Description

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire, non- gouvernementale, indépendante, sans but lucratif, créée en 1946. La mission du NRC est de protéger les droits des personnes déplacées et vulnérables en période de crise.

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés recrute : Interne et Externe

Poste : Un (e) (01) HR and Admin Officer

     Lieu d’affectation: Tombouctou

Déplacement terrain : 30%                                                                                                                              Date de début Souhaité : Dès que possible

Postes : National

Description du Poste :

QUALIFICATION

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés exerce au Mali depuis 2013 de par ses bases de Gao, Ménaka, Tombouctou et   Mopti. NRC s’efforce à répondre aux besoins des populations affectées par le conflit et le déplacement à travers les programmes d’Education, Sécurité Alimentaire, Assistance Juridique, Abri.

NRC a aussi un programme de Mécanisme de réponse rapide et un projet de Protection.

Description du poste :

L’Officier RH/ Admin a pour mission d’assurer la mise en œuvre quotidienne des tâches liées aux ressources humaine et à l’administration sur sa zone.

Responsabilités générales :

Veille au respect des politiques, manuels, directives et procédures opérationnelles standard (SOP) de NRC et des exigences des bailleurs ;

Exécute les fonctions ADMIN & RH déléguées conformément au plan d’action ;

RH :

Fournit à l’officier RH de Bamako les données nécessaires à la préparation des salaires selon la procédure établie et dans les délais impartis ;

Est en charge de la gestion du processus de recrutement des staffs de sa base, en lien avec les différents acteurs et sous la supervision technique du Coordinateur RH, selon la procédure en vigueur ;

Organise les sessions d'intégration (induction) pour chaque nouvel employé dans sa zone;

Responsable de la mise à jour et archivage des dossiers du personnel de sa zone en conformité avec les lignes directrices du NRC. (Copie sur la base et originaux à Bamako);

Apporte un soutien technique aux staffs de sa zone pour toutes les questions RH en lien avec la Manager RH;

Organise et suit les formations RH pour le personnel de sa zone;

Accompagne le processus de gestion des performances de sa zone et maintenir la base de données de suivi à jour pour partage avec le management de la zone et la Coordination RH;

Est garant du suivi administratif du personnel de sa zone :  immatriculation à l’INPS, gestion et suivi des contrats, vacances, congés maladie et s'assure de la mise à jour régulière de la base de donnée pour envoi mensuel au Coordinateur RH de Bamako;

Appuie le Manager RH dans la mise en place de la politique de renforcement des capacités du personnel de sa zone ainsi que sur toute initiative ou projet RH (révision salariale …);

Appuie le Manager RH dans la mise en place et le travail avec les délégués du personnel de sa zone;

Signale toutes problématiques/manquements liés au respect du Code du Travail ou autres lignes directrices, SOPs au Manager RH et au Responsable de sa zone ou de sa Base (RDB);

En coordination avec son Superviseur et le Coordinateur RH, assure le lien avec les partenaires et autorité locale de sa zone (Inspection du travail, INPS, etc…);

Assure la signature des bulletins de paie mensuel des staffs de sa zone, l'archivage sur Office 365 et l’envoi à Bamako pour archivage;

Produit les time sheet des staffs (Nationaux et Expatriés) de sa zone dans le délai et s’assure de l’archivage correct sur O365;

Assure le suivi et la mise à jour du Tableau de suivi des congés, des contrats, et du staffs List de sa zone;

Assure la rédaction et l’envoi mensuel du Sitrep RH  (rapport RH) de sa zone à son superviseur et au Coordinateur RH.

ADMIN:

S ‘assure de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures des coûts récurrents du bureau (EDM, SOMAGEP, CANAL, TELEPHONE FIXE et INTERNET, LOYERS, etc) ;

Est en charge de toutes les tâches administratives telles que la circulation des memos et / ou circulaires en rapport avec l’Administration ;

Tient un registre de courrier arrivé et départ régulièrement à jour;

Rédige le draft des correspondances (lettres, memos, et autres documents administratifs, des réponses aux correspondances reçues, et adressé à NRC).

GESTION DU BUREAU ET DE GUEST :

Responsable de la gestion et la maintenance générale des bureaux et Guest y compris la gestion des clés;

Informe et forme le personnel de ménage aux bonnes pratiques quant à l’entretien du bureau et des guest houses ainsi qu’aux mesures de sécurité et aux comportements appropriés ;

Coordonner avec le département hôte, l’arrivée des visiteurs et du personnel en visite sur la base à travers : La date d’arrivée, le logement : les réservations d’hôtel ou de la guest;

Assurer la mise à jour et le partage du planning des visiteurs ;

Superviser le travail des agents de ménage aux Guest et aux bureaux et en faire un point détaillé des anomalies pour actions ;

Suivi de la dotation du bureau et la GH (sucre, thé, papier hygiénique, etc.) ;

En collaboration avec le département logistique, assiste dans la fourniture de matériel de maison et veiller à la prise en compte des besoins par l’agent de ménage dans les guest houses et au Bureau ;

Fait toutes autres tâches en lien avec son poste confiées par ses superviseurs.

Connaissances, Expériences/ compétences et aptitudes :

Connaissances, expériences, compétences et aptitudes comportementales :

Licence professionnelle en Droit, Ressources Humaines, Administration ou équivalent ;

Au moins 3 ans d’expériences dans un poste similaire dans une ONG Internationale ;

Deux (02) ans d’expériences antérieures cumulées en tant qu’Assistant RH/ Admin ;

Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ;

Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;

Anglais un atout ;

Compréhension du contexte ;

Connaissance des langues locales un atout ;

Bonne connaissance de l’outil informatique (Excel, Word, Power point, Internet et autres logiciels);

Planifier et obtenir des résultats ;

Capacité d’Analyse ;

Gérer les environnements peu sûrs ;

Communiquer de manière respectueuse et impactant ;

Forte capacité relationnelle.

Pour postuler :

Les candidats sont appelés à déposer en ligne leur candidature, incluant le CV et la lettre de Motivation (adressés au Directeur Pays de NRC) au plus tard le 20 février 2023 à 17H30 en suivant les liens ci-dessous :

HR and Admin Officer Mali Timbuktu

 https://ekum.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_2019/job/9491

Seuls les candidats présélectionnés sur dossier seront convoqués pour l’étape du test écrit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

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Si vous n’êtes pas satisfait du SERVICE et ou du COMPORTEMENT du personnel de NRC et ou toute personne qui agit en son nom, vous pouvez :

·         Appeler les lignes téléphoniques du mécanisme d’écoute et d’information des communautés (MEIC) du lundi au vendredi (09H: 00 à 15H: 00) aux numéros suivants :

·         Numéros verts gratuits : 80 00 22 30 et 80 00 22 31.

·         Autre numéro : 70 76 47 80.

·         Remplir un formulaire de plainte ou feedback et le placer dans la boite à plaintes et feedbacks dans les différents bureaux de NRC.

·         Parler avec le personnel du Mécanisme du lundi au vendredi (09H: 00 à 15H: 00)

 Enregistrer et envoyer une plainte ou un commentaire en cliquant sur ce lien:

 https://ee.humanitarianresponse.info/x/TEh3q04P