Avis de recrutement d’un Responsable Administratif et Financier

Vétérinaires Sans Frontières Suisse (VSF-Suisse) est une association de développement et d’aide humanitaire politiquement et confessionnellement neutre, ayant son siège à Berne. Elle a été fondée en 1988 comme association à but non lucratif et est active au Mali, au Togo, en Côte d’Ivoire, au Kenya,au Soudan du Sud, en Éthiopie et en Somalie. Sous la ligne directrice « Animaux sains – Humains en bonne santé – Environnement durable », VSF-Suisse travaille avec et pour des individus qui utilisent l’élevage comme moyen de survie.

Pour son bureau au Mali (basé à Bamako), VSF-Suisse recherche un RAF (Responsable Administratif et Financier) dont le profil est décrit dans les ligne suivantes :

Rôles et Responsabilités :

Le Responsable Administratif et Financier (RAF) est chargé de soutenir le bureau – pays en matière de conception, exécution et contrôle des tâches administratives, comptables et financières. Hiérarchiquement rattaché au Directeur-pays, il assure la coordination et la gestion efficace des ressources et des processus administratifs, comptables et financiers pour l’ensemble des projets.

Généralités

Le/la RAF assure que toutes les procédures appliquées par VSF-Suisse sont conformes et remplissent les exigences de ses principaux partenaires financiers. Il/elle élabore et présente au siège VSF-Suisse, aux bailleurs et auditeurs des supports/documents de qualité requise et en conformité avec leurs procédures/régulations respectives.

Il/elle supplée le Directeur-pays en cas d’absence ou indisponibilité de ce dernier. A ce titre, il participe opportunément aux différentes rencontres avec les partenaires

Comptabilité / finances

Contrôle des imputations et saisies comptables, analyse des comptes et arrêtés comptables mensuels et annuels ;

Vérification des états financiers périodiques ;

Contrôle de toutes les transactions financières des projets ;

Gestion de la trésorerie : assurer la liquidité dans les caisses, demandes de fonds et alimentation des comptes bancaires y compris des partenaires locaux ;

Assurer les relations comptables avec l’administration du siège à Berne ;

Organisation des audits, préparation des dossiers d’audit et point focal pour les auditeurs ;

Préparation des budgets administratifs, finalisation et consolidation des budgets des projets, suivi budgétaire de l’ensemble des projets de l’organisation au Mali et dans les pays rattachés.

Contrôle interne et audit

Contrôle de la bonne application des procédures administratives et financières en vigueur ;

Contrôle de la régularité des dépenses engagées en interne, ainsi que celles engagées par les partenaires et prestataires sur la base des dispositions contractuelles ;

Contrôle des différentes caisses / des livres de caisse et de banque pour le bureau-pays et les ONG partenaires ;

Etablissement des termes de références pour des missions d’audit comptable et financier.

Gestion des matériels et équipements, administration générale

Préparation des courriers administratifs, accords de partenariat et contrats commerciaux ;

Suivi des baux de location et entretiens des bâtiments ;

Entretien des matériels, véhicules et motos ;

Supervision de l’inventaire des matériels ;

Prospection et organisation des consultations pour l’acquisition et la cession des biens et services ;

Responsabilité des services généraux : achats, réception, standard, courrier, gardiennage et nettoyage ;

Mise en œuvre des politiques de classement et d’archivage.

Gestion des ressources humaines:

Appui/formation du personnel administratif et financier au sein des ONG partenaires ;

Gestion administrative de l’ensemble du personnel du bureau – pays et des projets : préparation et suivi des contrats de travail, supervision des états de paye et des déclarations fiscales et sociales, congés, etc.

Conseil à la Direction en matière de gestion du personnel.

Profil du poste

Qualification :

Diplôme supérieur (Bac + 4 /5) en comptabilité, finance, gestion / administration des affaires ou autres domaines connexes ;

Minimum dix ans d’expérience dans un poste similaire ;

Maitrise de la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint) ; expérience de travail avec des logiciels comptables ;

Avoir une excellente connaissance du français. Un niveau d’anglais fonctionnel est un atout ;

Des qualifications et expériences dans la gestion de projets / programmes sera considéré comme un atout.

Nationalité/Ressortissant du Mali.

Compétences et qualités requises :

Compétences managériales, de coaching et d’encadrement d’équipes ;

Connaissance du fonctionnement d’ONG internationales ;

Capacité et expérience en matière de planification et d’organisation ;

Capacité d’analyse, de synthèse et de prise de décisions ;

Capacité à travailler sous pression avec exécution de tâches multiples et complexes et à effectuer des déplacements à l’intérieur du Mali et dans les pays rattachés ;

Aptitudes relationnelles et en communication ;

Discrétion, rigueur et éthique dans le travail ;

Orientation vers les résultats ;

Sens de l’initiative.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Candidature

Les dossiers de candidature comprenant CV avec personnes références, copie certifiée du diplôme et attestations de service pertinentes sont à envoyer à l’adresse e-mail  recruitment@vsf-suisse.org.

Pour tout renseignement complémentaire par email à l’adresse e-mail christian.wirz@vsf-suisse.org

Date limite des dossiers, le 10 septembre 2022