 : Gestion de stock et livraison de projets  – 10% de temps

• Compte tenu des besoins actuels et prévus du programme, des exigences en matière de sécurité et des procédures de santé ; évaluer l’emplacement approprié de l’entrepôt, concevoir et mettre en place l’aménagement, la structure du personnel et le système de tenue des dossiers.
• Superviser, gérer et coordonner toutes les activités liées à l’entreposage et à la distribution de matériels – ci-inclus ceux en rapport au plan de contingence de CARE Mali
• Assurer la production de rapports en temps réel sur l’utilisation du matériel et l’état des stocks et coordonner les examens périodiques du stock minimal avec les gestionnaires de projet
• Superviser la gestion des stocks ainsi que les inventaires périodiques ;
• Assurer le suivi des contrats de maintenance de l’entretien de tout le matériel et équipement ;
• Contrôler les arrivages des commandes internationales ; 

Responsabilité 5 : Gestion de flotte –  5% de temps

• Superviser la fonction de gestion du parc de véhicules en veillant à ce que l’exploitation soit conforme aux règlements locaux applicables en matière de transport et aux normes et procedures de CARE Mali.
• En relation avec les chauffeurs et le logisticien, veiller au renouvellement dans les délais des demandes d’admission temporaires, des polices d’assurance des véhicules et des vignettes ;
• Utiliser des systèmes de gestion du parc automobile/Moto pour surveiller les couts et le rendement et préparer des rapports de gestion.
• Superviser le tracking des véhicules pour avoir l’information sur l’amortissement du matériel roulant et le tracking de la consommation du carburant 

Responsabilité 6 : Gestion du personnel – 5% de temps

• Assurer une gestion responsable du personnel de logistique et d’approvisionnement
• Définir des plans d’action détaillés de mise en œuvre des activités relatives à la gestion logistique et d’approvisionnement en fonction des plans d’achats des différents projets
• Supporter l’équipe dans la fixation des objectifs de performance individuels
• Effectuer des recherches d’opportunités de formation pour renforcer – de manière continue – la capacite de l’équipe d’approvisionnement et de logistique

Responsabilité 7 : Communication et sécurité – 5% de temps

• Gérer les activités déléguées liées à la sécurité
• Coordonner les plans d’évacuation du personnel liés à la sécurité et les stocks d’hibernation requis pour le programme de pays
• Travailleur en étroite collaboration avec le Responsable de la sécurité & sureté dans la gestion des déplacements de la flotte et des personnes en tout temps, en veillant à ce que les systèmes de communication nécessaires soient mis en place

NB : Exécuter toutes autres tâches relatives à ce poste non spécifiquement consigné dans ce document. 

CARACTERISTIQUES DU POSTE

Vous planifierez, gérerez et assurerez la supervision technique et opérationnelle de toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement – y compris les achats, la logistique, le transport et l’entreposage – afin de garantir une livraison efficace et efficiente des marchandises aux bénéficiaires. Vos connaissances et votre expérience vous permettront d’anticiper et de gérer les besoins et les défis de la chaîne d’approvisionnement, et d’introduire des solutions d’amélioration, tout en appliquant les principes d’intendance, d’intégrité, de transparence et de responsabilité.

COLLABORATION ET CONTACTS

Interne : Le titulaire du poste travaille étroitement avec le Chargé de la logistique et Chargé des achats. Il/elle collabore aussi avec l’équipe des finances concernant les dossiers d’approvisionnement. Il contacte régulièrement les gestionnaires de budget pour obtenir les approbations de dépenses et les autres responsables des unités d’appui au programme le cas échéant (Audit, HR, Administrateurs, Financier).

Externe : il travaillera avec la douane, le transitaire, les fournisseurs et autres

AUTONOMIE ET AUTORITE

Le titulaire de ce poste est supervisé par la Directrice des opérations et People & Culture qui définit ses priorités et l’assiste dans la définition des grandes lignes de son travail. Il/elle gère l’approvisionnement, les ravitaillements en carburant et en pièces détachées, ‘inventaire des biens et service de CARE Mali.  Toutes les correspondances destinées à l’extérieur de CARE préparées par le titulaire de ce poste doivent être obligatoirement approuvées par la Directrice des opérations et People & Culture.

Dans l’exercice de ses fonctions, il/elle rapporte toutes les anomalies constatées à son superviseur et au personnel approprié, notamment les gestionnaires de budget.

Direction, et ce en ligne avec les politiques et procédures des bailleurs et de CARE. 

CONDITIONS DE TRAVAIL 

Le titulaire du poste doit être en mesure de travailler de façon indépendante. Il/elle est basé(e) à Bamako. Il/elle peut travailler en dehors des heures normales de service pour satisfaire les exigences de qualité et de délais de CARE.

QUALIFICATION ET EXPERIENCE

• Être titulaire d’un diplôme de niveau au moins BAC + 4 en gestion, logistique et transport ou dans un autre domaine technique.
• Avoir au moins 6 ans d’expérience professionnelle dans la gestion de la logistique et achat
• Avoir 4 ans d’expérience dans la production de plans d’approvisionnement et gestion des approvisionnements y compris la gestion des devis et des appels d’offres, la gestion et le soutien des équipes
• Avoir 3 ans d’expériences dans l’entreposage, la gestion du parc automobile/moto, la sensibilisation à la sécurité et les communications.
• Avoir travaillé dans les zones de Ségou, Mopti et Gao au moins pendant 2 ans
• Avoir une expérience managériale
• Avoir une expérience professionnelle avec au moins 3 organisations internationales
• Solides compétences en matière d’analyse et de planification stratégique
• Avoir fait ses preuves en matière de gestion efficace des personnes et des ressources y compris en matière de planification et d’organisation
• Excellente diplomatie, tact et sens de la négociation, bonne relations interpersonnelles et esprit d’équipe, ainsi que la capacité de rester calme sous pression et de ne pas perdre de vue les priorités stratégiques
• Expérience des responsabilités de gestion / supervision, y compris le soutien au développement des autres (y compris le mentorat/ coaching et l’expérience de programme opérationnel et non opérationnel.
• Un bon français et un bon anglais écrit et parlé sont essentiels
• Expérience dans des environnements peu surs et connaissance des principes de la gestion de la sécurité
• Sympathie avec les buts et les objectifs de CARE Mali
• Intégrité et engagement envers les principes et l’action humanitaires
• Engagement en faveurs de l’égalité des chances et des pratiques de CARE Mali en matière de genre
• Expérience avérée de l’intégration des questions de genre et de diversité dans les programmes de logistique, ce qui constitue un avantage

SOUHAITABLE

• Expériences dans les appels d’offres pour les travaux de construction d’ingénierie
• Expérience en gestion de la sécurité
• Une bonne connaissance d’HELIOS

COMPETENCES ORGANISATIONNELLES

Compétences organisationnelles

• Pouvoir planifier et organiser le travail de manière autonome
• Etre rigoureux dans la tenue des supports de gestion
• Etre capable de rédiger des rapports et produire des analyses à destination de la Direction
• Faire preuve de discernement lors de situations nouvelles ou complexes
• Etre créatif et savoir faire des propositions pertinentes pour l’amélioration des opérations de la Mission
• Avoir la capacité de travailler en équipe, de développer et d’entretenir un environnement de travail basé sur le respect de la diversité.

Valeurs

• Conscience professionnelle et engagement à respecter les valeurs fondamentales de CARE
• Transformation, intégrité, Diversité, Excellence, Egalité.
• Aptitude à maintenir de bonnes relations professionnelles avec ses collaborateurs.

Mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre message « Poste : Logistic Manager »

Les dossiers de candidature comprenant : une demande manuscrite, un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, une copie certifiée des attestations de diplômes et attestations de travail + 3 références professionnelles, doivent parvenir sous pli fermé  à la Direction de CARE Mali à Korofina Nord Bamako BP : 1766, Tel 20.24.22.62/ 20.24.91.37 – Fax : 20.24.75.32 Porte 368, Rue 110 au plus tard le  Mercredi 10 Novembre 2021 dans nos bureaux régionaux ou à l’adresse suivante : mli.recrutement@care.org

NB :

• SEUL LES DOSSIERS AVEC MENTION « Logistic Manager » à l’objet SERONT PRIS EN COMPTE
• Seuls les candidats (es) présélectionné(e) s seront contactés.

CARE Mali jouit d’une excellente réputation nationale et internationale pour son sérieux et son professionnalisme et combat activement toute fraude ou tentative de fraude et toute corruption ou tentative de corruption.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à mli.recrutement@care.org