AVIS DE RECRUTEMENT

HELVETAS Swiss Intercooperation est l’une des principales organisations non gouvernementale suisse de développement. Association sans affiliation politique ou confessionnelle, elle compte plus de 100’000 membres en Suisse et est engagée dans une trentaine de pays d’Afrique, d’Asie, d’Amérique Latine et d’Europe de l’Est. Ses valeurs sont fondées sur les droits de l’homme, les principes de la bonne gouvernance et le développement durable.

HELVETAS Swiss Intercooperation est présente au Mali depuis 1977. Elle emploie une soixantaine de collaborateurs directs et travaille principalement dans les régions de Tombouctou, Gao, Mopti, Ségou, Kayes, Koulikoro et Sikasso dans les domaines suivants : Eau & Infrastructure ; Économie durable et inclusive ; Formation professionnelle & Education ; Gouvernance & Paix ; Environnement & Changement Climatique.

Dans le cadre de la mise en oeuvre de ses différents projets, elle recrute un ou une : Responsable de Gestion Administrative et des Ressources Humaines

Sous l’autorité de la Directrice Pays, le/la Responsable de la Gestion Administrative et des Ressources Humaines sera basé(e) à Bamako avec des voyages fréquents dans les bureaux des zones d’intervention des projets. Il s’agit d’un poste à temps plein et le contrat de travail est un CDD renouvelable.

Description du poste

Placé (e) sous l’autorité du Directeur-Pays, le/la Responsable de la Gestion Administrative et des Ressources Humaines a pour mission de :

Objectifs principaux

A. Soutien à la Direction pays : veille permanente pour le respect des normes légales, règlementaires et conventionnelle ; optimisation de la gestion des ressources humaines par l’élaboration et la mise en oeuvre de stratégies pertinentes.

B. Appuyer les équipes terrains : Suivi des activités d’administration du personnel en lien avec les comptables des pôles (INPS, AMO etc) ; organisation et supervision des activités d’évaluation de performance et de formation du personnel ; du parc automobile et des achats ;

C. Point focal de la Directrice RH du siège : Mise en oeuvre des politiques de développement RH au Mali.

Principales responsabilités

1. Assurer le respect régulier des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles

Favoriser le développement des compétences du personnel et la gestion de leur carrière ;

2. Assurer une gestion efficiente des véhicules (pièces administratives ; entretien préventif et curatif)

3. Accompagner les équipes terrains dans l’application de la procédure d’achat

4. Appliquer les politiques RH décidées par le siège dans le respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur au Mali

Définition des tâches

Au titre de la Gestion des ressources Humaines :

• Élaborer et mettre en oeuvre les moyens quantitatifs et qualitatifs (gestion de l’emploi, recrutement, formation), les éléments stratégiques, nécessaires à une optimisation ou une adaptation des ressources humaines aux finalités économiques de l’organisation ;

• Développer, mettre en oeuvre et réviser les politiques de gestion RH, grille de salaire et cahiers des charges.

• Dialoguer en permanence avec les salariés, les partenaires sociaux et les instances représentatives du personnel, répondre à leurs questions, participer aux chantiers RH, préparer les accords sociaux ;

• Conseiller et soutenir les employés en leadership et en gestion de conflits ;

• Élaborer et assurer la mise en oeuvre du plan de formation du personnel ; soutenir le développement des compétences des équipes (formation, coaching on-the-job, etc.)

• Organiser et superviser les évaluations annuelles du personnel ; conduire les évaluations annuelles de ces subordonnés ;

• Conseiller les managers et chefs de projet (procédures disciplinaires, règles sur les heures supplémentaires, gestion des représentants du personnel…) et la direction (contraintes légales, adaptations aux nouvelles réglementations, support dans les relations avec la sécurité sociale, l’inspection du travail);

• Soutenir les chefs de projet dans la gestion de leur équipe, recrutement, gestion contractuelle, extensions et licenciements ;

• Élaborer les tableaux de bord nécessaire à la gestion des ressources humaines (indicateurs de performance et d’optimisation RH) , suivre les indicateurs et informer les personnes concernées;

• Informer systématiquement la Direction des programmes de tout évènement significatif ou de toute difficulté rencontrée dans l’exécution des tâches de la fonction.

Au titre de l’Administration du personnel et des prestataires de service :

• Exercer une veille sur l’ensemble des obligations légales liées à la gestion administrative du personnel, la paie, la tenue des documents légaux ;

• Se tenir à l’écoute des grandes mutations touchant l’organisation et son environnement : fusions, conjoncture économique, fermeture d’un programme etc.

• Mettre en oeuvre les adaptations nécessaires des différents règlements, codes et politiques : par exemple, élaborer ou faire évoluer les procédures internes : systèmes collectifs de rémunérations variables, règles d’utilisation des véhicules de fonction, remboursement des notes de frais, règles d’éthique ;

• S’assurer de l’application correcte de l’accord d’établissement, de la grille salariale, du règlement national du personnel et de toutes les directives institutionnelles (par exemple ; anti harcèlement sexuel, code de conduite, etc);

• Veiller au respect du règlement intérieur par le personnel par l’élaboration de tous actes y afférentes (demandes d’explication, sanctions disciplinaires) ;

• Effectuer le traitement des salaires du personnel, des retenues sociales, fiscales et conventionnelles opérées sur les salaires ;

• Gérer les contrats des prestataires de service de la Direction de Programme (chauffeurs, entretien, informatique, gardiennage, etc. )

• Assurer le processus d’obtention de visas /permis de travail pour le personnel expatrié et les visiteurs internationaux ainsi que pour le staff local se rendant à l’étranger.

Au titre de suivi des mouvements et des engins roulants

• Il veille au renouvellement du parc automobile et générateur et de son affectation après l’analyse pertinente des besoins de la mission ;

• Assure la mise en place et la supervision des outils de suivi : fiche technique, planning d’entretien…

• Il veille à ce que tous les véhicules soient administrativement en règle : carte grise, Assurances, vignette, contrôle technique ;

• Veille à l’organisation des transports (mouvement quotidien des véhicules) ainsi qu’à la sécurité des personnes et du matériel, en collaboration avec le responsable sécurité en tenant compte des besoins du terrain et des aspects sécuritaires ;

• Assurer la diffusion de l’information sur les différents arrivés et départs de passagers ;

• Accueillir le personnel (expatrié et national) à l’arrivée ;

• Etablir tous les documents liés aux déplacements ; Au titre des achats des biens et services

• Coordonne l’ensemble du processus d’acquisition des biens et service conformément aux procédures de l’organisation ;

• Analyse le marché local par la mise en place d’une base de données des fournisseurs locaux correspondant aux critères (qualité, prix, service, éthique) et aux besoins de l’organisation ;

• Constitue en collaboration avec le l’équipe de direction les contrats cadres (processus de sélection) et en assure le suivi (notamment le renouvellement et la mise à jour des listes de prix) ;

• Réalise les achats en fonction de la procédure d’approvisionnement du programme (demande interne, bon de commandes, réceptions, contrôles de conformité) ;

• Détermine avec l’équipe de direction les achats prioritaires à effectuer ;

• Négocie les prix des biens et services en collaboration avec son l’équipe de direction ou projet ;

• Vérifie si les reçus/factures sont correctement remplis, selon les recommandations du département financier ;

Au titre des ateliers et rencontres de partenaires

• Coordonnateur de l’organisation des ateliers suivant les TDR élaborés ;

• Identifie les locaux appropriés pour accueillir les rencontres de travail partenaires ;

• Assure la mise à disposition de la logistique nécessaire (véhicule, matériels de travail etc) ;

• Organise à l’occasion les pots d’arrivé ou de départ ;

• Participe à l’organisation d’activités sociales pour le personnel ;

Profil du candidat

Le candidat aura le profil suivant :

• Niveau scolaire minimum : bac + 4 en Administration, ressources humaines ou autre formation similaire ;

• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans, dans un poste de responsabilité ;

• Expérience significative en termes de mise en place d’outil et d’accompagnement ;

• Intégrité, sens élevé des responsabilités et conscience professionnelle

Qualités personnelles :

• Vous travaillez de façon autonome, vous savez anticiper, prendre des initiatives et rendre compte.

• Vous avez de très bonnes capacités d’analyse, d’écoute et de communication.

• Vous avez de très bonnes capacités rédactionnelles.

• Vous respectez les valeurs et principes du droit humanitaire international.

• Vous êtes capable de prévenir et gérer des situations de tensions et de stress.

Seuls les dossiers complets et correspondants aux exigences du poste seront traités.

Informations complémentaires

Nature du contrat: Contrat de droit malien.

Durée du contrat: Une année renouvelable avec une période d’essai de trois mois ; date de prise de poste souhaitée 01 juillet 2023

Lieu de travail: Bamako avec de fréquents déplacements sur le terrain (région de Ségou, Mopti et Sikasso) et – occasionnellement – à l’international.

Composition du dossier de candidature

• Lettre de motivation manuscrite

• CV actualisé de 3 pages maximum

• Diplômes et attestations de travail

• Contacts de 3 personnes de référence

Date limite de remise de l’offre: 10 juin 2023

Adresse: Les offres seront envoyées par courrier électronique aux adresses suivantes :

• boubacar.camara@helvetas.org

• christine.kamate@helvetas.org

Informations complémentaires

D’éventuelles informations pourront être obtenues en contactant l’adresse mail ci-dessus.

Attention ! Les offres ne correspondant pas strictement aux instructions ci-dessus, ne seront pas prises en compte.