TDR pour le recrutement du Responsable Administratif et Financier (RAF) de l’Antenne SOS Faim du Mali 

L’Antenne SOS Faim du Mali représente SOS Faim Belgique et SOS Faim Luxembourg qui sont deux ONG de développement actives respectivement depuis 1964 et 1993 en Afrique et en Amérique latine dans la lutte contre la faim et la pauvreté en milieu rural.

Les deux organisations veulent contribuer, en partenariat avec des organisations de producteurs agricoles et d’autres mouvements citoyens, aux processus de changement social luttant contre l’insécurité alimentaire et nutritionnelle. Elles agissent pour la promotion et la défense des agricultures familiales durables et contribuent à l’émergence d’une citoyenneté globale pour un monde plus juste dans le respect des générations futures.

SOS Faim Belgique et SOS Faim Luxembourg ont développé des synergies dans le cadre de leurs appuis (financier et non financier) aux partenaires. Ces synergies s’exercent en particulier au Mali où les deux ONG ont mis en place une antenne commune.

Actuellement, l’antenne SOS Faim au Mali assure en collaboration avec ses partenaires locaux, la mise en œuvre de trois (3) projets/programmes. Il s’agit du Programme SIA DGD 2017/2021, du projet LCIAN-K/ENABEL 2017/2022 et du dispositif AGRI+/Luxembourg 2017/2023.

L’antenne commune de SOS Faim tient une comptabilité d’exercice (d’engagement) conforme au SYCOHADA révisé au moyen du logiciel de comptabilité Sage 100cloud Comptabilité Standard 6.01. En plus de la comptabilité générale, la comptabilité analytique et le suivi budgétaire sont intégrés au logiciel afin de permettre de mieux suivre le détail des transactions par projet/programme (bailleurs) et par activités. 

Contrat à durée déterminée : d’un an renouvelable débouchant ensuite sur un CDI.

Date d’entrée en fonction : entre décembre 2021 et janvier 2022.

Lieu de travail : Bamako.

Mandat : 

Description générale de la fonction 

Sous la responsabilité de la représentante de SOS Faim au Mali, le responsable Administration Finances (RAF) est responsable du contrôle interne. 

Il est responsable de la tenue des comptes de l’association, du suivi des budgets et des rapports financiers. Il attire l’attention de la direction sur les prévisions à court terme. Il formule des propositions sur les stratégies à moyen terme.

Il s’occupe de l’administration et de la gestion des ressources humaines.  

Il supervise les comptables des différents programmes/projets, les assistants administratifs et financier et les chauffeurs.  

Il appuie les autres services pour toutes les matières qui relèvent de sa compétence et leur fournit les informations nécessaires pour le suivi financier de leurs activités.

Fonctions :

Contrôle interne   

• Mise à jour/actualisation des procédures de contrôle interne, suivi de leur respect ;
• Suivi de l’Accord d’établissement ;
• Elaboration des manuels de procédures pour les projets/programmes ;
• Mise à jour du Manuel de procédures administratives et financières de l’Antenne.
• Contrôle et évaluation du respect des procédures ;
• Approbation des notes de frais, bons de commande, factures, transferts aux projets, vérification des justifications financières et révision des paiements ;
• Après validation par les instances, suivi et mise en œuvre des recommandations Fin et Admin formulées par les audits.

Comptabilité et Finances  

Comptabilité 

• Supervision de la comptabilité générale et analytique, élaboration des états financiers annuels et suivi des échéances ;
• Respect des normes comptables, élaboration des plans comptables en conformité avec la législation ;
• Relations avec l’auditeur.

Budget 

• Elaboration du budget annuel et des perspectives pluriannuelles ;
• Suivi budgétaire des projets/programmes, des activités, des investissements et des dépenses de fonctionnement ;
• Analyse mensuelle des comptes, élaboration des comptes trimestriels présentés aux sièges (Belgique et Luxembourg) et préparation des états financiers de l’antenne.

Trésorerie 

• Envoi des demandes de fonds aux sièges ;
• Suivi des décaissements ;
• Gestion de la trésorerie ;
• Relation avec les banques.

Rapports financiers 

• Supervision et élaboration des rapports financiers et des facturations à remettre aux bailleurs de fonds en respectant scrupuleusement les procédures et les échéances.

Ressources humaines 

Gestion du personnel

• Suivi des recrutements : préparation des TdR, publication des annonces, réception des candidatures, réponses aux candidats (sous la responsabilité de la représentante) ;
• Préparation des contrats de travail ;
• Définition et mise à jour des profils de fonction ;
• Elaboration et suivi du plan de formation.
• Élaboration des fiches d’évaluation pour les évaluations annuelles du personnel ;

Administration du personnel

• Mise en place et respect des procédures des ressources humaines ;
• Gestion des ressources humaines : supervision des dossiers du personnel, suivi des congés ;
• Relation avec les consultants RH. 

Administration et logistique

• Coordination de l’équipe des assistants (comptabilité, administrative, informatique, logistique) et des chauffeurs ;
• Mise en place et suivi des procédures administratives ;
• Mise en place et gestion d’une politique sur les assurances, les fournitures,  … ;
• Elaboration des contrats avec les consultants ;
• Vérification des contrats avec les fournisseurs ;
• Suivi des dossiers fiscaux ;
• Suivi de la publication des documents officiels.

Appui aux partenaires

• Renforcement des capacités financières et de gestion des partenaires.

Profil recherché :

• Formation universitaire en comptabilité ou en gestion (minimum Bac + 4) ou expérience pertinente jugée équivalente ;
• 3 ans d’expérience minimum à un poste similaire en comptabilité et/ou en administration ;
• Expérience en élaboration, gestion et suivi de budgets ;
• Maîtrise d’un logiciel comptable (la maîtrise de Sage est un atout) ;
• Maîtrise les législations nationales sur le plan comptable, fiscal et sécurité sociale ;
• Expérience de travail avec des partenaires internationaux et nationaux ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
• Expérience en gestion d’équipe ;
• Bonnes aptitudes interpersonnelles et aptitude à communiquer et à négocier clairement et efficacement à tous les niveaux ;
• Maîtrise des technologies de l’information et de l’informatique (Word, Excel, Internet, etc.).

Pièces à fournir :

• Lettre de motivation adressée à la représentante de SOS FAIM au Mali,
• Un CV détaillé indiquant clairement les expériences pertinentes du candidat en lien avec le poste,
• Copie certifiée des Diplômes et Attestations de travail ;
• Les noms et adresses de trois (03) personnes de références professionnelles.

Les dossiers de candidature doivent être envoyés à l’adresse électronique suivante : hawa.sow@sosfaim.org 

Date limite de réception des dossiers : vendredi 19 novembre 2021  

NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.