Résume du poste

L’objectif de cette position est de mettre en œuvre et maintenir un système de Suivi Evaluation, Redevabilité et Apprentissage (SERA) spécifique au RRM/USAID Kisili au Mali avec l’appui aux nouveaux projets à venir du Département des Urgences. L’Assistant(e) responsable SERA travaillera comme un membre de l’équipe du projet Kisili et collaborera avec les autres projets d’urgence à venir de CRS. Il / elle doit fournir une assistance technique dans la conduite des évaluations rapides et le suivi post-distribution et renforcer les capacités des partenaires de la mise en œuvre sur le Suivi-Evaluation dans un esprit d’apprentissage et redevabilité. A cet effet, il / elle assure la disponibilité des données en temps réel et fournit le soutien nécessaire a l’équipe de gestion du projet Kisili dans leurs responsabilités de rapportage.

Contexte

Dans le cadre de la mise en œuvre de son projet de « Mécanisme de Réponse Rapide (RRM), dénommé « Kisili », le Catholic Relief Services (CRS) Mali, recrute 01 « Senior Project Officer / Suivi Evaluation, Redevabilité et Apprentissage (SERA) » basé à Mopti. Kisili est mis en œuvre depuis 2016 et son objectif est d’assister les communautés affectées par la sécheresse, les inondations, et les conflits. En Mai 2020, la 4eme phase du projet a débuté et se poursuivra jusqu’en Avril 2022. La 5eme phase est en cours d’écriture ; si approuvé par le bailleur, cette phase durerait deux ans (Mai 2022 à Avril 2024). Dans cette quatrième phase, ce projet se concentre sur la réponse aux besoins prioritaires de la population affectée, notamment à travers la conduite des évaluations rapides des besoins, l’organisation des activités de distribution de biens alimentaires et non alimentaires ainsi que des abris d’urgence (In-Kind et/ou à travers du cash transfert inconditionnel ou coupons), la promotion des activités en Eau Hygiène et Assainissement ainsi que l’analyse des marchés. Le projet est mis en place en étroite collaboration avec certaines ONG Nationales, les acteurs humanitaires et les services techniques œuvrant dans les domaines suscités. Cette quatrième phase du projet a aussi comme objectif de renforcer la capacité de ces partenaires afin de transférer plus de responsabilité sur la gestion et la mise en œuvre des activités RRM. Le projet intervient dans les régions du Nord et du Centre du Pays (Tombouctou, Taoudeni, Gao, Menaka, Mopti, Segou, Kidal et Koulikoro (Nara)).                                                                                       

Responsabilités spécifiques

Suivi du projet

• Gérer et maintenir les bases de données des projets, conformément aux normes de gestion des bases de données communément admises ;
• Appuyer la mise en œuvre d’un système de suivi-évaluation pour collecter, analyser et communiquer les données des projets, en prenant en compte des politiques et procédures de SERA de CRS et les exigences de bailleur de fonds ;
• Travailler avec l’équipe du projet au développement des méthodologies et formations des agents de terrain et des partenaires à la collecte des données selon les différentes activités du projet utilisant les nouvelles technologies ;
• Orienter, diriger, et accompagner des équipes de collecte de données sur le terrain (composées de staff de partenaire ayant peu d’expérience en ICT4E ou SERA) et fournir un support en temps réel pour assurer la qualité des données collectées ;
• Renforcer la capacité des partenaires locaux (ONG nationaux et les services techniques de l’état) et les accompagner dans les aspects SERA et ICT4E en facilitant des sessions lors des ateliers, en développant des outils de formation, et en communiquant régulièrement avec les superviseurs/Point Focaux SERA ou Points Focaux Kisili au sein des ONGs partenaires ;
• Collaborer avec l’équipe SERA pour réaliser la collecte et a transmission des données vers la plateforme CommCare selon les activités clés du projet. Les activités de collecte incluent principalement les évaluations rapides, le suivi de la distribution, le suivi après distribution (PDM), les analyses genre, les études de besoins, les ateliers bilan / revue après action semestrielles, et l’évaluation externe à la fin du projet ;
• Rendre disponible la base de données pour permettre un suivi réel des indicateurs du projet et faciliter la consultation en temps réel par l’équipe du projet ou par toutes autres personnes mandatées pour cela ;
• Nettoyer les données des évaluation rapides, les analyser, et partager les tendances avec l’équipe dans les 24h suivant la fin de chaque mission d’évaluation pour faciliter l’élaboration du rapport et partage rapide des résultats avec la communauté humanitaire ;
• Confectionner les cartes bénéficiaires (avec BarTender) et élaborer les listes de distribution pour les évaluations et les réponses ;
• Promouvoir la normalisation des méthodologies et des outils de collecte des données selon la stratégie du SERA du projet et les normes de CRS ;
• Faciliter l’archivage sécurisée (en prenant en compte la protection de la vie privée des bénéficiaires et les politiques SERA de CRS) des données du projet ;
• Collecter et analyser les données qualitatives et quantitatives du PDM et fournir un rapport de qualité incluant un texte narratif et des graphiques présentant les grandes tendances ainsi que des recommandations réfléchies ;
• Conduire les analyses de marches et mettre en place des dispositifs de suivi des prix, de façon concertée avec le PM MEAL du projet 

Qualité de programme en favorisant la redevabilité et l’apprentissage

• Participer à des visites de terrain dans les cercles couverts pour effectuer des évaluations de qualité de données (Data Quality Assessments / DQAs) périodiquement et renforcer les capacités des agents sur le terrain ;
• Rechercher activement des commentaires réguliers de la part du personnel des partenaires, des beneficiaires et du gouvernement et renvoyer l’information à l’équipe de projet pour une réflexion collective et une adaptation potentielle du projet ;
• Travailler avec l’équipe de projet pour mettre en œuvre des mécanismes de redevabilité et s’assurer que les bénéficiaires accèdent à ces mécanismes pour fournir une rétroaction (positive ou négative) ; signaler cette rétroaction à l’équipe de projet et le département SERA du programme pays pour réflexion et action à travers des rapports hebdomadaires et mensuelles ;
• Participer aux réunions avec les partenaires selon les besoins pour le planning et coordination des activités sur le terrain et le renforcement de capacité ;
• Soutenir le développement d’un environnement d’apprentissage en appuyant l’équipe de gestion du projet Kisili d’adapter les approches ; par exemple, au cours des visites sur le terrain, examinez les moyens par lesquels le mécanisme de réponse rapide pourrait être plus rapide ou plus efficace et partager cet apprentissage avec l’équipe du projet ;
• Recueillir des cas de succès (interrogez des personnes et découvrez leur histoire unique sur la façon dont le projet a répondu ou non à leurs besoins d’urgence) ;
• Après chaque mission sur le terrain, élaborer un rapport post-mission et partager des photos (au moins 8 de haute qualité) pour l’appréciation et l’apprentissage de l’équipe ;
• Participer aux autoévaluations périodiques du système SERA avec le PM MEAL selon les politiques SERA de CRS ;
• En étroit collaboration avec le gestionnaire de qualité de programme (PQM) et le PM MEAL, encourager toute l’équipe du projet à documenter les leçons apprises tout au long du projet et les partager avec le gestionnaire du projet (PM) et au directeur de Kisili pour informer la gestion adaptative.

Conseils techniques pour la gestion de base de données

• Développer des mécanismes de contrôle, de vérification et de correction des erreurs des bases des données du projet pour assurer leur qualité (ceci grâce à la programmation des interfaces graphiques dynamiques pour l’entrée des données utilisant CommCare et Power BI,) ;
• Donner un appui technique aux agents du projet Kisili et aux autres projets d’urgence au besoin dans la conception et la préparation des rapports basés sur les données collectées ;
• Réaliser une cartographie en ArcGIS des zones d’interventions du projet Kisili et d’autres projets d’urgence au besoin ;
• S’assurer du suivi des normes et meilleures pratiques de CRS et des secteurs humanitaires pour garantir la qualité et la conformité des données du projet en coordination avec le PQM Kisili;
• Evaluer la qualité de données à travers des analyses et triangulation avec d’autres sources selon le Protocol DQA et contribuer a des rapports et présentations DQA semestrielles ;
• Partager régulièrement des informations et des données concernant le projet au personnel des projets, aux partenaires et aux parties prenantes, conformément aux protocoles qui régissent la gestion, la diffusion et l’accès aux données.

Les nouvelles technologies (ICT4E) pour le SERA

• Travailler avec le PM MEAL sur l’intégration des solutions d’ICT4E dans le projet Kisili en collaboration avec les autres responsables du projet Kisili ;
• Mettre à jour et contribuer à l’amélioration des tableaux de bord PDM, évaluation rapide de besoin, et suivi des indicateurs clés sur les différents plateformes (Teams, PowerBI, DHIS2) ;
• Adapter et améliorer les outils de collecte de données quantitatives ainsi que qualitatives (formulaires CommCare, guides d’entretien) selon les besoins d’information qui évoluent entre temps (par exemple à la suite des ateliers de bilan semestriels) ;
• Fournir des données pour les rapports en collaboration avec le PM MEAL et le PM Kisili et au besoin d’autres projets d’urgence pour répondre aux besoins d’information du bailleur de fonds, des partenaires, des bénéficiaires, de CRS et des autres parties prenantes ;
• Soutenir l’utilisation des technologies pour la collecte, la gestion et l’analyse des données et l’élaboration des rapports, y compris la formation des Project Officer de Kisili sur l’utilisation correcte et efficace de différentes solutions ICT4E favorisées par CRS Mali dans les activités SERA ;
• Documenter l’utilisation des ICT4E (avantages et défis) pour promouvoir l’apprentissage au sein des projets et dans toute l’agence ;
• Fournir un appui au PM MEAL sur la mise a jour du site web du projet et la migration vers un nouveau site avec plus de fonctionnalités et une mise en page améliorée ;
• S’assurer une bonne gestion des appareils ICT4E afin d’optimiser leur fonctionnalité et la protection de données.

Appui aux autres activités en cas échéant

• Bien que la mise en œuvre des évaluations rapides de besoins et des réponses multisectorielles soit principalement la responsabilité des Project Officers, les Officers SERA effectueront ces activités en cas d’indisponibilité d’autre staff.
• Selon la charge de travail et la disponibilité, l’Officier SERA appuiera aussi le suivi de la veille humanitaire dans leur zone et accompagnera les Project Officers aux ateliers et rencontres régionaux pour faciliter la coordination avec d’autres acteurs humanitaires et pour contribuer à l’apprentissage et le partage de l’information avec l’équipe.
• En gardant en tête que le projet Kisili est l’initiative principale du département d’urgences de CRS Mali, le département cherche toujours à agrandir son portefeuille. Dans ce sens, il se peut que l’Officer SERA appui au département dans l’analyse de données pour des propositions aux bailleurs et la mise en place des outils SERA et la collecte et l’analyse de données pour des nouveaux projets d’urgence.
• Vu le nombre limité du staff au bureau de Gao, Selon la charge de travail et la disponibilité, l’Officier SERA soutiendra aussi la gestion administrative et activités opérationnelles du bureau.

Principales relations de travail :

Supervision : Aucune

Internes : PM MEAL, autre Senior Project Officer/SERA de Kisili, PM Kisili, Kisili Project Officers, PQM Kisili, Chef de Département des Urgences, PM Operations Kisili, Assistant Administratif du Département des Urgences, Gestionnaire de Sécurité.

Externes : ONGs partenaires, UN OCHA, les Clusters, autres ONG Internationales, SAP, Services Techniques

Conditions de travail

Lieu de travail : Mopti

Exigence de voyage/Déplacement : Il/Elle doit passer au moins 40% de son temps sur terrain, incluant les zones d’intervention du projet ;

Qualifications

• Masters (ou équivalent) en suivi-évaluation, économie, statistique, démographie ou autre domaine connexe ;
• Avoir une expérience de travail d’au moins trois (3) années dans le domaine de la gestion des bases de données de préférence avec une ONGI (une expérience supplémentaire pourrait remplacer une certaine éducation);
• Connaissance approfondie des principes et des approches de suivi, évaluation, conduite des enquêtes, redevabilité envers les bénéficiaires tels que les bailleurs, documentation des leçons apprises et promotion de l’apprentissage dans des programmes humanitaires et de développement ;
• Une expérience dans le SERA d’un projet d’urgence est un atout ;
• Une expérience avec des nouvelles technologies pour le système de suivi et évaluation et la gestion de données (DHIS2, CommCare, ODK, KoBo Collecte, etc.) ;
• Une très bonne maîtrise des logiciels d’analyse cartographique tels que : ArcGIS desktop et Online, Google Earth, QGIS, MapInfo serait un atout important ;
• Maîtrise de Microsoft Office, y compris Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Une bonne maîtrise du logiciel d’analyse PowerBI, SPSS, STATA serait un atout important ;
• Connaissance d’un logiciel/plateforme de développement et gestion des sites web (WordPress, Zoho, ToWeb) serait un atout ;
• Une curiosité et un esprit ouvert pour découvrir les leçons apprises et contribuer à la gestion adaptative pour promouvoir des réponses d’urgence plus fortes ;
• Connaissance des principes humanitaires et les stratégies d’intégration du genre et la protection dans les urgences ;
• Être capable de travailler sous pression et avec des multiples priorités ;
• Avoir une aptitude à établir des priorités afin de garantir l’atteinte rapide de résultats avec intégrité ;
• Engagement dans la mise en œuvre des activités transformatives par rapport au genre ;
• Maîtrise du français oral et écrit exigée et d’au moins une langue local oral ; compétences opérationnelles en anglais oral et écrit et en plusieurs langues locales orales préférées ;
• Capacité de passer au moins 40% de temps au terrain. 

Compétences MEAL

Suivi

Mettre en œuvre des activités de suivi comme la collecte dans les delais de données de qualité sur la performance du projet, la mise en place et maintenance de base de données, la facilitation d’une réflexion participative sur les résultats de suivi et la soumission dans le temps des rapports des activités de suivi.

Evaluation

Appuyer les évaluations et les examens des projets et programmes, en s’assurant de la qualité des méthodes, outils et données des évaluations et en facilitant l’utilisation des résultats pour guider la prise de décision et améliorer l’apprentissage.

Redevabilité

Ameliorer notre redevabilité de toute une gamme de parties prenantes grâce à une plus grande participation, une communication transparente des mécanismes de feedback réactifs et l’adhésion aux normes et exigences internes et externes de la qualité des données.

Apprentissage

Promouvoir d’excellents processus de gestion des connaissances et d’apprentissage collaborant au niveau des projets, des programmes et au niveau institutionnel, générer des éléments solides pour l’apprentissage ce qui permet l’action, la prise de décision et l’influence.

Compétences au sein de toute l’Agence (pour tout le personnel CRS) : Ceux-ci sont enracinés dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et sont utilisés par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats escomptés.

• Servir avec Intégrité
• Elaborer la Gérance
• Cultiver des Relations Constructives
• Favoriser l’Apprentissage

Clause d’Avertissement

Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, efforts, devoirs et responsabilités en rapport avec le poste.

La candidature des femmes et vivement souhaitée.

Les procédures CRS de recrutement des talents reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et exploitations.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à ml.recruit@crs.org