DESCRIPTION DU POSTE

Intitulé du poste

STAGIAIRE RH & Admin

Nombre de postes

DEUX (2)

Superviseur hiérarchique direct :

RH & Admin

Lieu d’affectation :

Bamako

Description de la fonction :

Le/la Stagiaire sera sous la supervision directe de l’Officer RH et l’Assistant Admin.

Objectif général : assurer l’archivage électronique et physique des dossiers RH, appuyer dans les processus de recrutement ; assurer les tâches administratives.

Temps de travail : Les heures de travail sont celles reprises dans le Hand Book de IMC.

Conformité et respect des politiques internes :
Le/la Stagiaire RH :

·         S’engage à respecter le code de conduite de IMC et la politique de respect des bénéficiaires et de prévention d’abus de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants.

·         S’engage à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm;

·         Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période de stage avec IMC.

·         S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte.

·         S’engage à respecter les standards et procédures internes de IMC en ce qui concerne : l’Honnêteté, la transparence, construit la confiance et le respect de procédures, etc.

Confidentialité :

Veiller à la confidentialité de toute information acquise dans l’exercice de ses fonctions relative aux pratiques et activités de International Medical Corps, et ne la divulguer à toute autre personne ou organisation sans autorisation préalable, sauf dans l’exécution normale des tâches susmentionnées.

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITES :

Archivage RH :

-          Archiver physiquement et numériquement tous les dossiers du personnel ;

-          Assurer la mise à jour du dossier du personnel ;

-          Assurer le point focal des transmissions des dossiers RH de la base de Bamako et vice-versa…

-          Faire régulièrement le point des dossiers et rappeler le GAP ;

-          Avant de procéder à l’archivage, s’assurer de la qualité des pièces reçues des bases, la visibilité des pièces ;

-          Tenir à jour la base des données, check-list et archivage par base et faire le rapport à l’assistant RH & Admin.

Rapporter mensuellement à l’assistant RH & Admin l’état général d’archivage et documentation du département RH.

Recrutement :

-          Assister l'assistant RH & Admin dans le processus de recrutement avec la présélection et l'organisation des tests écrits et oraux ;

-          Rédiger les PV de recrutement ;

-          Constituer et classer les dossiers de recrutement.

Tâches Administratives :

-          Recevoir les visiteurs, les appels téléphoniques et en assurer l’orientation ;

-          Réceptionner les documents, courriers entrant ou sortant et veiller à l’enregistrement et à la transmission ;

-          Assurer le classement des documents administratifs ; 

-          Assistance et gestion les demandes de voyage (Ordre de mission ; réservations vol) ;

-          Assurer les procédures administratives pour l’obtention des visas au besoin ; 

-          Préparer le dossier welcome pack des nouvelles recrues ;

-          Préparer l’orientation des nouvelles recrues, faire signer la fiche d’orientation et archiver dans le dossier personnel ;

-          Assurer l’incorporation de tous les staffs à l’assurance maladie et suivre les cartes et les remboursements avec l’assurance ;

-          Assurer l’inscription de tous les staffs à l’INPS sur la plateforme télédéclaration ;

-          Envoyer les états collectif INPS et suivre les paiements des allocations familiales du personnel ;

NB : Cette liste de tâches et d’objectifs n’est pas exhaustive. En raison de la nature et en fonction de l’évolution de l’activité d’International Medical Corps, le/la stagiaire peut donc être appelé (e) à effectuer des tâches non mentionnées dans son profil de poste et demandées par le Superviseur direct. Le où la stagiaire peut être déployé(e) partout là où le besoin se fait sentir et ce, dans l’intérêt de la mission de IMC-Mali en général.

Qualifications :

§  Avoir un diplôme supérieur en Gestion des Ressources Humaines, en Droit ou un cursus académique diplômant équivalent

§  Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs.

§  Bonne communication à l’orale et à l’écrit

§  Maitrise de l’outil informatique avec un niveau très avancé en Excel et Word.

Savoir être

v  Ouverture d'esprit et esprit de bon sens

v  Adaptabilité et souplesse

v  Esprit d'équipe, bonnes capacités relationnelles

v  Dynamique et enthousiaste

v  Bonne capacité de communication et d’interaction

v  Bonne capacité d’organisation et planification de travail

v  Discret et motivé à travailler sous pression