PROFIL DE POSTE

QUALIFICATION

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés exerce au Mali depuis 2013 de par ses bases de Gao, Ménaka, Tombouctou et   Mopti. NRC s’efforce à répondre aux besoins des populations affectées par le conflit et le déplacement à travers les programmes d’Education, Sécurité Alimentaire, Assistance Juridique, Abri.

NRC a aussi un programme de Mécanisme de réponse rapide et un projet de Protection.

Description du poste :

Le poste d'assistant(e) conformité a pour objectif de contribuer à la mise en œuvre quotidienne de la conformité de la gestion des documents et de contrôler l'accès à long terme aux informations physiques et électroniques / numériques. 

L’assistant(e) est responsable de la bonne gestion des archives physiques et numériques, assume la diffusion et contribue à la sécurisation des pièces justificatives, et en collaboration avec son supérieur, l’assistant de conformité travaillera activement afin d’améliorer la qualité de conformité et du respect des procédures des procédures en vigueur.

Responsabilités générales

Ces responsabilités seront les mêmes pour tous les postes de même titre. Les responsabilités doivent être courtes et essentielles. Les détails appartiennent au plan de développement professionnel.

1. Adhérer aux politiques, outils, manuels et lignes directrices de NRC

2. En appui avec Son superviseur, jouer le rôle clé pour assurer la mise en œuvre efficace du système de conformité en ce qui concerne les procédures internes du NRC et la sécurisation des données

4. Assurer un classement correct des documents

5. Promouvoir et partager des idées pour l'amélioration des départements

Responsabilités spécifiques

Ces responsabilités doivent être adaptées aux particularités du lieu et du contexte de l'emploi, de la phase d'opération, de l'orientation stratégique et du type d'intervention du programme. Cette section doit être révisée chaque fois qu'un nouvel employé est embauché ou que le contexte change considérablement.

1. Appliquer et se familiariser sur les directives de NRC dans la sécurisation de la documentation de support dans l’area ;
2. S’assurer de la correcte nomination de la documentation selon la note d’orientation de la sécurisation de la documentation de support ;
3. Effectuer des spotcheck sur la mise à jour des dossiers dans l’arborescence des données sur le cloud (0365) Filing Tree, faire le contrôle de qualité pour tous les dossiers scannés par la finance, logistiques, ressources humaines & administration, ICT, Programmes, COM/MEDIA/PLAIDOYER, les unités et partage un rapport son superviseur.
4. Appui dans la gestion et la sécurité de l’archive physique, la protection des pièces justificatives (contre la détérioration due à des causes naturelles (incendie, dégâts des eaux, micro-organisme,) ou d’acte malveillant, dans la salle d’archivage ou autres lieus sûrs en proposant des solutions adéquates. 
5. Soumets le rapport mensuel sur les états d’avancement des taches aux superviseurs hiérarchique (AMs) et technique (Compliance and Risk Mangement/Coordinator).
6. Fournir un appui durant les audits dans la collecte, la disponibilité des documents demandés par les auditeurs.
7. Participation aux activités de distributions/formations au moins trois fois par trimestre et fournir un rapport les éventuels points de risques, recommendations, aux superviseurs hiérarchique (AMs) et technique (Compliance and Risk Mangement/Coordinator).) après l’activité.
8. Participation au processus de au moins deux PDM par trimestre avec (M&E) et fournir des recommendations sur les zones de risques
9. Participer aux séances de GRM, GOM, GCM et faire des contributions utiles aux programmes
10. Appuyer dans le contrôle et la vérification de la réconciliation des livrables RODs (liste des distributions, liste des bénéficiaires) et s’assurer que les liens vers les listes sont fonctionnels
11. Effectuer le spotcheck bimensuel pour le coter au niveau de l’area
12. Appuyer les unités lors du processus T report 
13. S’assurer avec les RH que les TimeSheetS et les bulletins de paie des staffs nationaux et internationaux soient signés et archivés correctement sur le filing tree dans l’area
14. Assurer le suivi de toutes autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique.

Connaissances, Compétences, Expériences et Aptitudes :

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance. 

 Compétences professionnelles générales: 

• Qualification comptable professionnelle, Diplôme en gestion financière, Economie.
• Au moins deux ans d'expérience combinées en audit, vérification, conformité ou archiviste.
• Expérience de travail en tant qu'agent de support de département dans un contexte humanitaire ;
• Expérience antérieure de travail dans des contextes complexes et volatils
• Résultats documentés liés aux responsabilités du poste
• Excellentes compétences analytiques, de présentation et de production de rapports.
• Capacité de répondre à des priorités changeantes.
• Capacité à travailler de façon autonome de sa propre initiative
•  Connaissance de l’anglais, un atout supplémentaire

Contexte / Compétences, connaissances et expérience spécifiques : 

• Bonnes compétences dans l’utilisation de Microsoft Office (Excel et Word)
• Bonne connaissance des progiciels comptables ; de préférence Agresso ;
• Connaissance de l’utilisation du cloud (en particulier O365)
• Bonne connaissance en initiation et implémentations des procédures standards opérationnelles (SOP) finance ;
• Bonne connaissance du contexte national du Mali ;
• Expérience dans l'audit, un atout supplémentaire

 Compétences comportementales : 

Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste 

• Gérer les environnements peu sûrs
• Planifier et obtenir des résultats
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Communiquer de façon respectueuse et impactante

DOSSIER DE CANDIDATURE :

Les candidats sont appelés à faire un dépôt physique de leur candidature, incluant le CV et la lettre de Motivation (adressés au Directeur Pays de NRC) au plus tard le 09 Septembre 2024 à 17H30 en suivant le lien ci-dessous :

ASSISTANT-E RISQUE & CONFORMITE BASE-E A MENAKA

Seuls les candidats présélectionnés sur dossier seront convoqués pour l’étape du test écrit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

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Si vous n’êtes pas satisfait du SERVICE et ou du COMPORTEMENT du personnel de NRC et ou toute personne qui agit en son nom, vous pouvez :

• Appeler les lignes téléphoniques du mécanisme d’écoute et d’information des communautés (MEIC) du lundi au vendredi (09H: 00 à 15H: 00) aux numéros suivants : 
• Numéros verts gratuits : 80 00 22 30 et 80 00 22 31. 
• Autre numéro : 70 76 47 80. 
• Remplir un formulaire de plainte ou feedback et le placer dans la boite à plaintes et feedbacks dans les différents bureaux de NRC. 
• Parler avec le personnel du Mécanisme du lundi au vendredi (09H: 00 à 15H: 00) 

Si vous voulez enregistrer et envoyer une plainte ou un commentaire, cliquez : ICI