ISLAMIC RELIEF Mali

                                          DESCRIPTION DE POSTE DE L’EMPLOYÉ

Organigramme

Contexte et justification de l'activité

Islamic Relief est une organisation non gouvernementale internationale fondée en 1984 à la suite de la famine au Soudan et en Éthiopie. Son siège social est situé à Birmingham, au Royaume-Uni, et elle est membre de la British Overseas NGOs Platform (plateforme britannique des ONG étrangères).

Elle est présente dans le monde entier grâce à ses bureaux de collecte de fonds et ses bureaux de mise en œuvre de projets.

Islamic Relief est présent au Mali depuis le 29 août 1997, date à laquelle il a signé un accord-cadre avec le gouvernement Malien.

La mission fondamentale d'Islamic Relief est d'alléger les souffrances des populations les plus défavorisées.

L'objectif principal de son intervention au Mali est de contribuer aux efforts du gouvernement dans la lutte contre la pauvreté.

Les objectifs qu'elle s'est fixés à travers ses différents projets sectoriels sont en phase avec les objectifs généraux du pays, notamment ceux du Cadre Stratégique pour la Croissance et la Réduction de la Pauvreté (CSCRP) et les Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD).

Ses premières interventions au Mali s'inscrivaient dans le cadre de sa mission humanitaire visant à favoriser la réintégration socio-économique des populations rapatriées.

Actuellement, divers projets sont en cours dans plusieurs domaines afin de lutter contre la pauvreté, conformément au cadre stratégique élaboré par le gouvernement. Parmi ces projets figurent : la protection de l'enfance, la violence sexiste, la sécurité alimentaire, la construction de micro-barrages, l'eau et l'assainissement, le Programme de Parrainage des Orphelins (OSP) et le projet de protection inclusive utilisant la méthodologie COH.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité du Directeur Pays, le/la Coordinateur(trice) des Achats et de la Logistique est responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi de l’ensemble des activités liées à l’approvisionnement, à la logistique et aux moyens généraux. Il/elle garantit l’efficacité, la transparence et la conformité des processus en veillant à l’optimisation des ressources de l’organisation afin d'apporter un soutien opérationnel aux activités menées dans le pays.

Le titulaire du poste jouera un rôle crucial dans le maintien de l'efficacité et de l'efficience des services d'achat pour le programme national d'Islamic Relief au Mali, tout en respectant les politiques organisationnelles, les normes internationales, les meilleures pratiques, les réglementations des donateurs et les lois applicables d'Islamic Relief Worldwide (IRW).

Ø  Approvisionnement (Achats)

• Élaborer et mettre en œuvre la politique d’achats de l’organisation en cohérence avec les procédures internes et les exigences des bailleurs.
• Planifier les besoins en biens et services sur la base des plans d’activités et des budgets validés.
• Préparer et lancer les appels d’offres, demandes de cotation et consultations restreintes selon les seuils d’achats.
• Évaluer les offres des fournisseurs et assurer la négociation des prix, délais et conditions contractuelles.
• Mettre en place et actualiser un répertoire fournisseurs basé sur des critères de performance, fiabilité et conformité.
• Assurer le suivi de l’exécution des contrats d’achat et gérer les éventuels litiges avec les prestataires.
• Contrôler la conformité des factures avec les bons de commande et les livraisons.
• Garantir la traçabilité et l’archivage des dossiers d’achats (bons de commande, PV d’analyse, contrats, factures).
• Élaborer et suivre les accords-cadres pour l’achat des fournitures, produits et services réguliers, selon les besoins. Il/elle assure l’approvisionnement de la Coordination à Bamako et des Bases, depuis l’élaboration du DAO jusqu’à la livraison finale conformément aux demandes, en appliquant et respectant rigoureusement les procédures pertinentes d’IRW.

• Gestion budgétaire : Il/elle ne dispose pas d’un budget dédié mais utilise les budgets mis à disposition par l’équipe des programmes pour les achats ou les missions. Il/elle doit alerter l’équipe sur les risques de dépassement ou de sous-utilisation des lignes budgétaires au cours du processus d’achat.
• Respect des procédures : Veiller en permanence au respect du Manuel et des lignes directrices d’achats et de logistique d’Islamic Relief Worldwide.
• Participation aux instances de gestion : Participer activement aux réunions de l’équipe de direction, y compris à la supervision collaborative de la mise en œuvre des programmes et des opérations d’achats.
• Suivi et contrôle : Effectuer un suivi et des revues réguliers de toutes les transactions d’achats pour garantir la conformité avec les politiques et bonnes pratiques d’Islamic Relief Worldwide.
• Gestion des contributions déductibles : Veiller à ce que les contributions déductibles soient enregistrées, réglées et rapprochées conformément à la réglementation nationale et aux politiques d’IRW.
• Organisation et archivage : Veiller à ce que tous les documents d’achats soient correctement organisés et archivés pour assurer transparence et conformité aux audits.
• Veille et bonnes pratiques : Se tenir informé(e) des pratiques actuelles et des meilleures pratiques dans le domaine des achats humanitaires.
• Gestion des risques : Identifier les risques de fraude et de corruption et veiller à ce que des mesures de prévention et de contrôle soient disséminées et mises en œuvre.
• Superviser l’exercice de préqualification des fournisseurs et veiller à la mise à jour régulière de la liste des fournisseurs préqualifiés.
• Formation et réunion préparatoire du personnel : Assurer le briefing et la formation continue du personnel local sur les procédures d’achats.

Ø  Logistique :

Gestion de la flotte et des déplacements

• Planifier et coordonner les opérations de transport de personnel, marchandises et matériel, au niveau national et international.
• Gérer et optimiser la flotte de véhicules : suivi des entretiens, consommation carburant, carnet de bord, assurance et conformité administrative.
• Veiller au respect des normes de sécurité, hygiène et sûreté dans les opérations logistiques.
• Assurer la gestion des contrats liés à la logistique (transporteurs, assurances, maintenance, location d’équipements, etc.).
• Identifier les risques logistiques et proposer des solutions d’anticipation.
• Assurer le suivi et le renouvellement des équipements et matériels (véhicules, générateurs, TIC, mobilier, etc.).
• Superviser la gestion des stocks et entrepôts : réception, enregistrement, rangement, distribution et inventaires réguliers.

Infrastructure et maintenance

• Superviser la gestion des locaux (bureaux, dépôts, résidences, sites de projet) : entretien, réparations, services généraux.
• Gérer les contrats liés aux moyens généraux : bail, maintenance, sécurité, nettoyage, fournitures de bureau, etc.
• Planifier et suivre les travaux d’aménagement et de réhabilitation des infrastructures de l’organisation.
• Assurer la disponibilité et la gestion rationnelle des fournitures de bureau et consommables.
• Superviser la gestion des services de sécurité (gardiennage, contrôle d’accès, conformité sécurité incendie).
• Garantir le respect des standards organisationnels en matière de confort, de conditions de travail et d’environnement professionnel.
• Proposer des améliorations pour optimiser les coûts liés aux moyens généraux..

Coordination et gestion

• Encadrer, superviser et évaluer l’équipe achats, logistique et moyens généraux.
• Développer les capacités de l’équipe à travers des formations, un suivi régulier et un coaching adapté.
• Assurer la coordination avec les autres départements (programmes, finances, ressources humaines) pour une planification harmonisée.
• Participer au comité de direction et contribuer aux décisions stratégiques liées à l’organisation.

Suivi administratif et conformité

• Mettre en place et actualiser les procédures opérationnelles standard (SOP) liées aux achats, logistique et moyens généraux.
• Produire et transmettre des rapports réguliers au Directeur Pays (rapports hebdomadaires/mensuels/trimestriels).
• Élaborer et suivre les budgets relatifs aux activités achats, logistique et moyens généraux.
• Suivre et documenter les indicateurs clés de performance (KPI) en matière d’achats, logistique et gestion des ressources.
• Contribuer à la préparation des audits internes et externes.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES :

FORMATION :

o   Bac +4/5 en logistique, achats, gestion de la chaîne d’approvisionnement, Passation des marchés Publics, Commerce, gestion ou tout domaine connexe.

o   Une formation professionnelle en gestion de la chaîne d’approvisionnement constitue un atout.

EXPÉRIENCE :

o   Minimum 5 ans d’expérience pertinente dans les achats et la logistique, dont au moins 1 an dans un rôle de coordination d’une ONG internationale ;

o   Expérience dans une ONG internationale, une organisation humanitaire ou une grande entreprise (souhaitable) ;

o   Expérience de vie et de travail dans des environnements dynamiques et instables, et auprès des communautés locales ;

COMPÉTENCES :

o   Excellente maîtrise des procédures d’approvisionnement et de passation de marchés ;

o   Solides compétences en gestion logistique (stock, transport, équipement et moyens généraux).

o   Capacité à travailler sous pression constante et à gérer les priorités ;

o   Compétences en négociation et gestion des contrats ;

o   Capacité d’analyse, sens de l’organisation et rigueur ;

o   Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels de gestion logistique/ERP,

o   Bonne connaissance du contexte du travail avec les enfants ;

o   Sens de la responsabilité et respect des délais.

o   Esprit d’équipe et leadership positif ;

o   Capacité d’écoute, sens de l’initiative et créativité ;

o   Maîtrise du français (écrit et oral) ; la connaissance de l’anglais est un atout ;

o   Disponibilité pour représenter Islamic Relief dans l’ensemble de ses zones d’intervention.

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EXIGENCES DU POSTE

o   Partager les valeurs fondamentales, la vision et la mission d’Islamic Relief ;

o   Savoir préserver la dignité des ayants droit dans tous les aspects du projet ;

o   Avoir une compréhension de base des droits de l’enfant, de la protection de l’enfant et des droits humains en général ;

o   Avoir une compréhension de base de la violence basée sur le genre ;

o   Être déterminé(e) à faire des sacrifices pour répondre aux besoins des ayants droit du projet ;

o   Faire preuve d’une excellente moralité et rejeter toute forme de corruption et de détournement de fonds ;

o   Capacité à participer activement aux réunions en anglais et à produire des rapports de haute qualité dans un environnement bilingue (français-anglais).

Dossier à fournir :

-       Un CV

-       Une lettre de motivation.

Les dossiers de candidatures doivent être envoyés par e-mail sur :  flayoro.diakite@islamic-relief.org.ml ; en précisant dans l’objet le titre du poste « Procurement & Logistics Coordinator »

Les dossiers sont recevables jusqu’au mardi 09 septembre 2025 à 16H30.

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les tests.

NB : Le processus de tri des dossiers de candidatures se fera au fur et à mesure de leur réception. Islamic Relief Mali se réserve le droit de clôturer l’avis avant la date limite de dépôt de dossiers.

Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

Les dossiers incomplets seront éliminés.

Les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap sont vivement encouragées.

Bonne chance !!!!