Description

AVIS DE RECRUTEMENT A L’INTERNE ET A L’EXTERNE

Médecins du Monde Belgique au Mali recrute

                                  ASSISTANT ADMINISTRATIF ET  FINANCIER

Localisation du poste : Gao avec des visites à Bourem et Almoustarat

Nombre de poste :  1

Nature du contrat :  CCD 9 mois avec possibilité de renouvellement

Entrée en fonction : Immédiatement

Introduction

Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) intervient au Mali depuis plus de 15 ans en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord du Mali, MdM-BE a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal, Gao et Mopti grâce à une assise historique dans ces zones.

Aujourd’hui MdM-BE soutient plus d’une soixantaine de centres de santé communautaire, deux centres de santé de référence dans le nord du pays à Gao et Menaka.

En outre, depuis 2021 MdM-BE intervient dans la région de kita avec un nouveau projet « Renforcement des mécanismes de protection en lien avec l’accès aux soins de santé sexuelle et reproductive, incluant les violences basées sur le genre, pour les populations en situation de vulnérabilité ».

Chez Médecins du Monde Belgique, nous luttons pour une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.). Dans la poursuite de cette mission, nous avons intégré un projet régional « Enfants et Jeunes sur les Routes Migratoires d’Afrique de l’Ouest et du Nord » qui est mis en œuvre au Mali en consortium avec d’autres organisations internationales et régionales telle que Helvetas, GIZ, Tdh, SSI-AO Enda et MAEJT.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ces programmes MdM-BE recherche un Assistant Administratif et  Financier h/f motivé (e), désireux/se de rejoindre une équipe dynamique.

Raison d’être de la Fonction:

L’Assistant Administratif et  Financier de Gao est responsable de :

Appuyer le financier base dans la gestion comptable, administrative et financière ;

Appuyer l’administrateur RH dans la gestion RH et Administrative du personnel.

Objectif général du poste :

1-Comptabilité :

Comptabilité

Il assure l’intérim du financier base à son absence ;

Il encode et enregistre toutes les dépenses effectuées sur la base dans un journal de caisse dans le respect du plan comptable ainsi que les consignes sur l’harmonisation des libellés et des affectations budgétaires ;

Il colle les justificatifs des dépenses sur une feuille de papier individuelle de taille A4 et inscrit les détails de la facture de façon lisible sur l’entête tamponnée sur la feuille avec le justificatif puis classe les justificatifs par ordre de numérotation ;

Il s’assure que toutes les pièces justificatives de paiement (reçus, quittances, factures) sont éligibles ;

Il effectue un comptage de caisse hebdomadaire et mensuel contresigné avec rapprochement de la comptabilité électronique (tout écart entre le solde en caisse et le solde établi dans la comptabilité doit être déclaré aussitôt au l financier de base de Gao) ;

Il évalue le besoin et assure l’approvisionnement en trésorerie de la caisse de Gao ;

Il archive la liasse comptable mensuelle, photocopie systématiquement l’ensemble des pièces comptables du mois après vérification et de l’envoie des originaux à la coordination ;

Il effectue la comptabilité mensuelle de sa base selon le cadre et le plan comptable de Médecins du Monde-Belgique dans les délais demandés.

2-Gestion des ressources humaines :

Taches:

Appui l’administrateur RH dans les activités RH de la base au besoin et assure son intérim à son absence ;

Accueillir et écouter toutes les questions en provenance du personnel et trouver la réponse la plus appropriée aux problèmes posés ;

Il appui l’administrateur RH dans les processus de recrutment ;

Il assure le paiement des salaires et primes du personnel ;

Il gère le suivi du remboursement des frais médicaux ;

Il participe à la supervision des activités du staff local employé au service de MdM-BE : supérieur hiérarchique du personnel d’appui (gardiens, homme/femme de ménage) ;

Il assure le suivi des contrats des employés de la base selon le code du travail malien ;

Il appui la mise en œuvre des procédures d’entretien de fonctionnement (évaluation), de formation du personnel de la base ;

Il appui le chef de base concernant la promotion, la mobilité et la sanction pour l’ensemble du personnel ;

Assurer une réaction optimale à tous les incidents pouvant se produire dans la GRH sur la base ;

Il peut être amené à participer à l’organisation de réunion du personnel et assurer le secrétariat de séance ;

Il assure l’application du règlement intérieur de MdM-BE, la charte et le code de conduite de MdM, le suivi et le respect des horaires de travail pour tout le personnel.

3-Administration :

Il contrôle et tient à jour les dossiers du personnel ;

Il prépare aux dates indiquées et selon les formats définis les documents pour le paiement des charges (INPS, ITS, TL…) ;

Il inscrit ou transmet les informations pour l’inscription du personnel à l’INPS ;

Il assure le suivi administratif : ordre de mission, congés, absences… de MdM-BE Gao,

Il assure le suivi des contrats de location ;

Il assure tous les travaux de secrétariat classique (accueil et orientation des visiteurs, photocopie et montage de documents, tél., fax, saisie et impression, courrier électronique, affichage etc.) ;

Il effectue un archivage régulier et rigoureux de tous les dossiers administratifs et RH ;

Il organise et met en œuvre la maintenance des bâtiments (électricité, plomberie, maçonnerie…).

Place du poste dans l’organigramme (relations hiérarchiques et fonctionnelles)

Sous la supervision directe du financier Base de Gao.

Prérequis:

Licence/DUT en Administration, Finances ou expérience équivalente en ONGI

Expérience indispensable dans un poste similaire d’Assistant Administratif et Financier d’au moins 2 ans.

Une expérience de travail dans une ONG est un atout ;

Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration, des finances, capacité d’organisation, d’analyse et de synthèse, compétences rédactionnelles, connaissance de la gestion comptable ;

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Contacts :

Si vous êtes intéressé-e, veuillez nous adresser :

- votre cv

- votre lettre de motivation par mail à l’adresse :recrutement.mali@medecinsdumonde.be  en Objet du message :« Assistant Administratif et  Financier H/F »

NB : le processus de tri des CV se fera au fur et à mesure de la réception des dossiers de candidature ; MdM-BE se réserve le droit de clôturer l’avis avant la date limite de dépôt de dossiers.

Date limite :  20 septembre 2023 à 17h00 mn.

Seuls les candidats présélectionnés sur base du dossier seront convoqués pour un test et un entretien.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées et sollicitées.

NB : aucun dossier incomplet ne sera accepté

Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations. Nous ne demandons aucune participation financière lors de nos recrutements. Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle. Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois. Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.