AVIS DE RECRUTEMENT 

RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES ET DE L'ADMINISTRATION ALBARKA

 (Les candidatures féminines sont fortement encouragées)

EQUIPE/ SUPPORT ALBARKA NORD & CENTRE

LIEU DE TRAVAIL : MOPTI

DEPARTEMENT : RH ET ADMINISTRATION

NATURE DU POSTE : NATIONAL

NOTE : A DETERMINER

DUREE DU CONTRAT : CDI

SAUVEGARDE DE L’ENFANT : 

Niveau 3 : le/la titulaire du poste aura des contacts avec des enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (plus d’une fois par semaine) parce qu’il/elle travaille dans des programmes du pays ; ou va visiter les programmes à l’intérieur du pays ; ou parce qu’il/elle est chargé(e) de la vérification des références et d’examen du personnel.

PROFIL DE L’ORGANISATION :

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des progrès décisifs dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies. Elle travaille dans plus de 120 pays. SCI a une grande expérience dans le domaine des urgences. Active au Mali depuis plus de trois décennies, Save the Children offre des services programmatiques dans de nombreux secteurs essentiels pour la survie et le développement des enfants et de leurs familles et communautés : Santé, la Nutrition, la Sécurité Alimentaire et les Moyens d’Existence, la Protection de l’Enfant et l’Education. Pour le développement de ses services en faveur des enfants, SCI travaille avec les services de l’Etat, les ONG et institutions nationales et internationales, les structures locales et les communautés dans les pays dans lesquels elle travaille.

LE BUT DU ROLE : 

Basé à Mopti et sous la supervision du Directeur Adjoint des Operations ALBARKA il/ elle devra s'assurer que les opérations administratives quotidiennes et les fonctions des RH du Projet ALBARKA sont exécutées conformément aux politiques, aux procédures et aux pratiques des RH de Save the Children International. Il/Elle jouera le rôle d'interface et de coordination pour l'ensemble des services internes et externes et assurera la diffusion des informations au sein du bureau et sera le garant de la bonne mise en œuvre des politiques/procédures administratives de l’organisation. Il travaillera sur base des procédures et politiques SCI, dans le contexte normal, ainsi que dans le contexte des urgences. Il ou Elle appuiera les Managers dans le processus de recrutement et de gestion des performances, ainsi que la mise en œuvre de la politique de protection de l'enfance de Save the Children dans les sous bureaux du Nord & du Centre concernant les staffs ALBARKA.

DIMENSION DU POSTE

Rapporte au : Directeur Adjoint des Operations du Projet ALBARKA 

Staff sous la supervision de ce poste : N/A

Responsabilité budgétaire : N/A 

Etendu du Rôle : travaille en coordination avec l’équipe ALBARKA, du Centre et du Nord, l’Inspection du travail, l’INPS, et assure les relations, avec les partenaires. Il/Elle Travaillera avec les auditeurs au besoin en vue de fournir les documents requis pour le projet et répondre à toutes les questions liées aux audits des dossiers du personnel et de l’Administration. Il/Elle coordonnera avec le staff HR de Bamako pour les accès dont il n’a pas avec ORACLE et TALEO.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Politique/conseil/gestion :

Faire respecter les politiques et les procédures du SCI en matière de ressources humaines au sein des Equipe ALBARKA du bureau du Centre et du Nord ;

Assurer un niveau élevé de confidentialité des données relatives au personnel et veiller à ce que toutes les informations relatives aux employés soient tenues à jour, complètes et conservées dans un lieu sécurisé.

Maintenir une connaissance approfondie des politiques nationales du Mali en matière de ressources humaines et d'administration et veiller à leur application cohérente. 

Fournir en temps opportun des séances d'information au personnel sur les nouveaux développements en matière de politiques, afin d'assurer une application correcte et cohérente grâce à la formation, à la surveillance et aux mesures de suivi appropriées.

Fournir des conseils et un soutien aux responsables/coordonnateurs de terrain et aux chefs de projet ALBARKA sur les questions relatives aux ressources humaines, notamment le recrutement, l'orientation, le développement de carrière, l'évaluation des performances et la séparation. 

Aider périodiquement les responsables du projet ALBARKA à rédiger ou à modifier les descriptions de poste en fonction des besoins du programme. 

Coordonner les questions disciplinaires, donner des conseils et agir en la matière conformément à la législation du travail en vigueur et aux politiques et procédures internes de Save the Children au Mali.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES AUX RESSOURCES HUMAINES

Recrutements :

Coordonner le processus de recrutement des staff ALBARKA à travers la plateforme TALEO et assurer leur intégration dans ORACLE

Appuyer les Managers du projet ALBARKA, dans l’élaboration des Termes De Référence de recrutement ;

Organiser et coordonner le processus de recrutement du personnel du projet ALBARKA, en collaboration avec le département technique du projet ALBARKA, en participant activement au processus.

S’assurer que les descriptions de poste sont mises dans le bon format et que la demande de recrutement est bien renseignée et signée par toutes les parties. 

Veiller à la bonne mise en œuvre du processus de recrutement conformément aux politiques et procédures de l’Organisation.

 Orienter le panel de recrutement sur les politiques et procédures de recrutement 

Veiller à la diffusion des annonces de recrutement aussi bien à l’interne qu’à l’externe à, travers TALEO et au niveau des services et structures appropriés, etc.

Assurer la mise à jour et le suivi du tracer de recrutements et le partager avec le bureau principal.

 Orientation du personnel

Coordonner et élaborer des plans d'intégration efficaces, en veillant à ce que le personnel soit au courant des politiques et des pratiques relatives à son emploi. Veillez sur la mise en œuvre du calendrier d'intégration pour les nouveaux employés du projet ALBARKA en coordination avec les Superviseurs hiérarchiques. 

Coordonner et s'assurer que les nouveaux employés sont formés, comprennent et signent les politiques de Save the Children telles que la Politique de défense de l'enfant et le Code de conduite, la fraude l’induction globale et autres politiques de Save the Children ;

Coordonner l’orientation des employés nouvellement recrutés sur ALBARKA avec leur superviseur.

Coordonner la mise à niveau périodique du personnel ancien du projet ALBARKA

Coordination de la revue des performances du Personnel

Coordonner le processus de gestion des performances des staff ALBARKA des sous bureaux du Nord et du Centre

Appuyer les employés dans la gestion des Evaluations de Performance et la fixation des Objectifs dans le système ORACLE

Assurer le suivi et la transmission de l’extraction des rapports trimestriels effectué par la DRH au personnel. 

Contribuer à collecter les besoins en formation et transmettre à La Directrice des RH à Bamako

Gestion administrative du personnel :

Assurer l’extraction du rapport des congés des staffs ALBARKA du Nord et du centre en vue d’une mise à jour et l’ajustement pour chaque employé dans ORACLE. 

En coordination avec les HR de Bamako, contribuer à la production du rapport mensuel et trimestriel et signaler tout problème aux Manager et au Coordinateur HR & Admin pour correction.

Suivre l’épuisement des congés/permissions et dans le système Oracle et notifié le staff au besoin.

Assurer le respect des procédures administratives d’absence et de congé

Veiller au bon respect des conventions médicales d’assurance souscrites par Save the Children pour son personnel

S’assurer que tout nouvel employé a une copie de sa description de tâches et de son contrat de travail. 

Organiser des visites médicales d’embauches pour les employés recrutés sur ALBARKA 

Assurer le visa des contrats par le médecin du travail et par l’inspection du travail au niveau de la base

Assurer le suivi des dates de fin de contrat et prendre les dispositions pour la notification d’extension ou de notification de préavis. 

Assurer que Save the Children agit à tout moment en conformité avec les procédures dans le code de travail et se tenir informer de l’évolution des lois rédigeant le code de travail.

Etre l’interphase avec les administrations nationales relatives à l’emploi telles que la l’inspection du travail, l’ANPE, l’INPS etc …

Veiller au bon respect des conventions médicales d’assurance souscrites par Save the Children International pour son personnel

Participation dans l’élaboration des rapports trimestriels et annuels des Ressources Humaines

 Garder la confidentialité sur les questions relatives à la gestion du personnel de Save the Children au Mali

RESPONSABILITES SPECIFIQUES A L’ADMINISTRATION

Gestion des installations :

Responsable de la mise en œuvre correcte des politiques et procédures et éthique de l’organisation dans le domaine de l’administration du projet ALBARKA

Contribuer à la gestion de l’environnement physique du bureau et le maintien de l’état de propreté.

Coordonner l’allocation d’espace de travail et les déménagements du staff ALBARKA

Organiser les déménagements des résidences des expatriés du staff ALBARKA

Fournir un soutien logistique aux invités, aux visiteurs, y compris les organisations partenaires impliquées dans les activités du projet ALBARKA.    

Prendre des dispositions pour la gestion administrative du déplacement du personnel expatrié et national du projet ALBARKA en visite au Nord et au Centre

Signer les ordres de missions des staffs ALABARKA

Organiser les différents ateliers en collaboration avec la Logistique ALBARKA.

Appuyer le personnel du projet ALBARKA dans l’organisation des voyages nationaux et internationaux. 

Assurer la fourniture des ressources d'information (Journaux, quotidien national, et autres documents, etc.) de façon à ce que l'information soit plus accessible et mettre en place un mécanisme de contrôle à l'usage du personnel et des visiteurs du Projet.

Gestion des contrats du projet ALBARKA avec les prestataires des services 

Chargé de la gestion de toutes les questions liées au suivi et la mise à jour des contrats tels que : les contrats de bail, des bureaux, résidences des expatriés et des équipements du personnel ALBARKA. Les contrats de maintenance et d’entretien du bureau de Tombouctou et des résidences des expatriés ALBARKA, les contrats cadre pour l’entretien période et la réparation des équipements (Photocopieurs ; fax ; téléphones ; imprimantes ; ordinateurs ; ondulaires et des climatiseurs, etc…) 

Relations avec l’extérieur

Apporter une assistance à la circulation de l’information et la transmission des décisions et/ ou les invitations entre l’Organisation et les autorités gouvernementales 

La gestion de la Guest House :

 Il/Elle assiste et travaille avec l’Area Manager sur tous les aspects opérationnels de la Guest house et doit s’assurer que les locaux sont en bon état de fonctionnement. Assurer la disponibilité des matériels et équipements nécessaires et leur maintenance.

Veiller à l'application des DOP (Directives Opérationnelles et Procédurales) dans toute la structure et de vérifier la mise en place des contrôles opérationnels de routine.

Inspecter les lieux (chambres, toilettes, Cuisine, etc…) pour s’assurer de l’état des lieux et vérifier le stock (qualité, les niveaux de stock nominale, l'expiration, etc.) et de la propreté interne et externe, l'ambiance, le service de préparation, le personnel de nettoyage et la culture de l'hospitalité ;

Surveiller et maintenir le fonctionnement et les frais généraux afin de maintenir un maximum de revenus pour l'organisation.

Etre disponible sur appel 24 heures par jour pour résoudre les problèmes urgents ;

S’assurer d’une bonne condition d’accueil et d’hébergement des visiteurs du projet ALBARKA

Autres responsabilités professionnelles

Les fonctions et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire de poste peut être amené à exécuter des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d'expérience.

COMPETENCES ET COMPORTEMENT (NOS VALEURS EN PRATIQUE)

Responsabilité / redevabilité : Est responsable de ses propres décisions, de la gestion effective des autres, de la gestion efficace des ressources et de parvenir à être un modèle en ce qui concerne les valeurs de l’organisation.

Ambition : Fixe des objectifs ambitieux pour soi-même et son équipe. Prend des responsabilités pour son propre développement et encourage son équipe à faire de même.

Collaboration : Abordable à l’écoute, facile à dialoguer avec. Construit et maintien des relations solides avec les collègues, membres et partenaires externes. Accorde de la valeur à la diversité et aux gens avec des perspectives différentes. Capable de travailler avec des gens de cultures différentes.

Créativité : Développe et encourage les solutions innovantes.

Intégrité : Honnête, encourage l’ouverture d’esprit et la transparence, inspire confiance. 

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET APTITUDES

Niveau d’étude Maîtrise (bac+4ans) en Droit Privé et/ou en GRH ou science sociale ;

3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration et des Ressources Humaines de préférence avec une Organisation Internationale 

Expérience dans la formation des adultes.

Expérience de travailler et de gestion d’une équipe et capacité de travailler sous pression.

Familier avec la législation du travail au Mali

Expérience démontrée dans la rédaction des correspondances administratives

Bonne capacité de communication écrite et verbale en Français. L’Anglais serait un atout considérable.

Excellentes compétences du pack Office ainsi que l’utilisation de la messagerie électronique.

Sens de la responsabilité, de la rigueur, de la confidentialité et de l’honnêteté. 

Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.

Excellente connaissance de la gestion Administrative

Connaissance de la langue, du milieu et l’expérience de travail dans la zone sont des atouts majeurs.

Disponible à voyager dans le Nord et le Centre

Avoir l’experience de travailler avec les platesformes TALEO et ORACLE sera un atout très favorable.