Description

OFFRE D’EMPLOI

Intitulé de poste

Responsable de Projet Adjoint SA

Date de début

Immédiate

Référence de l’offre

RESP-PA-09-2022

Date de publication

16 Septembre 2022

Lieu d’affectation

Sévaré

Type de contrat

Contrat à Durée Déterminée

Durée du contrat

6 mois renouvelables

Niveau de sécurité

[cf. Plan de Sécurité Pays]

A propos d’ACTED

Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience des communautés locales face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous parcourons le dernier kilomètre pour apporter une aide humanitaire dans les zones les plus reculées : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations où qu’elles soient. Chaque année, nous mettons en œuvre plus de 500 projets auprès de près de 20 millions de bénéficiaires dans 40 pays, grâce à une équipe de 6000 employés nationaux et 400 employés internationaux. Plus d’informations sur www.acted.org

Au Mali, ACTED intervient depuis Avril 2012 dans les zones suivantes : Bamako-Koro-Gao-Sévaré-Douentza  Ménaka-Badiangara et Anderaboukane et les secteurs suivants :

•             sécurité alimentaire et appui à la relance économique ;

•              lutte contre la malnutrition au niveau communautaire et sanitaire ;

•              accès à l’eau, à hygiène et à l’assainissement ;

•              appui à l’éducation et à la formation professionnelle ;

•              appui des ménages retournés et rapatriés dans la reconstruction de leur abri ;

•              appui multisectoriel aux déplacés internes et aux réfugiés urbains, y compris en matière de prévention et de réduction des violences basées sur le genre ;

Contexte du poste et principaux enjeux

Sous la supervision du Chef de projet, le Responsable de Projet Adjoint est chargé de veiller à la bonne exécution de son secteur. Il supervise directement et de manière quotidienne les opérations sur le terrain et veille à ce que les activités soient menées à bien de manière efficace et dans un temps opportun. Il appuie et supplée (en cas d’absence) le chef de projet, dans les tâches de production d’un travail et des rapports de qualités et la réalisation de résultats ayant un impact maximal pour les bénéficiaires. Il a à sa charge l’équipe de supervision et de mise en œuvre du projet et assure ainsi, la liaison avec le chef de projet et les parties prenantes des projets au niveau des localités et de la zone du projet..

Relations Hiérarchiques

Sous l’autorité de :

-          Chef de Projet

Encadre :

-           Tout le personnel qui fait partie des équipes de projets (secteur FSL &Agriculture)

Consultants (le cas échéant)

Relations Fonctionnelles

Relations Internes :

-           Directeur Pays

-           Directeur Pays Adjoint

-           Coordinateur technique

-           Coordonnateur de Zone

-           Equipes de zone et de pays FLATS

-           Unité PD

-           Unité AME

Relations Externes :

-           Bénéficiaires

-           Bailleurs liés au projet (lors des visites des bailleurs de fonds)

-           Acteurs nationaux et locaux pertinents du projet

-           Groupes de travail sectoriels/techniques liés au projet (s'ils ne sont pas représentés par un CT)

-           Organisations partenaires nationales et internationales

-           Médias nationaux (sur approbation du CD)

-     Fournisseurs / prestataires / sous-traitants

Objectif General

Contribuer au succès global du projet et veiller à ce que les produits livrables arrivent à temps, dans le respect des délais, de la portée, du budget, dans des niveaux de qualité acceptables, conformément aux exigences des bailleurs et en fonction des besoins du bénéficiaire.

Objectifs Spécifiques :

1.     Mettre en œuvre et suivre les activités relatives au projet.

2.     Participer à la coordination / partenariat / représentation au niveau local

Rôle et principales responsabilités

Tâches et Responsabilités

1.     Programmation

1.1  Planification du Projet

a)     Appuyer l'élaboration de la stratégie globale de mise en œuvre du projet (y compris la stratégie de transition/de sortie), des systèmes, approches, outils et matériels ;

b)     Appuyer l'identification et la planification des compétences et des exigences techniques nécessaires à la mise en œuvre du projet conformément aux normes pertinentes ;

c)     Aider à l'élaboration de la structure de répartition du travail (WBS) afin d'organiser les divers produits livrables du projet et le travail requis pour les réaliser en parties plus petites et plus faciles à gérer (ensemble de travaux) ;

d)     Créer le calendrier de travail en séquençant les lots de travail et les tâches connexes ;

e)     Préparer le plan de travail, qui réunit le WBS et le calendrier, pour servir de carte modèle complète et détaillée pour une mise en œuvre réussie du projet ;

f)      Aider à l'organisation et à la planification des réunions de planification du lancement et de la fin de la transition du projet, ainsi qu'au suivi des points d'action liés au projet découlant de ces réunions.

1.2  Suivi de la mise en œuvre du projet

a)     Contrôler le plan de travail, suivre l'état d'avancement du projet et mettre à jour les outils de suivi de l'avancement du projet sur une base quotidienne ;

b)     Veiller à ce que la qualité et les normes techniques pertinentes soient prises en compte et respectées pendant la mise en œuvre du projet ;

c)     Agir selon les principes de " ne pas nuire " afin d'assurer la sécurité des projets pour les communautés ;

d)     Anticiper et à atténuer les risques et les problèmes, et résoudre les problèmes imprévus pendant la mise en œuvre du projet ;

e)     Appuyer la coordination et la gestion des changements dans la mise en œuvre du projet, en particulier la détermination des besoins de changement, l'examen des changements proposés, l'analyse de leur incidence sur le plan du projet ;

f)      Fournir des mises à jour régulières et opportunes sur les progrès et les défis aux Chargés de projet, Responsables technique, superviseurs, chefs de chantier et aux autres membres de l'équipe.

1.3  Documentation et conformité

a)     S'assurer que les dossiers et documents du projet, en particulier les documents prouvant l'achèvement des activités (liste des bénéficiaires, certificats de don, feuilles de présence, etc.) sont préparés, compilés et archivés conformément aux procédures d'ACTED et aux procédures spécifiques des bailleurs ;

b)     Aider à la maintenance d'une base de données des bénéficiaires contenant toutes les informations relatives à l'enregistrement des bénéficiaires et les informations de base, ainsi que les activités dont les bénéficiaires ont bénéficié, afin de s'assurer que les données sont protégées contre toute utilisation abusive conformément à la politique de protection des données d'ACTED ;

c)     S'assurer que le personnel connaît et respecte le code de conduite d'ACTED, les procédures FLATS et les exigences des bailleurs.

1.4  Engagement et redevabilité auprès des bénéficiaires

a)     S'assurer que le personnel du projet adhère au Code de Conduite d'ACTED et traite tous les bénéficiaires avec respect et sans distinction ou discrimination fondée sur la nationalité, la race, l'origine ethnique, la tribu, le sexe, les croyances religieuses, les opinions politiques ou le handicap ;

b)     Aider à superviser la sélection appropriée, réalisable et acceptable des bénéficiaires des projets ;

c)     Aider à l'élaboration d'une stratégie de communication avec les communautés afin que des informations factuelles, objectives et exploitables soient fournies aux parties prenantes du projet ;

d)     S'assurer que les parties prenantes au projet sont habilitées à participer tout au long du cycle du projet ;

e)      S'assurer que le mécanisme de plainte et de réponse d'ACTED est communiqué aux communautés cibles et résoudre les plaintes liées au projet en coordination avec l'AMEU.

1.5  Coordination interne

a)     Aider à organiser des réunions régulières de coordination du projet avec l'équipe de projet ;

b)      Participer aux réunions hebdomadaires de zone (WAM) et, le cas échéant, aux réunions mensuelles de coordination (MCM), et fournir des mises à jour sur les progrès de la mise en œuvre, les défis, les risques, les changements de contexte.

1.6  Coordination Externe et Engagement auprès des Parties Prenantes

a)     Soutenir, faciliter ou entreprendre des activités de communication et de liaison pour consulter et impliquer activement les bénéficiaires, les informateurs clés, les acteurs, les partenaires et les parties prenantes à toutes les étapes de la conception du projet (liaison avec l'unité PD) et de sa mise en œuvre ;

b)     Coordonner et collaborer avec les autres en cultivant de bonnes relations avec les principaux acteurs humanitaires - locaux et internationaux, y compris les autorités gouvernementales et les acteurs non étatiques, en participant régulièrement aux réunions techniques et bilatérales ;

c)     Aider à déterminer les possibilités de collaboration et de coordination avec d'autres organisations pour faire en sorte que nos activités s'appuient sur le travail des autres plutôt que de le reproduire ;

d)      Partager l'apprentissage externe et l'innovation avec les communautés et les autres parties prenantes.

1.7  Gestion des Partenaires

a)     Apporter un soutien aux partenaires dans la mise en œuvre des projets et assurer une mise en œuvre rapide et qualitative des projets par les partenaires conformément aux exigences d'ACTED et des bailleurs ;

b)     Orienter les partenaires vers le personnel d'ACTED concerné pour les soutenir et/ou les former aux procédures FLATS le cas échéant ;

c)       Diriger des réunions d'examen avec les partenaires, en accordant une attention particulière aux aspects relationnels de la collaboration en partenariat, et veiller à ce que toute question ou tout différend soit réglé en temps opportun.

1.8  Sécurité

a)     Appui à l'analyse du contexte dans la zone de mise en œuvre du projet par l'identification et le suivi des micro-signaux (par exemple indicateurs de sécurité, indicateurs socio-économiques) et appui au Chef de Projet et au département sécurité dans la préparation de la mise à jour mensuelle des outils du département de sécurité ;

b)     S'assurer que les parties prenantes du projet ont une bonne image d'ACTED, augmentant ainsi l'acceptation de la présence et des activités d'ACTED dans la zone d'exécution du projet ;

c)     Aider à gérer le mouvement de l'équipe de mise en œuvre du projet et s'assurer que les SOP du mouvement sont strictement respectées par les membres de l'équipe ;

d)      Au besoin, négocier l'accès avec les intervenants locaux.

2.     Ressource Humaine

a)     Aider à définir la structure de l'équipe de projet et élaborer l'organigramme du projet dans les limites du budget ;

b)     Aider au développement et/ou à l'adaptation des termes de référence définissant les rôles et responsabilités du personnel conformément aux normes d'ACTED ;

c)     Appuyer la présentation du plan de recrutement pour le projet au service des RH ;

d)     Participer au recrutement du personnel technique du projet ;

e)     S'assurer que le personnel du projet comprend et est en mesure d'assumer ses rôles et responsabilités ;

f)      Assurer le suivi des plans de travail et des activités quotidiennes du personnel du projet ;

g)     Assurer un environnement de travail positif et une bonne dynamique d'équipe ;

h)     Effectuer des évaluations régulières du personnel et suivre la gestion des carrières ;

i)      Gérer les conflits interpersonnels ;

j)      Assurer le renforcement des capacités du personnel sous ses responsabilités.

3.     Logistique

a)     Participer aux processus de planification des achats, lancer en temps opportun les achats requis pour les activités programme du projet et suivre de près les achats en collaboration avec la logistique ;

b)     Elaboration des bons de commande des activités programme avec des détails exacts et précis en temps opportun ;

c)     Vérifier la qualité des biens/fournitures/services requis à l'étape de la passation de marché ainsi qu'au point de réception et contribuer aux comités d'approvisionnement pour finaliser la sélection des fournisseurs en fonction du scénario applicable ;

d)     Suivre de près les niveaux de stock des projets en coordination avec la logistique et surveiller de manière proactive les stocks actuels, en cours, en attente, distribués et requis ;

e)      Participer à la gestion efficace des véhicules au moyen de demandes de véhicules opportunes et raisonnables ;

f)        S'assurer que l'équipe de projet dispose des actifs nécessaires à l'exécution de ses tâches.

4.     Finances

a)     Participer à l'examen du BFU et prévoir les coûts initiaux et réguliers et vérifier les dépenses pour les activités programme du projet ;

b)     Aider à prévoir les besoins mensuels de trésorerie du projet ;

c)     Participer aux nouveaux processus d'élaboration du budget en fournissant des conseils d'experts en matière de programmation liés aux connaissances contextuelles.           

5.     Contrôle Qualité

a)     Participer aux processus de planification de l'unité AME et soutenir activement l'exécution des activités de l'unité AME conformément au cadre AME et au manuel AME ;

b)     Aider à la planification et à l'organisation des vérifications internes d'assurance de la qualité par l'équipe de projet ;

c)     Évaluer les activités entreprises et assurer une utilisation efficace des ressources ;

d)     Effectuer régulièrement des visites sur le terrain pour fournir des conseils techniques et une supervision, et suivre régulièrement l'avancement des activités du projet ;

e)     Discuter, planifier et mettre en œuvre les mesures correctives appropriées, y compris en fonction des constatations et des recommandations de l'AME ;

f)      Aider à la collecte et à l'application des leçons apprises et des meilleures pratiques appropriées aux projets en cours, et s'assurer que ces leçons apprises sont partagées de manière proactive avec le Chef de Projet, l'unité AME et les autres membres de l'équipe pour les appliquer dans les futurs processus de développement de projets.

6.     Gestion de subvention

a)     Rendre compte régulièrement des activités, des défis et des indicateurs du projet dans les rapports hebdomadaires et mensuels ; en particulier, fournir au Chef de Projet et aux autres membres de l'équipe des mises à jour régulières et opportunes sur les progrès et les défis ;

b)     Contribuer à la rédaction des rapports d'avancement des projets (internes et externes), en veillant à la qualité et à l'exactitude des informations techniques fournies ;

c)     Contribuer à l'organisation de la réunion de clôture du projet et au suivi des points d'action liés au projet issus de cette réunion ;

d)     Participer aux activités de communication par la collecte régulière d'images et d'histoires liées aux activités du projet ;

e)     Participer aux nouveaux processus d'élaboration des propositions en fournissant des conseils d'experts en matière de programmes liés aux connaissances contextuelles ;

f)      Le cas échéant, travailler en étroite collaboration avec les partenaires sur les mises à jour du projet, les visites sur place et autres communications, en coordination avec l'Unité de Développement de Projet.

Autre

a)     Offrir un soutien technique et des contributions à d'autres projets dans des secteurs similaires (p. ex., la conception du BOQ, des plans des infrastructures, etc…) ;

Toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique.

Indicateurs de performance clés

% d’étapes importantes achevées dans les délais prévus sur le plan original et organisationnel

·          Diagnostic et consolidation des dossiers techniques de mise en œuvre et de suivi

·          Documents et dossiers de projet disponibles pour toutes les activités du projet (PV  des réceptions, liste de bénéficiaire, certificat de donation, feuilles de paiements…) disponibles pour toutes les activités du projet ;

·          Capacité technique et réactionnelle sur les problèmes techniques ou organisationnels

Rapports de suivi et d'évaluation positifs (interne et externe)

% des indicateurs de performance contractuels atteints

·          Taux de conservation du personnel du projet pendant toute la durée du projet

·          Notification de rigueur sur le suivi des équipes, validation de la réception des infrastructures

·          Retour positif sur l’encadrement du personnel, des partenaires et des bénéficiaires

Taux de membres du personnel formés à la redevabilité et au MGP

Qualifications et compétences techniques requises

·          Être Titulaire d’un diplôme Supérieur (au moins bac + 3) en Gestion de projet, Agronomie, développement rural, économie ou tout autre diplôme jugé pertinent pour ce poste.

·          Expérience au moins 3 ans dans la sécurité alimentaire et moyen d’existence

·          Autonomie, souplesse, curiosité et rigueur intellectuelle ;

·          Flexibilité et Capacité à travailler en équipe et sous pression ;

·          Être en mesure de vivre en zone rurale dans des conditions difficiles ;

·          Sens de l’organisation et de la priorité ;

·          Sens de la confidentialité, Ponctualité, de rigueur et d’honnêteté ;

·          Bonne expression orale et capacité de rédaction.

·          Maîtrise du français et du bambara (la connaissance d’autres langues locales serait un plus).

·          Sensibilité aux différences culturelles, capacité de travailler dans une diversité de contexte et une bonne connaissance du contexte socioculturel de la région du centre et du nord Mali.

·          Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PPT, Internet…)

·          Sens de l’organisation et de rigueur dans le suivi des activités ;

Conditions et avantages

    a)     Conditions

Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED.

      b)    Lieu de travail :

Ce poste est basé à Sévaré ; mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’ACTED

Pour postuler

Les candidatures doivent être soumises en français en renseignant le formulaire ci-dessous, accompagnées d’un CV, d’une lettre de motivation et de trois références.

Formulaire candidature

Les candidatures devront être envoyées au plus tard le 21 Septembre 2022 à 15h00, avec en référence RESP-PA-09-2022  dans l’objet à l’adresse suivante :

-       Par e-mail : mali.jobs@acted.org

-       Par courrier : Hippodrome, Rue 224, Porte 1085

-       Ou dans les bureaux d’ACTED-Mali à 

-       Bamako/Koro/Sévaré/Bandiagara/Douentza/Gao/Ménaka/Ander.

NB :

-       Aucune candidature ne sera retenue sans remplir les conditions ci-dessus

-       Les dossiers remis ne seront pas restitués

-       Seuls les candidats présélectionnés seront contactés