Description

AVIS DE RECRUTEMENT

Intitulé du Poste : Officer Procurement

Superviseur : Manager Procurement

Département : Operations

Base : Bamako

Grade IRC : 8B

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité du Procurement Manager, le Procurement Officer est responsable de la coordination et de la gestion efficaces des achats pour le bureau de l'IRC. Le titulaire du poste achètera des fournitures, des services et des équipements pour le programme, tout en garantissant le respect des bonnes pratiques et en tenant des dossiers conformes aux audits. Il veillera à ce que tous les achats de biens et de services soient effectués de manière transparente, au meilleur prix disponible et conformément à la politique et aux procédures d'achat de l'IRC et des donateurs.

Responsabilités:

Planification des achats

En étroite collaboration avec le Procurement Manager et d'autres partenaires internes et externes, vous planifierez et soutiendrez efficacement la mise en œuvre du programme :

Collecter, organiser et analyser les informations et les données du marché pour permettre une planification efficace des achats.

Préparer et mettre en œuvre des plans d'approvisionnement en suivant les procédures opérationnelles standard (SOP) de l'IRC en matière d'approvisionnement.

Surveiller le marché de l'approvisionnement et mener des études et des analyses de marché pour garantir la rentabilité des achats.

Approvisionnement

Responsable de la mise en œuvre du plan et de la stratégie d'approvisionnement et de la satisfaction de tous les besoins en matière d'approvisionnement dans les délais impartis, conformément aux normes de la Chaine globale d’approvisionnement et des donateurs, le titulaire du poste devra :

Soutenir l'élaboration des spécifications d'approvisionnement.

Acheter tous les articles nécessaires aux programmes, bureaux et résidences.

Traiter les demandes d'achat approuvées par le biais du logiciel d'approvisionnement en veillant à l'exactitude des données.

Lancer et traiter les demandes de devis (RFQ) et les demandes de propositions (RFP).

Participer aux réunions et aux évaluations des appels d'offres.

Préparer l'analyse des offres et autres documents d'appel d'offres pour approbation.

Mener des négociations avec les fournisseurs qui soient transparentes et documentées.

Vérifier l'exactitude des documents d'approvisionnement avant de procéder au paiement pour approbation.

Collaborer avec tous les départements en coordonnant avec les finances, les subventions et le programme pour assurer un approvisionnement harmonieux et en temps voulu.

Coordonner avec le département des finances pour s'assurer que les paiements sont remis aux fournisseurs.

Mettre à jour régulièrement les PR sur le système BVA en coordination avec les autres responsables des achats.

S'assurer et vérifier que les achats sont effectués conformément aux politiques de l'IRC et des donateurs tout en préparant les demandes de paiement.

Participer aux réunions du comité d'approvisionnement, le cas échéant.

Gestion des contrats

Préparer et exécuter les contrats pour les soumissionnaires recommandés.

Renouveler en temps voulu les contrats et les accords-cadres.

Evaluer les fournisseurs en fonction des indicateurs de performance fixés

Générer tous les documents d'approvisionnement requis et maintenir les enregistrements et les fichiers de manière rigoureuse.

Mettre à jour et maintenir un système de classement approprié conformément au protocole de classement de la chaîne d'approvisionnement de l'IRC.

Gestion des fournisseurs

La gestion des dossiers et de la documentation des fournisseurs

Le suivi et la documentation des performances des fournisseurs

L'établissement et le maintien de relations de travail éthiques et professionnelles avec les fournisseurs.

Conformité et éthique

Vous contribuerez à l'identification et à l'analyse des risques de conformité dans les processus d'achat et à la mise en œuvre des règles et règlements de IRC et des donateurs pour tous les achats en :

Mettant en œuvre une diligence raisonnable pour les fournisseurs, ce qui inclut la réalisation de contrôles de références, de visites de fournisseurs, etc.

Fournissant un soutien cohérent et constructif aux autres départements afin de garantir la conformité aux politiques et procédures.

Identifiant et signalant les signaux d'alerte dans toute la chaîne de valeur des achats.

Mettant en œuvre des plans d'action correctifs (CAP) en réponse aux demandes d'audit interne et/ou externe.

Rapports

Préparer et soumettre des rapports mensuels précis au Procurement Manager dans les délais impartis.

Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des plans d'approvisionnement (assignés), selon les besoins.

Soumettre la liste mensuelle des engagements au Procurement Manager ou Coordinateur de la chaîne d'approvisionnement et au service financier.

Soumettre un rapport périodique de suivi des achats pour les subventions spécifiques auxquelles vous êtes affecté.

Divers

Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur.

Garantir une étique irréprochable dans l'accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d'insuffisance, d'irrégularité et de fraude).

PROFIL REQUIS :

Avoir un diplôme supérieur en Logistique, Supply Chain, Approvisionnement, Gestion ou tout autre diplôme équivalent  

Être de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali ;

Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit) ; la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ;

Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word ; et la connaissance du Prolog serait un atout

Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ;

Être doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ;

Etre motivé, proactif, créatif.

Etre bon communicateur.

Être capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ;

Être apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ; 

Être disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs.

CANDIDATURE

Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation +Photocopie de la carte d’identité, Copies des diplômes, certificats et attestations de travail) au plus tard le 22 AOUT 2023 à 17h00 en suivant ce lien :  https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/1/home/requisition/44724?c=rescue

IRC et les employés d’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles. 

Égalité entre les sexes : L'IRC Mali s'est engagé à réduire l'écart entre les sexes dans sa mission au Mali. Nous offrons des avantages sociaux qui permettent aux femmes pour s’épanouir dans leur environnement de travail, notamment un congé de maternité, une flexibilité sur les horaires de travail pendant le mois de carême, une crèche au sein du bureau de Bamako et une facilitation de voyager sur le terrain avec les bébés par Vol UNHAS.