AVIS DE RECRUTEMENT 

RESSOURCES HUMAINES ASSISTANT 

« Ressources Humaines Assistant INSO MALI-Bamako »

                                          Date de Publication : 02-12-2024

 Date de clôture des candidatures : 13-12-2024

                                          Date de début du contrat souhaité au 1er -01-2025

Contexte de l’organisation

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation humanitaire de droit international qui soutient la communauté humanitaire en établissant des plates-formes de coordination d’accès humanitaire dans des contextes précaires. INSO fournit aux ONG enregistrées une gamme de services gratuits, y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, des données contextuelles précises et la cartographie liée aux incidents, le soutien à la gestion des crises, les orientations du personnel et de la formation.

Les services INSO aident les ONG à gérer quotidiennement leurs responsabilités en matière de gestion des risques et à améliorer leur connaissance globale de la situation afin de soutenir les décisions d'accès humanitaire fondées sur des données probantes.

Aujourd'hui, INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1000 ONG dans 16 pays au monde et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionnalisme.

INSO est enregistrée aux Pays-Bas, avec son siège global à La Haye. 

La mission INSO Mali 

INSO Mali a démarré en 2013 et lancé ses services complets en 2014. INSO Mali fournit des services pour améliorer l'acheminement de l'aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel employé par les ONG qui fournissent une aide humanitaire et d'urgence.

Pour le besoin de ses activités à Bamako, INSO Mali recherche une personne expérimentée pour le rôle de « Ressources Humaines Assistant »

Le poste est basé à Bamako. 

Aperçu du poste :

Sous la supervision directe d’Operations Officer au Mali, l’Assistant RH participera à la gestion des ressources humaines et de l’administration au niveau du pays, avec l’appui technique du Operations Officer. Il /Elle accompagnera les administrateurs des bases INSO au Mali.

Principales Tâches

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Mise en œuvre de la politique RH nationale

• Participer au développement de la politique RH nationales ;
• Participer à la définition et suivre l’application de la politique RH et de protection sociale du pays ;
• Être force de proposition pour l’amélioration des conditions de travail des employés ;
• Participer à la refonte de la grille de salaire si nécessaire (benchmark, suivi du panier de la ménagère…) ;
• S’assurer du respect des procédures RH au niveau du pays ;
• Se tenir informé de tous les textes et toutes les évolutions liées au droit du travail, à l’emploi en général, à la formation du personnel 

• Profils de poste

• S’assure que chaque employé de INSO dispose d’un Profil de Poste cohérent avec le poste occupé ;
• Participe à la mise à jour des profils de poste ;
• Archive et met à disposition des managers les profils de poste de la mission ;
• Informe/alerte le manager si des profils de poste sont manquants.

• Recrutement

• Mets en forme et diffuse les offres d’emploi via les canaux appropries ;
• Charger de la convocation des candidats pour les tests ;
• Participe aux entretiens des candidats.

• Contrats

• S’assure que chaque employé d’INSO a un contrat à jour et respectant le droit du travail ;
• S’assure de la validation par l’administration (inspection du travail, médecin du travail) des contrats de travail ;
• Responsable de l’archivage et scan les dossiers du personnel ;
• S’assure que les dossiers du personnel sont complets ;
• Accueille les nouveaux employés et élabore le plan de briefing des nouveaux arrivants (avec la participation des managers) ;
• S’assure que chaque employé à une carte de service ;
• Prépare les contrats et avenants pour validation ;
• Alerte les managers sur les fins de contrat à venir dans un délai raisonnable ;
• S’assure que tous les documents d’embauche sont dument signés.

• Payes

• Est en charge de la mise à jour de la base staff d’INSO sur la mission ;
• Réceptionne, contrôle, questionne et corrige les variables des salaires des staffs envoyées par les assistants Admin terrain ;
• Préparer la paye et soumettre pour validation ;
• Avec le Finance officer, organise et prépare la paye & les virements ;
• S’assure de l’édition des bulletins de payes et de leur signature.

• Congés

• Réalise le suivi des congés payés des employés de la mission (selon les règles de la mission) ;
• S’assure d’une prise de CP régulière par tous les employés ;
• S’assure de la documentation des congés.

• Fins de contrat

• Calcule et édite les Soldes de tout Compte (STC) ;
• S’assure avec le/la Responsable Finance que les employés en fin de contrat quittent INSO libres de dettes envers l’organisation ;
• Récupère le badge et le matériel INSO en lien avec la logistique ;
• Edite les certificats de travail et les met à la signature du Directeur ;
• S’assure que tous les documents nécessaires sont édités et dument signés lors des fins de contrat ;
• Archive séparément les dossiers des ex-employés.

Tâches Spécifiques

ADMINISTRATION

• S’assurer que les déclarations et paiements des taxes et cotisations sont effectués aux organismes concernés ;
• Superviser la mise à jour des dossiers de suivi du personnel s’assurer du respect des deadline (pack RH) 
• Effectuer les démarches nécessaires auprès des autorités en cas de besoin (déclarations du personnel, dépôts de documents…)
• Prépare les contrats de bail de la mission ;
• Est en charge du suivi des contrats de bail de la mission ;
•  Met à jour les tableaux de suivi ;
• Réalise l’archivage des baux (contrats, paiements, amendements…) ;
•  

Profil recherché

• Diplôme en administration des affaires, ressources humaines ou dans un domaine pertinent ;
• Excellente Licence en Français et de la langue locale, tant à l'écrit qu'à l'oral ;
• Au moins 2 ans d'expérience professionnelle pertinente, de préférence au sein d'ONG ;
• Maîtrise des outils Microsoft Office ;
• Souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.

Qualités personnelles 

• Confidentialité, intégrité et prévention des conflits d'intérêts ;
• Motivation personnelle, courtoisie et humilité ;
• Esprit d'équipe et bonne gestion des relations interpersonnelles ;
• Savoir planifier et organiser son travail ;
• Être flexible, dynamique, savoir proposer des initiatives ;
• Être capable de travailler sous pression ;
• Communicateur efficace ;
• Capacité à travailler dans des environnements multiculturels. 

Politique de protection et recrutement

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de potentiels nouveaux membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement suivantes seront appliquées :  

• Toute offre d'emploi sera conditionnée à la réception d'au moins trois références professionnelles satisfaisantes ;
• INSO interrogera les candidats sur tout intervalle important entre les différents postes ou des changements fréquents d'employeurs et d’adresses ;
• Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles ainsi que les adhésions seront vérifiées. ;
• Le candidat retenu devra fournir une preuve d'identité valide (passeport, carte d'identité) ;
• Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures INSO en termes de politique de protection (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
• Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.

Comment postuler

Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leurs dossiers de candidature (lettre de motivation, CV, références d’au moins 3 personnes) à jobs@mali.ngosafety.org  et de mentionner “ INSO - Ressources Humaines Assistant- BKO ” dans la ligne d’objet de l’e-mail :

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les candidatures incomplètes seront automatiquement rejetées.