Titre du Poste

Admin Archiviste

Nombre de poste

01

Rattachement hiérarchique 

Auditeur Interne

Nature & Durée du Contrat

CDD

Lieu d’Affectation

Bamako

I-              OBJECTIFS DU POSTE :

Sous la supervision de l’auditeur interne, l’Admin Archiviste est en charge de la collecte, la vérification et le classement des archives Administratives et comptables, RH, logistique et Programmes sur la mission.

Il / Elle travaillera au sein d'une équipe, et nous attendons de lui ou d’elle de produire des travaux techniques structurés et rigoureux.

II-            PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES

1-    ARCHIVAGE

·         Vérifier les archives comptables transmises par les bases à la coordination : s’assurer qu’il y’a bien une pièce comptable par voucher lorsque cela est nécessaire, vérifier que les pièces comptables sont valides conformément aux procédures de SIF, vérifier que les pièces concordent avec les écritures comptables ;

·         Vérifier les archives RH transmises par les bases à la coordination : conformes à la procédure d’archivage selon la check liste : dossiers justificatifs des recrutements lors de la clôture d’un programme, dossier des salariés ayant quitté SIF depuis plus de 3 ans, etc. ;

·         Vérifier les archives des Programmes et de la logistique selon les procédures mises en place ;

·         Préparer en collaboration avec les administrateurs des bases, leurs archives pour un envoi mensuel à la coordination etc. …

2-    ADMINISTRATION

·         Assurer le suivi administratif des expatriés (enregistrement, permis de travail, permis de séjour, laisser passer, renouvellement de visa) ;

·         Préparer et suivre le paiement des perdiem des expatriés ;

·         Autres tâches administratives pourront s’ajouter en fonction des besoins…

3-    SECRETARIAT

·         Assurer la réception et le dispatching des courriers ;

·         Assurer l’accueil et orientation des visiteurs ;

·         Contribuer à la rédaction des réponses aux courriers ;

·         Autres tâches administratives pourront s’ajouter en fonction des besoins…

III-           AUTRES TACHES

·         Effectuer toute autre tâche qui lui sera confiée par sa hiérarchie conformément à sa qualification et aux attentes du poste.

IV-          SAVOIR-FAIRE / COMPETENCES

·         Avoir une bonne connaissance des standards internationaux et nationaux en matière de protection et/ou sauvegarde de l’enfant ;

·         Bonne aptitude d’organisation et de classement ;

·         Bonne capacité d’écoute, d’accueil et de relation ;

·         Grand respect du principe de la confidentialité ;

·         Bonne technique de gestion information des archives ;

·         Bonnes compétences dans la conservation des unités d’archives ;

·         Grande précision et attention aux détails.

V-           CONDITIONS REQUISES

Formation :

-          Avoir au moins BAC + 2 ans dans les domaines d’archivage, documentation, Administration ou toute autre formation équivalente.

Expériences :

-          Avoir au moins 1 an d’expérience professionnelle dans un pose similaire ;

-          Avoir de l’expérience a un poste similaire au sein d’une organisation humanitaire serait un atout.

VI-          SAVOIR-ÊTRE :

· Être doté d’un bon esprit d’équipe ;

· Être doté d’une grande capacité organisationnelle ;

· Être doté de la Rigueur, sérieux, ponctualité, Discrétion, bonne moralité et honnêteté ;

· Être doté d’une Aisance relationnelle et Ecoute active ;

· Être doté d’une bonne capacité de gestion du stress, adaptabilité, autonomie et réactivité (plusieurs dossiers à suivre en même temps) puis Flexibilité ;

· Être doté d’un réel intérêt et motivation pour l’associatif et l’humanitaire ;

· Être doté d’un esprit critique et force de proposition.

Langues :

-          Bonne maîtrise de la langue française tant à l’écrit qu’à l’oral ; ; l’anglais serait un atout.

Capacité informatique :

-          Bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel et internet). 

VII-         DÉPÔT DE CANDIDATURE :

Les personnes intéressées par cette annonce et ayant les qualifications requises peuvent postuler par dépôt physique aux Bureaux :

-          SIF de Bamako à Torokorobougou Rue : 145 et Porte : 45 ;

-          SIF à Ségou au quartier Angoulême face la direction régionale du développement social ;

-          SIF à Mopti (Sévaré) près de l’hôpital Gavardo ;

-          SIF à Tombouctou au quartier Djingareiber _ Secteur San fil (derrière l’Agence de Vol Sky MALI).

Les dossiers de candidature doivent comprendre :

·         Une lettre de motivation adressée au Chef du Département des Ressources Humaines de SIF-MALI ;

·         Un CV détaillé (maximum 3 pages) contenant au moins trois (03) références professionnelles ;

·         Copies certifiées des diplômes, attestations et certificats des précédents employeurs.

Seules les personnes présélectionnées seront convoquées pour entretien et/ou test. Tout dossier incomplet sera d’office rejeté.

DATE LIMITE DES DÉPÔTS : le 21 juin 2022 à 17H30.