Intitulé de poste

Stagiaire Transparence & Conformité

Date de début

Immédiate

Référence de l’offre

STAG-T&C-BKO-02-2024

Date de publication

05 février 2024

Lieu d’affectation

Bamako

Type de contrat

Contrat à Durée Déterminée

Durée du contrat

3 mois renouvelables

Niveau de sécurité

[cf. Plan de Sécurité Pays]

A propos d’ACTED

Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience des communautés locales face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous parcourons le dernier kilomètre pour apporter une aide humanitaire dans les zones les plus reculées : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations où qu’elles soient. Chaque année, nous mettons en œuvre plus de 500 projets auprès de près de 20 millions de bénéficiaires dans 40 pays, grâce à une équipe de 6000 employés nationaux et 400 employés internationaux. Plus d’informations sur www.acted.org

Au Mali, ACTED intervient depuis Avril 2012 dans les zones suivantes : Bamako-Koro-Gao-Sévaré-Douentza  Ménaka-Badiangara et les secteurs suivants :

•              sécurité alimentaire et appui à la relance économique ;

•              lutte contre la malnutrition au niveau communautaire et sanitaire ;

•              accès à l’eau, à hygiène et à l’assainissement ;

•              appui à l’éducation et à la formation professionnelle ;

•              appui des ménages retournés et rapatriés dans la reconstruction de leur abri ;

•              appui multisectoriel aux déplacés internes et aux réfugiés urbains, y compris en matière de prévention et de réduction des violences basées sur le genre ;

Contexte du poste et principaux enjeux

Sous l’autorité du Responsable/Chargé (s’il y a) pays Transparence et Conformité, le Stagiaire Transparence et Conformité facilitera la mise en œuvre des processus conformité d acted dans le pays concerné.

Il/Elle devra se conformer et s’assurer de la conformité au code de conduite audit.

Chaine de commandement

Sous l’autorité du :

-       Responsable/Chargé Transparence & Conformité

Cadre hiérarchique :

Aucun

Relations de travail

Relations internes:

-   Interagit avec tous les départements et principalement Finance, Logistique et Administration.

-   Indépendant de tous les autres départements d’acted ;

-   Travaille en relation étroite avec le département Audit du HQ et avec l’équipe audit régionale.

-   Interagit avec tous les départements : Finance, Logistique, Administration, Audit, Sécurité, Programme et Grant Management ; 

Relations externes :

-          Auditeurs bailleurs;

-          Partenaires nationaux et internationaux

Objectifs

1.     Faciliter la mise en œuvre des guides standards acted et du système FLATS dans le pays.

2.     Faciliter la préparation des audits externes et des due diligences.

3.     Contribuer à la mise en place du plan d’audit interne national validé : faciliter les missions d’audit interne par une approche de gestion du risque et le suivi des plans d’action approuvés.

4.       Formation, leçons apprises et meilleures pratiques : faciliter les sessions de formation pour renforcer le niveau de conformité des équipes pays et des partenaires de mise en œuvre, garantir que les leçons apprises et les meilleures pratiques sont débattues et qu’elles contribuent à l’amélioration des procédures en vigueur d’acted ;

Rôle et principales responsabilités

1.         Faciliter la mise en œuvre des guides standards acted et du système FLATS dans le pays

a)       Suivre les processus de Conformité au niveau de la capitale en s’assurant que le flux mensuel de documentation va de la zone au bureau capitale

b)       Participer aux due diligence des IP pour tous les IP avant leur engagement

c)        Suivre les processus conformité au niveau des partenaires de mise en œuvre en s’assurant que le flux mensuel de documentation des partenaires de mise en œuvre est transmis au bureau capitale ;

d)       Apporter son soutien au Chargé T&C national dans la compilation et l’archivage, pour tous les projets et le programme de toutes les informations financières, logistiques, administratives, RH dans le classeur en conformité du projet concerné.

e)       Soutenir le chargé T&C dans l’identification des problèmes de conformité en archivant les listes de contrôle conformité (FLA 01 and FLA 02)

f)        Faire le lien avec les autres départements et partager les problèmes de conformité identifiés ainsi que le plan d’actions d’atténuation des risques. 

g)       Contribuer au suivi du plan d’action

h)       Contribuer à la mise à jour mensuelle du suivi du dossier FLAT (FLA-03)

i)         Contribuer au rapport de conformité mensuel et au TITANIC Audit. 

j)         Effectuer des enquêtes de marché (FLA-05) sur demande du Responsable et/ou Chargé T&C.

2.         Faciliter la préparation des audits externes et des due diligences

a)       Contribuer à la préparation des audits externes et des due diligences en collaboration étroite avec le département Audit du HQ ; 

b)       Contribuer au sujet de la préparation des Audit externe (AUD-01) et s’assurer de la mise à jour du suivi Audit externe, Projet et FLAT (AUD-00) ;

c)        En collaboration étroite avec le Responsable et/ou Chargé T&C et le Responsable Finance Pays, faciliter le déroulement des audits (réunions de lancement et de clôture de chaque audit externe) ;

d)       Faire des projets de réponses au rapport d’audit au sujet de la gestion acted, les faire valider par le Responsable/Chargé (s’il y a) Responsable et/ou Chargé T&C d’abord, puis par le Département Audit du HQ. Suivre la réception du rapport d’audit signé. 

e)       Contribuer à la mise à jour du suivi des recommandations d’audit externe (AUD-02) et à leur mise en œuvre. 

3.         Contribuer à la mise en œuvre du plan d’audit interne national validé.

a)       Contribuer à la rédaction des Termes de référence

b)       Participer aux missions d’audits internes et effectuer des contrôles basés sur les listes de contrôle internes d’audit

c)        Fournir un projet de rapport d’audit et de plan d’action

d)      Faciliter le suivi des recommandations

4.         Sessions de formation/ leçons apprises / Meilleures pratiques

4.1. Formation et renforcement des compétences

a)      Durant les missions d’audit, quand des lacunes ou des besoins de clarification sont identifiés, fournir des formations pratiques sur des secteurs spécifiques des procédures acted. 

4.2. Leçons apprises

a)       Contribuer proactivement à la diffusion et à l’utilisation parmi les staffs nationaux et internationaux des acquis engrangés via les activités d’audit (audits internes et externes);

b)       Organiser et faciliter les sessions d’apprentissage de façon à retenir les meilleures pratiques et les leçons apprises quand un audit externe/interne est effectué ou demandé ;  

c)       Documenter et partager les leçons apprises et les meilleures pratiques dans les délais et s’assurer que les connaissances engrangées contribuent à l’amélioration de la conformité d’acted.

4.3. Travail d’équipe

a)       Contribuer à un environnement de travail positif et à de bonnes dynamiques d’équipe parmi le staff Audit du pays ;

b)       Garantir que les équipes Audit du pays retiennent ce qui est spécifique chez acted notamment les valeurs et convictions de l’organisation, son identité globale, sa cohérence, ses fondements, son indépendance et son impartialité

5.   Autres

a)     Fournir des mises à jour régulières sur les progrès et challenges aux managers et autres membres d’équipe. 

b)     Effectuer toutes autres activités assignées par le manager.

 Indicateurs Clés de Performance:

-       % de MCR complets et soumis dans les temps impartis

-       % de projets en cours dans le pays avec un classeur FLAT

-       % de recommandations d’audits internes mises en œuvre à l’échelle du pays

-       % de Due Diligences et audits externes réussis

-       % de recommandations d’audits externes mises en place

Qualifications et compétences techniques requises

·         Diplôme : Avoir le niveau de formation d’au moins BAC+2 en finance, comptabilité et gestion ou tout autre diplôme équivalent ;

·         Maitrise des logiciels informatiques bureautiques

·         Capacité à s’intégrer facilement dans une équipe de travail et à respecter les procédures et le codes de conduite d acted.

·         Autonomie, indépendance, anticipation et flexibilité ;

·         Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;

·         Etre de nationalité malienne

·         Résident à Bamako

Conditions et avantages

    a)     Conditions :

Salaire défini en fonction de la grille des salaires acted.

      b)    Lieu de travail :

Ce poste est basé à Bamako ; mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’acted ;

Pour postuler

Les candidatures doivent être soumises en français en renseignant le formulaire ci-dessous, accompagnées d’un CV, d’une lettre de motivation et de trois références.

Formulaire acted

Les candidatures devront être envoyées au plus tard le 14 février 2024 à 17h00, avec en référence STAG-T&C-BKO-02-2024  dans l’objet à l’adresse suivante :

-       Par e-mail : mali.jobs@acted.org

-       Par courrier : Hippodrome, Rue 224, Porte 1085

-       Ou dans le bureau d’acted-Mali à Bamako

NB :

-       Aucune candidature ne sera retenue sans remplir les conditions ci-dessus

-       Les dossiers remis ne seront pas restitués

-       Seuls les candidats présélectionnés seront contactés